Когда ответственность должна быть ясна: инструкция по массовому назначению исполнителей для закупок

В этой статье рассмотрим, как массово назначить исполнителей у закупок. Вы узнаете, как одним действием назначить ответственных специалистов для десятков закупочных процедур, используя гибкий механизм распределения обязанностей в зависимости от этапа согласования и типа исполнителя.

Такой подход особенно полезен при обработке большого количества закупочных процедур, когда требуется централизованно распределить ответственность между специалистами контрактной службы, бухгалтерами, экономистами и другими участниками процесса.

Вы можете ознакомиться с действиями в формате видео:

Подготовка к массовому назначению исполнителей

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть необходимые права доступа для назначения исполнителей. Функциональность зависит от маршрута согласования, указанного в документе, этапа, на котором находится изменяемая закупка, и ваших текущих полномочий в системе.

• 
  Более детально ознакомиться с назначением прав доступа и функциональности согласования:
  прочитать о зонировании | прочитать о маршрутах согласования

Чтобы возможность массового назначения исполнителей была доступна, необходимо для группы ответственных лиц и этапа, на котором находится закупка в маршруте согласования, установить соответствующие галочки:

• Доступно изменение исполнителей (КС) — чтобы была возможность назначать специалиста контрактной службы.
• Доступно изменение исполнителя центра ответственности — чтобы была возможность назначать исполнителя.
• Доступно изменение бухгалтера — чтобы была возможность назначать бухгалтера.
• Доступно изменение экономиста — чтобы была возможность назначать экономиста.
• Доступно изменение юриста — чтобы была возможность назначать юрисконсульта.

Назначение исполнителей из списка моих задач

Вы можете назначить исполнителей непосредственно из списка моих задач. Для этого выполните следующие шаги:

• Авторизуйтесь в системе.
• Откройте рабочий стол.
• Перейдите в раздел «Мои задачи» (1).
• Переключите режим отображения в «Закупки» (2).
• Выделите задачи, для которых требуется назначить исполнителей (3).
• Раскройте меню «Действия» (4) и выберите нужный тип назначения (5):
  • Назначить бухгалтера — чтобы указать в закупках бухгалтера, ответственного за закупку.
  • Назначить экономиста — чтобы указать в закупках экономиста.
  • Назначить исполнителя КС — чтобы указать в закупках специалиста контрактной службы.
  • Назначить исполнителя ЦО — чтобы указать в закупках соответствующего исполнителя центра ответственности.
  • Назначить юриста — чтобы указать в закупках соответствующего юрисконсульта.

• Выбор задач для назначения исполнителей
• Выбор типа исполнителя из меню действий

Состав кнопок в меню «Действия» зависит от режима отображения задач, при выборе режимов «Заявки» и «Потребность» допускается корректировать только назначения исполнителя центра ответстенности.

Выбор конкретного исполнителя

После выбора типа назначения в меню действий система откроет диалоговое окно для выбора конкретного исполнителя. В открывшемся диалоговом окне вы увидите два раздела:

• В левом разделе — дерево групп пользователей.
• В правом разделе — список пользователей выбранной группы.

Назначение исполнителя из списка закупок

Вы можете назначить исполнителей непосредственно из списка закупок рабочего стола. Для этого выполните следующие шаги:

• Авторизуйтесь в системе.
• Откройте рабочий стол.
• Перейдите в раздел «Закупки».
• Выделите документы, для которых требуется назначить исполнителей (2).
• Раскройте меню «Действия» (3) и выберите нужный тип назначения (4):
  • Назначить бухгалтера — чтобы указать в закупках бухгалтера, ответственного за закупку.
  • Назначить экономиста — чтобы указать в закупках экономиста.
  • Назначить исполнителя КС — чтобы указать в закупках специалиста контрактной службы.
  • Назначить исполнителя ЦО — чтобы указать в закупках соответствующего исполнителя центра ответственности.
  • Назначить юриста — чтобы указать в закупках соответствующего юрисконсульта.

• Выбор документов закупок для назначения исполнителей
• Меню действий в разделе закупок

После выбора типа назначения система отобразит диалоговое окно для выбора конкретного исполнителя. После подтверждения система обработает все выбранные задачи и назначит указанного специалиста. В информационном сообщении будет указано количество успешно обработанных документов.