Загрузка технических заданий (кроме лекарств): о форматах, требованиях и способах загрузки

Техническое задание — важный документ, который нужно правильно подготовить. Вы можете составить его на основе готовых таблиц, например, в формате Excel. Рассмотрим ключевые моменты:

• сущность технического задания
• формат файла и примеры
• применение файлов
• аспекты заполнения данных

В программах КБФИТ техническое задание представляет собой справочник, используемый в закупочной деятельности. Он содержит описание закупаемой позиции, включая такие данные, как:

• ОКПД2 — код по общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности;
• КТРУ — ссылку на позицию каталога товаров, работ, услуг;
• Наименование ТРУ — наименование товара, работы или услуги (ТРУ);
• Характеристики — как для закупки по 44-ФЗ, так и 223-ФЗ;
• Тип медицинского изделия и прочую информацию.

В дальнейшем данная информация может быть использована при загрузке данных во внешнюю систему учёта закупочной деятельности (ВСУЗД), такие как «1С: ГМЗ».

При этом реализовано два способа заполнения:

• «Ручной ввод» — способ, при котором все данные вносятся непосредственно в карточку технического задания.
• «Загрузка на основании файла» — метод, при котором данные загружаются на основании заранее подготовленного файла.

Более подробную информацию о данных способах заполнения можно найти в материалах, представленных в заключительной части статьи.

Форматы файла и примеры для загрузки

В данной статье мы рассмотрим теоретический аспект подготовки файла для загрузки данных, а именно — показателей позиции не лекарственного назначения. Для этого можно использовать следующие файлы:

Лекарственные препараты обладают определённой спецификой, поэтому их рассмотрение будет представлено в отдельной статье.

Состав файлов и их показатели могут быть изменены при расширении функциональных возможностей программ КБФИТ или при корректировке требований к составу технического задания со стороны единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС).

Способы применения подготовленных файлов

Подготовленные файлы могут быть использованы в следующих трёх случаях:

1. Для заполнения показателей в карточке технического задания.
2. Для массового формирования или обновления показателей технических заданий при обработке документов «Закупка».
3. Для формирования изделий, когда необходимо создать значительный объём новых позиций.

Структура загружаемой информации для описанных случаев имеет незначительные различия, а процесс обработки подробно изложен в разделе «Заключение» данной статьи.

Аспекты заполнения данных

Давайте разберёмся, на что обратить внимание при заполнении файла. Он разделён на две основные части:

• Общая информация о позиции — содержит ключевую информацию о позиции, которая заполняется в первой строке. Сюда входят столбцы:
  • Наименование ТРУ
  • ОКПД2/КТРУ
  • Тип объекта закупки
  • Медицинское изделие
  • Единица измерения
  • Цена
  • Количество
  • Сумма
  • Обоснование использования показателей
  • Марка/товарный знак/бренд
  • Допускается эквивалент
  • Адрес поставки товара, оказания услуг, работ
  • Режим заполнения количества
• Характеристики позиции — включает сведения о позиции, заполнение начинается с первой строки. Сюда относятся все столбцы в рамках группы столбцов «Показатели товаров, работ, услуг». При необходимости можно использовать столбец «Обоснование использования показателей» для выделения обоснования из общей массы информации.

Некоторые позиции имеют особенности заполнения. Например, если для позиции требуется указать КТРУ, то в столбце «ОКПД2/КТРУ» необходимо указать соответствующее значение, а сам «ОКПД2» уже указывать не требуется. Если нет необходимости, то столбец «Медицинское изделие» также можно не заполнять.

Большинство столбцов являются необязательными, их можно не заполнять. К ним относятся: «цена», «количество», «сумма», «марка/товарный знак/бренд», «допускается эквивалент», «адрес поставки товара, оказания услуг, работ», «режим заполнения количества».

Заполнение информации о позиции

При заполнении файла необходимо соблюдать следующее правило: в первой строке следует зафиксировать информацию о позиции. В остальных строках столбцы должны быть пустыми, особенно это касается столбцов «Наименование» и «№ спец.» (если происходит массовая загрузка изделий или применяется в документе «Закупка»).

В случае, если файл содержит информацию о нескольких технических заданиях, программа осуществляет их разделение на основании данных, представленных в столбцах «Наименование» или «№ спец.» (порядковый номер позиции в спецификации).

Существуют обязательные столбцы, которые необходимо фиксировать. К ним относятся:

• наименование ТРУ
• ОКПД2/КТРУ
• тип объекта закупки
• единица измерения
• Обоснование использования показателей —  если закупка осуществляется по КТРУ

Рассмотрим назначение столбцов:

• № спец. — порядковый номер позиции в спецификации. Заполняется при использовании механизма массового формирования и обновления данных из документа «Закупка».
• Наименование ТРУ — наименование позиции, которое будет публиковаться на ЕИС.
• ОКПД2/КТРУ — фиксируется либо КТРУ, либо ОКПД2.
• Тип объекта закупки — необходимо указать одно из значений: «1», «2», «3» или «товар», «работа», «услуга».
• Медицинское изделие — при необходимости указывается код по классификации Росздравнадзора.
• Единица измерения — фиксируется пара: код и наименование единицы измерения.
• Цена, количество, сумма — данные из спецификации.
• Обоснование использования показателей — если позиция закупается по КТРУ, необходимо указать обоснование применения дополнительных характеристик. Это поле используется для выгрузки в ВСУЗД.
• Марка/товарный знак/бренд — справочная информация.
• Допускается эквивалент — опциональное поле.
• Адрес поставки товара, оказания услуг — заполнение необязательно.
• Режим заполнения количества — используется в справочных целях.

Заполнение информации о показателях технического задания

Столбцы с информацией о показателях характеристик технического задания сгруппированы и размещены в разделе «Показатели товаров, работ, услуг». Исключение составляет столбец «Обоснование использования показателей», в котором при необходимости можно конкретизировать обоснование применения определённых характеристик.

Показатели могут быть разделены на две группы в зависимости от типа характеристики:

• Качественная — используются для описания свойств объекта, таких как определённый цвет, наличие защитного покрытия и другие аналогичные характеристики. Для подтверждения наличия определённого показателя часто применяется термин «соответствие», например, соответствие наличию регистрационного удостоверения.
• Количественная — характеризуются конкретным числом или интервалом чисел.

Работа с качественным показателями

При работе с качественными показателями необходимо заполнить следующие столбцы:

• Наименование: указать название характеристики.
• Тип характеристики: зафиксировать тип «Качественная».
• Тип значения: указать одно из следующих значений — «Значение» (если указывается одно единственное значение) или «Список» (если допускается указание нескольких значений).
• Значение: зафиксировать либо конкретное значение, либо список значений в определённом формате.
• Инструкция: указать инструкцию по заполнению значения, которая будет использоваться при подаче заявок поставщиками.
• Код КТРУ: указать при необходимости код характеристики КТРУ.

Заполнение столбцов «Ф/знач.», «Р/знач.» не является обязательным.

Требования к оформлению списка качественных значений

При загрузке значений для типа характеристики «Качественная» и типа значения «Список» необходимо использовать следующий формат:

• /{тело значения}\

Примеры корректного заполнения:

• /{смесь нейлона и пебакса}\/{нейлон}\
• /{абсорбируемая  вязаная ткань}\/{плотного плетения.}\

Расшифровка показателей:

• /{ — символы, обозначающие начало значения списка;
• тело значения — само значение списка;
• }\ — символы, обозначающие окончание значения списка.

Важно строго соблюдать заданный формат при оформлении данных. Не рекомендуется использовать конструкции, содержащие символы «}\» («/{»), внутри тела значения, так как это может привести к искажению данных.

Работа с количественными показателями

При работе с количественными показателями необходимо заполнить следующие столбцы:

• Наименование: указать название характеристики.
• Единица измерения: фиксируется пара: код и наименование единицы измерения.
• Тип характеристики: зафиксировать тип «Количественная».
• Тип значения: указать одно из следующих значений — «Значение» (если указывается конкретное число),  «Диапазон» (заполняется диапазон чисел) или «Список» (если допускается указание нескольких значений или диапазонов).
• Значение: зафиксировать либо конкретное число, либо список или диапазон значений в определённом формате.
• Инструкция: указать инструкцию по заполнению значения, которая будет использоваться при подаче заявок поставщиками.
• Код КТРУ: указать при необходимости код характеристики КТРУ.

Заполнение столбцов «Ф/знач.», «Р/знач.» не является обязательным.

Требования к оформлению диапазону значения

При загрузке значений для типа характеристики «Количественная» и типа значения «Диапазон» значение должно быть предоставлено в формате:

• <вид сравнения мин. значения><мин. значение>;<вид сравнения макс. значения><макс. значение>

Примеры:

• ≥0;≤2
• ;≤0.038
• ≥0.04;

Расшифровка показателей:

• <вид сравнения мин. значения> — вид сравнения минимального значения. Может принимать значения: = ≥ >;
• <мин. значение> — минимальное значение в формате числа;
• ; — обязательный разделитель между минимальным и максимальным значением;
• <вид сравнения макс. значения> — вид сравнения максимального значения. Может принимать значения: ≤ = <;
• <макс. значение> — максимальное значение в формате числа.

При оформлении данных необходимо строго соблюдать заданный формат. Если информация о паре, содержащей минимальное или максимальное значение, отсутствует, её можно не указывать. Однако важно сохранить разделитель «;» в структуре данных.

Требования к оформлению списку количественных значений

При загрузке значений для типа характеристики «Качественная» и типа значения «Список» необходимо использовать следующий формат:

• /{тело значения}\

Примеры корректного заполнения:

• /{Значение;003;Миллиметр;3}\/{Значение;003;Миллиметр;3.5}\
• /{Диапазон;003;Миллиметр;;<3}\/{Диапазон;003;Миллиметр;≥3;≤4}\/{Значение;003;Миллиметр;>5;}\

Расшифровка показателей:

• /{ — символы, обозначающие начало элемента списка;
• тело значения — само значение элемента списка;
• }\ — символы, обозначающие окончание элемента списка.

Важно строго соблюдать заданный формат при оформлении данных. Не рекомендуется использовать конструкции, содержащие символы «}\» («/{»), внутри тела значения, так как это может привести к искажению данных.

Требования элементу списка с типом «Значение»

При заполнении элемента списка с типом «Значение» используется следующий формат:

• Значение;<код ОКЕИ>;<наименование ОКЕИ>;<значение>

• Значение — обязательное слово, определяющее тип элемента списка;
• <код ОКЕИ> — код единицы измерения;
• <наименование ОКЕИ> — наименование единицы измерения;
• <значение> — числовое значение.

Разделителем между показателями элемента списка (тип элемента списка, код ОКЕИ, наименование ОКЕИ, значение) является точка с запятой  ;

Примеры корректного заполнения:

• Значение;003;Миллиметр;3
• Значение;003;Миллиметр;3.5

Требования элементу списка с типом «Диапазон»

При заполнении элемента списка с типом «Диапазон» допускается использовать следующий формат

• Диапазон;<код ОКЕИ>;<наим. ОКЕИ>;<вид ср. мин. значения><мин. значение>;<вид ср. макс. значения>;<макс. значение>

• Диапазон — обязательное слово, определяющее тип элемента списка;
• <код ОКЕИ> — код единицы измерения;
• <наим. ОКЕИ> — наименование единицы измерения;
• <вид ср. мин. значения> — вид сравнения минимального значения. Может принимать значения: = ≥ >;
• <мин. значение> — минимальное значение в формате числа;
• <вид ср. макс. значения> — вид сравнения максимального значения. Может принимать значения: ≤ = <;
• <макс. значение> — максимальное значение в формате числа.

Разделителем между показателями элемента списка (Диапазон, код ОКЕИ, наименование ОКЕИ, вид сравнения минимального значения, минимальным значением, видом сравнения максимального значения, максимальным значением) является точка с запятой  ;

Примеры корректного заполнения:

• Диапазон;003;Миллиметр;;<3
• Диапазон;003;Миллиметр;≥3;≤4
• Значение;003;Миллиметр;>5;

Разделителем между показателями элемента списка (тип элемента списка, код ОКЕИ, наименование ОКЕИ, значение) является точка с запятой  ;

При оформлении данных необходимо строго соблюдать заданный формат. Если информация о паре, содержащей минимальное или максимальное значение, отсутствует, её можно не указывать. Однако разделитель должен оставаться.