Аудит закупки охранных услуг: сверяем НМЦК, спецификацию и комплектность документации

Цикл охранных услуг | узнать больше Узнайте о создании позиций и работе с потребностью к закупке Узнайте, как предварительный контроль предотвращает неэффективные закупки ещё до подписания контракта. 

В данном видеоролике и статье мы опишем, как аудитор предотвращает неэффективные и незаконные закупки ещё до подписания контракта. Материал предназначен для специалистов, отвечающих за контроль закупочных процедур, и демонстрирует пошаговую работу в системе МЕДЕРП на этапе утверждения закупки.

В процессе работы мы продемонстрируем:

• Поиск закупки в разделе «Мои задачи» и проверку её вида и способа.
• Проверку комплектности документации: коммерческих предложений, проекта контракта, служебной записки и обоснования НМЦК.
• Сверку данных спецификации с НМЦК: наименование позиции, единица измерения, ОКПД 2, ОКВЭД 2, количество, сумма и ставка НДС.
• Анализ целесообразности закупки и проверку раздела финансирования (вид затрат и КОСГУ).
• Согласование и подписание закупочной процедуры на этапе утверждения.

Аудит закупки охранных услуг: сверяем НМЦК, спецификацию и комплектность документацииАудит закупки охранных услуг в МЕДЕРП: пошаговый разбор для аудитора — поиск закупки, проверка вида и способа, комплектности документации, сверка НМЦК и спецификации, согласование и подписание. Узнайте, как предварительный контроль предотвращает неэффективные закупки ещё до подписания контракта. Тип: ВИДЕОЗагружено: 25.09.26

1. Теоретическая основа предварительного контроля (00:40-00:56)

На этапе утверждения закупки аудитор выполняет предварительный контроль, проверяя законность, обоснованность и целесообразность планируемой траты до подписания контракта. Он тестирует обоснованность начальной максимальной цены, правомерность выбора способа закупки, наличие полномочий у утверждающего лица и отсутствие признаков дробления или конфликта интересов.

Типичными «красными флагами» здесь считаются срочные заявки в обход конкурса, слабая рыночная аналитика и закупка избыточных характеристик. Главная цель — не выявить нарушение постфактум, а предотвратить неэффективное или незаконное расходование средств ещё на стадии принятия решения.

2. Пошаговая работа аудитора в системе МЕДЕРП (00:56-02:44)

2.1. Поиск закупки и проверка общих сведений (00:56-01:10)

После авторизации в МЕДЕРП аудитор находит нужную закупку в разделе «Мои задачи» и открывает её двойным щелчком мыши, после чего проверяет сведения о закупке, уделяя особое внимание её виду и способу.

Проверка аудитором сведений о закупке

2.2. Проверка комплектности документации (01:10-01:27)

Затем аудитор переходит к составу закупочной процедуры, где начинается детальный этап проверки: открывает «Файлы» и убеждается в наличии всех коммерческих предложений, проекта контракта, служебной записки и обоснования начальной (максимальной) цены контракта.

Проверка комплектности документации закупки

2.3. Сверка данных НМЦК и спецификации (01:27-01:55)

После этого аудитор открывает сам документ НМЦК и проверяет корректность данных спецификации. Для этого через меню «Техзадание» нужно нажать на «Техническое задание позиции» и в открывшемся окне детально изучить наименование позиции, единицу измерения, ОКПД 2 и ОКВЭД 2, сравнив их с НМЦК, а также проверить количество, сумму и ставку НДС.

• Техническое задание позиции
• Данные техзадания в ERP
• Проверка данных НМЦК

Важно, чтобы количество позиций в НМЦК совпадало с составом закупочной процедуры.

2.4. Анализ целесообразности закупки (01:55-02:08)

Далее аудитор оценивает целесообразность закупки. Для этого он выбирает позицию в составе, через меню «Расшифровка» переходит в «Анализ целесообразности» и проводит детальную оценку.

2.5. Анализ финансирования (02:08-02:19)

Отдельно просматривается раздел финансирования: чтобы сверить вид затрат и КОСГУ, аудитор переключает режим отображения с «Общего» на «Вид затрат» и проверяет финансовые показатели.

Проверка соответствия вида затрат и КОСГУ

2.6. Согласование и подписание закупки (02:19-02:44)

Когда все данные проверены, остаётся согласовать закупку. Для этого аудитор переходит в раздел «Шапка», нажимает на «Согласование» и на этапе утверждения подписывает документ.

После этого в логе согласования фиксируется его виза. Там же отображаются визы других ответственных лиц — их аудитор также проверяет, чтобы убедиться в полноте и корректности согласования. После подписания закупка исчезает из раздела «Мои задачи».

Согласование закупки аудитором

Узнайте больше о возможностях системы снабжения МЕДЕРП: