УКЭП через MAX: начинаем разбираться с тем, что уже работает

Управленческая практика в деталях | узнать больше УКЭП через MAX: как адаптировать работающий ЭДО госучреждения — в медицинском, кадровом и оперативном контуре.

• 
  Как не сломать то, что уже работает?
  Вы уже подписываете документы электронной подписью. У вас работает СЭД, врачи привыкли, процесс отлажен. И тут появляется приказ № 209н — и требование УКЭП для каждого медицинского документа. А ещё — возможность подписывать через MAX, не покупая токены.

Проблема: приказ № 209н уже на пороге

Ситуация, знакомая многим государственным медицинским учреждениям: электронный документооборот запущен. Кадровые приказы, служебные записки, отчёты — всё подписывается. Где-то через СЭД, где-то через оператора ЭДО, где-то — просто через защищённый канал с токеном руководителя.

Но приказ Минздрава России от 25.03.2026 № 209н, вступивший в силу 1 сентября 2026 года, меняет правила именно для медицинских документов. Согласно п. 9 Порядка, «электронный медицинский документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью медицинского или фармацевтического работника, сформировавшего документ» . Не только главврача. Не только заведующего. А врача, который этот документ создал.

Документы, бумажный аналог которых подлежит заверению печатью организации, дополнительно подписываются УКЭП руководителя или уполномоченного лица (п. 12) . Подпись формируется в контейнере CMS (п. 14) . Электронные медицинские записи, бумажный аналог которых не требует подписи врача или печати, могут оформляться любым видом ЭП (п. 13) .

Приказ распространяется на медицинские и фармацевтические организации, а также на фармацевтических работников (п. 1) .

И вот здесь начинается проблема. У вас есть ЭДО, но он не рассчитан на то, что каждый врач будет подписывать документы личной УКЭП. А значит — нужно адаптировать существующий контур под новые требования.

Отдельно стоит помнить: приказ № 209н (п. 1) подчёркивает — переход на электронный медицинский документооборот добровольный: порядок распространяется на организации «в случае принятия ими решения о ведении медицинской документации в форме электронных медицинских документов» . Но если решение принято — требования обязательны.

Что у вас уже есть — и что это даёт

Хорошая новость: большая часть организационной работы уже сделана. Если ЭДО запущен, значит:

• Есть локальный акт. Вы уже утвердили порядок электронного документооборота. Приказ № 209н (п. 4) требует, чтобы в этом акте были закреплены: перечень форм ЭМД, перечень используемых информационных систем, порядок доступа работников и порядок определения лиц, имеющих право подписывать ЭМД . Ваш существующий акт нужно не создавать заново, а дополнить этими пунктами.
• Есть ответственные. За ЭДО кто-то отвечает — администратор системы, ИТ-специалист, документовед. Этот же человек может стать ответственным за новый контур.
• Есть маршруты. Документы уже ходят по определённым путям. Новые документы (ЭМД) нужно встроить в существующие маршруты, а не создавать параллельную систему.
• Есть доверие врачей. Они уже работают с электронными документами. Психологический барьер частично снят.
• Есть интеграции. Если ваша СЭД уже интегрирована с ЕСИА или другими государственными системами — добавить «Госключ» может быть проще, чем с нуля.

Что нужно добавить — и куда именно

Правовой слой: медицинский документооборот

Ваш существующий локальный акт об ЭДО регулирует кадровый документооборот или общие вопросы. Его нужно расширить — или принять отдельное положение об ЭМД. Приказ № 209н (п. 4) прямо устанавливает, что локальным актом руководителя организации должны быть определены :

1. Перечень форм и видов ЭМД, которые ведутся в электронной форме. Не «все медицинские документы», а конкретно: выписные эпикризы, справки, заключения, протоколы консультаций.
2. Перечень используемых информационных систем. Ваша МИС, региональная РИС, ЕГИСЗ — всё, что задействовано.
3. Порядок доступа работников к ЭМД. Кто имеет право просматривать, кто — редактировать, кто — подписывать.
4. Порядок определения лиц, имеющих право подписывать ЭМД от имени организации. Это не все врачи — только те, кто действительно формирует документы от имени организации.
5. Порядок предоставления документации в ТФОМС и СМО для контроля объёмов и качества медпомощи (п. 4 «д») .
6. Порядок изготовления и выдачи бумажных копий ЭМД по запросу пациента (п. 25–28).

ЛНА должен также определять: порядок выпуска, продления и отзыва сертификатов УКЭП; порядок оформления и отзыва МЧД (для тех сотрудников, кому она действительно нужна); порядок регистрации документов в РЭМД; сценарии использования ПЭП для записей, не требующих УКЭП (п. 13).

Отдельно — требования к визуализации подписи. Новый порядок (по сравнению с приказом № 947н) меняет формат отметки об ЭП: текст «ПОДПИСАНО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ», ниже — «Сертификат:», «Владелец:», «Действителен: с [дата] по [дата]» . Несоответствие визуализации — частая причина предписаний Росздравнадзора. МИС должна формировать отметку автоматически.

Кадровый документооборот: отдельная нормативная база

Если ваша организация уже подписывает кадровые документы, часть из них уже требует УКЭП от работодателя, а от работника — минимум УНЭП. Это регулируется ст. 22.1–22.3 ТК РФ, и здесь своя логика, отличная от медицинского контура.

Три категории кадровых документов:

1. Требуют УКЭП работодателя и минимум УНЭП работника: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании (ознакомление), уведомление об изменении условий трудового договора, заявление об увольнении и отзыв заявления.
2. Допускают ПЭП по соглашению сторон: графики отпусков, служебные записки, локальные акты, иные документы — при наличии письменного соглашения между работодателем и работником (ст. 22.3 ТК РФ).
3. Нельзя переводить в электронный вид ни при каких условиях: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда (ст. 22.1 ТК РФ).

Работодатель во всех случаях использует только УКЭП. Работник — УНЭП или УКЭП (для документов из первой категории) либо ПЭП (для второй категории, по соглашению).

Оперативный документооборот: что требует УКЭП

Помимо медицинского и кадрового контуров, есть оперативный документооборот — и часть документов здесь тоже требует УКЭП:

• Приказы по основной деятельности организации — УКЭП руководителя;
• Отчётность в государственные органы (ФНС, СФР, Росстат) — УКЭП обязательна;
• Первичные учётные документы (УПД, акты, накладные) при работе через ЭДО с контрагентами — УКЭП;
• Договоры гражданско-правового характера — УКЭП.

Для внутренних оперативных документов (заявки на материалы, внутренние служебные записки) допустимо использование ПЭП или УНЭП по локальному акту организации.

Технический слой: как встроить «Госключ» в текущий процесс

MAX — национальный мессенджер, определённый распоряжением Правительства РФ от 12.07.2025 № 1880-р. В контуре подписания документов мессенджер выполняет только транспортную функцию: доставляет уведомление и документ пользователю, обеспечивает бесшовный переход в приложение «Госключ», возвращает подписанный файл. MAX не хранит закрытые ключи, не формирует подпись и не является средством криптографии. Криптографическое подписание осуществляется исключительно в «Госключе».

Это принципиальный момент для службы безопасности: мессенджер не становится «точкой доверия» для криптографии. И это же объясняет, почему MAX не обязателен для подписания — Минцифры разъяснило, что закон обеспечивает «эксклюзивное бесшовное взаимодействие» «Госключа» и мессенджера, но не обязывает использовать MAX.

Здесь два принципиально разных пути — и выбор зависит от того, что у вас уже есть.

1. Путь первый: автоматизированный (через API ЕПГУ). Если ваша медицинская информационная система уже умеет взаимодействовать с внешними сервисами через API, можно подключить её к платформе подписания ЕПГУ. Актуальная версия спецификации — 1.9 от 27.08.2025 (документ размещён на официальном ресурсе gu-st.ru). Документ уходит в «Госключ» программно, врач получает уведомление в MAX через бота @goskey_bot.
2. Путь второй: ручной (через чат-бот в MAX). Сотрудник открывает чат-бот @goskey_bot в MAX, отправляет файл (PDF, TXT, XML, PNG, JPEG, JPG, TIFF — до 20 файлов, до 100 МБ), выбирает тип подписи (УНЭП или УКЭП), переходит в «Госключ» и подтверждает подписание. Подписанный файл и файл подписи (.sig) возвращаются в чат. Это медленнее, но не требует доработки МИС.

Важно: «Госключ» — исключительно средство электронной подписи. Он не хранит документы, не маршрутизирует их, не проверяет полномочия подписанта (МЧД) и не формирует печатный образ. Эти функции должна обеспечивать МИС, СЭД или система КЭДО организации.

Что нужно проверить в вашей текущей системе:

• Умеет ли ваша СЭД принимать файлы .sig (открепленную подпись)?
• Есть ли механизм отслеживания статусов: отправлен / подписан / отклонён?
• Может ли система хранить подписанный документ вместе с файлом подписи?
• Поддерживает ли МИС формирование контейнера CMS, как того требует приказ № 209н?
• Формирует ли МИС отметку об ЭП в соответствии с требованиями к визуализации?

Требования к ZIP-архиву при автоматизированной отправке: файл заявления req.xml (по XSD-схеме, только такое имя); файлы документов: PDF, TIF, JPEG, XML, TXT; файлы отсоединённой подписи УКЭП отправителя в формате PKCS#7, CAdES-BES или CAdES-T (расширение .sig); все направляемые документы, включая req.xml, подписываются УКЭП отправителя; без вложенных архивов и папок. Тип подписи определяется пространством имён в req.xml: для УНЭП — urn://mpkey.gosuslugi.ru/sign_document/1.0.0; для УКЭП — urn://mpkey.gosuslugi.ru/sign_document_ukep/1.0.0.

Люди: кто получает сертификаты и как

Это, пожалуй, самая трудоёмкая часть при адаптации существующего ЭДО. Потому что раньше сертификаты были у единиц (руководитель, главбух), а теперь они нужны десяткам врачей.

Что нужно сделать:

1. Определить точный список. Кто именно из врачей будет подписывать ЭМД? Не «все», а конкретные должности и фамилии.
2. Проверить учётные записи ЕСИА. У каждого из списка должна быть подтверждённая учётная запись на Госуслугах, с указанными СНИЛС и ИНН. Без этого сертификат в «Госключе» не выпустить.
3. Проверить данные в ФРМР. Каждый врач должен быть внесён в Федеральный регистр медицинских работников (ФРМР) ЕГИСЗ. Приказ № 209н (п. 15) указывает на это требование . Если данные устарели — подпись не пройдёт валидацию.
4. Выпустить сертификаты. Через «Госключ» — бесплатно, на смартфоне. Способы идентификации: загранпаспорт нового образца с чипом и NFC (полностью дистанционно), биометрия ЕБС (сдача — очно, подтверждение — дистанционно), очная идентификация в МФЦ или банке-партнёре.
5. Привязать MAX к учётной записи Госуслуг. Номер телефона в MAX должен совпадать с номером в ЕСИА.

Важно: «Госключ» не выпускает сертификаты для юридических лиц. Это не административное ограничение, а требование ФЗ-63: сертификат юрлица должен содержать ОГРН и наименование организации, а «Госключ» выпускает сертификаты только на физических лиц. Руководитель медицинской организации получает УКЭП для подписания от имени организации через ФНС (коммерческие) или УЦ Федерального казначейства (государственные). Врачи и сотрудники получают УКЭП как физические лица через «Госключ» или аккредитованный УЦ. Для подписания от имени организации таким сотрудникам дополнительно нужна МЧД — но, как показано ниже, далеко не во всех случаях.

МЧД: где она действительно нужна, а где нет

МЧД — самый переоценённый сюжет в разговорах о переходе на УКЭП. Здесь важно чётко разделить два принципиально разных основания подписи.

Первое — подпись врача как медицинского работника. Когда лечащий врач подписывает сформированный им ЭМД (протокол, выписку, назначение), он действует не как поверенный юридического лица, а в силу своих профессиональных обязанностей. Основание его полномочий — не гражданско-правовая доверенность, а соответствие данных работника в ФРМР/ФРМО ЕГИСЗ. Валидация такой подписи осуществляется через СНИЛС и актуальность сведений в федеральных регистрах. МЧД для этого не требуется.

Второе — подпись от имени организации. МЧД нужна сотруднику только тогда, когда он наделён правом ставить подпись вместо руководителя — например, дополнительно подписывать документы, бумажный аналог которых заверяется печатью организации (п. 12 приказа № 209н). Оформлять МЧД на каждого ординатора или участкового терапевта законодательство не требует. Более того, массовое оформление МЧД «на всякий случай» создаёт избыточную административную нагрузку и размывает ответственность.

С 1 сентября 2024 года сотрудники, подписывающие документы от имени организации, обязаны использовать УКЭП физического лица совместно с МЧД. МЧД — электронный документ в формате XML, сформированный и подписанный УКЭП руководителя организации.

МЧД оформляется через портал Госуслуг: «Доверенности и доступы» → «Создать доверенность» → выбор сотрудника → указание полномочий → подписание УКЭП руководителя. С 1 февраля 2026 года действует приказ Минцифры № 1001, уточняющий требования к формату МЧД — при создании нужно указывать не только идентификатор, но и наименование полномочия.

Про коды полномочий — важное уточнение. Встречающиеся в обиходе коды с префиксом FSS_ относятся к ведомственному справочнику СФР (бывший ФСС) и регламентируют взаимодействие со страховщиком — в частности, электронные листки нетрудоспособности. Для внутреннего контура МИС и обмена через РЭМД ЕГИСЗ используются полномочия Единого классификатора полномочий (ЕКП) Минцифры и классификаторы Минздрава. Поэтому подбирать код полномочий нужно под конкретный сценарий и конкретную информационную систему, а не «на глазок».

Ключевые особенности МЧД:

• МЧД выдается на физическое лицо с указанием его неизменных реквизитов (ФИО, СНИЛС, ИНН). Она не содержит открытого ключа или серийного номера сертификата ЭП.
• При плановой замене сертификата или смене смартфона в «Госключе» перевыпускать МЧД не требуется — доверенность сохраняет силу до истечения указанного в ней срока либо до отзыва руководителем.
• Руководитель подписывает документы собственной УКЭП без МЧД.
• МЧД может быть отозвана в любой момент — через личный кабинет на Госуслугах (раздел «Доверенности») или через информационную систему организации, подключённую к ЕСИА .
• Для разных типов документов (медицинские, кадровые, отчётные) могут требоваться разные коды полномочий — оформление «одной МЧД на всё» может привести к юридической неполноценности подписи.

Управленческий вывод: МЧД — это не обязанность каждого врача, а инструмент для тех, кто подписывает от имени организации. Определите этот круг точно — и вы снимете с кадровой службы значительную часть нагрузки.

ФРМО и ФРМР: без актуальных данных подпись не работает

Приказ № 209н (п. 15) требует от медицинской организации, ведущей документооборот в электронной форме :

1. Регистрацию в ФРМО (Федеральный реестр медицинских и фармацевтических организаций) ЕГИСЗ — осуществляется руководителем через портал Госуслуг с УКЭП.
2. Внесение данных о работниках в ФРМР (Федеральный регистр медицинских и фармацевтических работников) — для включения сотрудников требуется МЧД на полномочие «Подача заявок на предоставление (отзыв) доступа к подсистемам ЕГИСЗ».

Если данные в ФРМР устарели (изменилась должность, подразделение, место работы), подпись не пройдёт валидацию.

Регистрация в РЭМД. ЭМД, подлежащие регистрации, направляются в РЭМД в течение одного рабочего дня со дня формирования (п. 16) . При внесении исправлений создаётся новая версия, которая также подлежит регистрации (п. 18) .

Управленческий вывод: Ответственность за актуальность данных в ФРМР лежит на кадровой службе, а не на ИТ-специалистах или врачах. Любое кадровое изменение — перевод, смена должности, увольнение — должно синхронизироваться с федеральным регистром.

Пациентский контур и право на бумажную копию

Прежде чем выпускать УКЭП десяткам врачей, стоит посмотреть на реальную практику. Публично доступные проекты по использованию MAX в медицине касаются пациентского контура — информированных добровольных согласий (ИДС), договоров на платные услуги, согласий на обработку персональных данных.

Для пациента достаточно ПЭП с аутентификацией через ЕСИА. Подписание ИДС через ЕПГУ регулируется приказом Минздрава России от 12.11.2021 № 1051н «Об утверждении Порядка дачи информированного добровольного согласия на медицинское вмешательство и отказа от медицинского вмешательства, формы информированного добровольного согласия на медицинское вмешательство и формы отказа от медицинского вмешательства». Пациент сканирует QR-код, авторизуется через Госуслуги и подписывает пакет документов. Для медицинской организации это снижает порог входа и позволяет отработать механику MAX без криптографии и МЧД.

Отдельно — право пациента на бумажную копию. Организация обязана бесплатно изготовить бумажную копию ЭМД по запросу пациента (п. 25–28). Это отдельный операционный процесс: копия должна быть заверена с корректной отметкой об ЭП, без рукописных изменений. При этом согласно п. 28, соответствие бумажной копии электронному медицинскому документу должно быть удостоверено подписью уполномоченного сотрудника медицинской организации . Это значит, что бумажная копия — не просто распечатка, а документ с собственноручной подписью сотрудника, подтверждающего соответствие. Этот процесс нужно включить в ЛНА и в регламент работы регистратуры.

Логика последовательности: сначала — пациентский контур (ПЭП, ИДС), потом — врачебный (УКЭП, ЭМД, МЧД там, где она нужна). Это не «обязательный порядок», но он снижает риски.

Ограничения: о чём статья честно молчит

На момент подготовки статьи (октябрь 2026 года) в открытых источниках отсутствуют документально подтверждённые примеры внедрения УКЭП через MAX именно для врачебного документооборота. Публично доступные проекты касаются пациентского контура (ИДС, договоры) и подписания ПЭП, а не УКЭП для ЭМД.

Это означает, что описанные ниже управленческие развилки — это типизированные ситуации, а не документально подтверждённые кейсы.

Типовые управленческие развилки

Ниже — не «кейсы из больницы № N». Это типизированные управленческие ситуации, которые возникают при адаптации уже работающего ЭДО под УКЭП через MAX.

Развилка №1. «У нас всё подписано, но не тем»

ЭДО работает. Документы подписываются. Но подписывает их один человек — руководитель или уполномоченное лицо с УКЭП на токене. Схема отлажена: один сертификат, один токен.

Приказ № 209н (п. 9) требует, чтобы ЭМД подписывал каждый работник, сформировавший документ . А если участвуют несколько специалистов — каждый подписывает своей УКЭП (п. 11) . То есть выписной эпикриз должен подписать лечащий врач — личной УКЭП как медицинский работник, без оформления МЧД.

Управленческий вывод: Существующий ЭДО был настроен под одного подписанта. Новое требование — это смена парадигмы, а не «доработка».

Развилка №2. «Доверенность — это не одна галочка»

Организация решает: оформим МЧД на всех врачей сразу, оптом. И тут выясняется: во-первых, большинству врачей МЧД вообще не нужна — они подписывают как медицинские работники. Во-вторых, тем, кому она действительно нужна (подпись от имени организации), требуется корректный код полномочий под конкретный сценарий: для медицинских документов — из классификаторов Минздрава/ЕКП Минцифры, для взаимодействия со страховщиком — из справочника СФР.

Управленческий вывод: МЧД — не «вечный» документ и не «одна галочка». Но и не обязанность каждого врача. Сначала определите, кто именно подписывает от имени организации, потом подбирайте полномочия.

Развилка №3. «Подпись есть, а система её не принимает»

Врач выпустил УКЭП через «Госключ», подписал документ. Но при попытке зарегистрировать его в РЭМД система выдаёт ошибку: «Подписант не найден». Причина — данные в ФРМР устарели (п. 15) .

Управленческий вывод: Подпись — это не только криптография. Это ещё и актуальность данных о подписанте в федеральных реестрах.

Что в сухом остатке?

• Вы не внедряете ЭДО заново. Вы дополняете существующий контур новым сценарием — подписанием ЭМД через УКЭП.
• Локальный акт нужно дополнить, а не переписывать. Добавьте раздел об ЭМД, перечень должностей, порядок работы с «Госключом» и МЧД, требования к визуализации отметки об ЭП, порядок выдачи бумажных копий.
• Сертификаты УКЭП через «Госключ» — бесплатно. Но для выпуска нужна подтверждённая учётная запись ЕСИА у каждого врача, а срок действия сертификата — 12 месяцев.
• МЧД нужна не каждому врачу. Лечащий врач подписывает ЭМД как медицинский работник — его полномочия подтверждаются через ФРМР/ФРМО. МЧД требуется только тем, кто подписывает от имени организации; она выдаётся на физлицо и не привязана к конкретному сертификату.
• ФРМР — зона ответственности кадровой службы. Если данные устарели, подпись не пройдёт валидацию.
• MAX — только транспорт. Криптография — в «Госключе». МИС/СЭД отвечает за маршрутизацию, проверку полномочий и печатный образ.
• Кадровый документооборот имеет свою нормативную базу (ст. 22.1–22.3 ТК РФ): три категории документов, письменное соглашение для УНЭП/ПЭП, три документа нельзя переводить в электронный вид.
• Логичная последовательность: сначала пациентский контур (ПЭП, ИДС), потом врачебный (УКЭП, ЭМД, МЧД там, где она нужна).
• Начните с пилота. 3–5 врачей, один тип документов, один маршрут. Потом масштабируйте.

Что нужно помнить при адаптации:

• Не ломайте существующие маршруты — встраивайте новые документы в них.
• Проверьте учётные записи ЕСИА у всех, кто будет подписывать.
• Определите, кому действительно нужна МЧД, и оформите её до начала подписания.
• Актуализируйте данные в ФРМР. Приказ № 209н требует этого.
• Проверьте, что МИС формирует контейнер CMS и корректную отметку об ЭП.
• Настройте регистрацию подписанных ЭМД в РЭМД в течение одного рабочего дня.
• Учтите кадровый контур: три категории документов, соглашение сторон, три «непереводимых» документа.

И последнее. Если кто-то скажет: «Да у нас всё уже работает, мы просто подключим Госключ» — не верьте. Подключить Госключ — это 10% работы. Остальные 90% — это учётные записи, точечное оформление МЧД, актуализация ФРМР, доработка МИС под CMS и обучение врачей.

Что почитать по теме?

• 
  Применение МАКСа в здравоохранении (Перейти)
  Цикл статей о том, как мессенджер MAX используется для организации документооборота в медицинских организациях.
• 
  Все статьи рубрики «Управленческая практика в деталях» (Перейти)
  Разборы управленческих ситуаций, методические материалы и практические рекомендации для руководителей медицинских организаций.
• 
  Быть в курсе анонсов статей (Подписаться)
  Канал КБФИТ в MAX: анонсы новых материалов, обсуждение вопросов внедрения.
• 
  Присоединиться к сообществу КБФИТ (Присоединиться)
  Обсуждение вопросов эксплуатации МЕДЕРП, обмен опытом между медицинскими организациями.
• 
  Смотреть видеоуроки МЕДЕРП на Rutube (Смотреть)
  Короткие ролики по ключевым функциям системы и сценариям работы.