Количественный учет в охране: как подготовить закупку и отправить на согласование

Цикл охранных услуг | узнать больше Узнайте о создании позиций и работе с потребностью к закупке Разберем пользовательскую историю: как автоматизация системы снабжения здравоохранения упрощает создание позиций и работу с потребностью к закупке.

В данной статье вы поэтапно изучите процесс формирования закупочной процедуры в системе МЕДЕРП — от создания на основе годовой потребности до отправки документа на согласование. Материал предназначен для специалистов по закупкам, сотрудников отделов режима и всех участников процесса согласования. Мы подробно остановимся на том, как эффективно организовать работу снабжения в медицинском учреждении с помощью цифровых инструментов.

Количественный учет в охране: как подготовить закупку и отправить на согласованиеСегодня рассмотрим создание закупки на основе годовой потребности: заполнение шапки, выбор вида закупки и условий исполнения. Далее формируем техническое задание по позициям с классификаторами, актуализируем показатели и распределяем сумму. Завершаем прикреплением файлов и отправкой документа на согласование руководителю. Тип: ВИДЕОЗагружено: 03.07.26

Видеоинструкция последовательно освещает все этапы формирования закупки: от заполнения шапки и основных реквизитов до прикрепления файлов и отправки на визирование руководителю. Это наглядный пример того, как построено управление снабжением в современной ERP-системе.

• Как создать закупку на основе утвержденной годовой потребности
• Как заполнить разделы «Шапка», «Сведения о закупке» и «Условия исполнения»
• Как привязать закупку к потребности и перенести позиции
• Как создать и актуализировать техническое задание для каждой позиции
• Как прикрепить файлы и отправить закупку на согласование

Особенность процесса: Без корректного заполнения сведений о закупке, технического задания и прикрепления всех обязательных файлов дальнейшее согласование закупки технически недоступно. Именно поэтому организация снабжения требует четкого соблюдения регламентов на каждом этапе.

Создание закупки в медицинской ERP — МЕДЕРП: пошаговая инструкция

Разбираемые процессы работы с закупкой в ERP для медицины:

• Создание закупки из годовой потребности
• Заполнение технического задания с кодами ОКПД2 и ОКВЭД2
• Актуализация показателей ТЗ
• Автоматический расчет суммы закупки
• Отправка на маршрут согласования

1. Создание закупки на основе годовой потребности (00:40- 03:15)

Для начала нам нужно создать новую закупку, но не с нуля, а на основе уже готовой и согласованной годовой потребности. Это гарантирует, что все позиции и суммы уже проверены и соответствуют плановым показателям. Такой подход лежит в основе грамотного снабжения не только материалами, но и услугами.

1.1. Заполнение шапки документа (00:40–01:20)

После авторизации в системе заходим в раздел «Закупка» и нажимаем на кнопку «Создать». Перед нами откроется окно, и первым делом стоит разобраться с шапкой документа. Здесь следует указать следующее: 

• Направление — деятельность клиники.
• Профиль изделий — отдел режима.
• Исполнитель ЦО — свое ФИО.
• Технический исполнитель — кто будет осуществлять приемку.
• Ответственный бухгалтер — ФИО бухгалтера.

Заполнение шапки документа закупки в системе ERP

1.2. Основные сведения о закупке (01:20–02:16)

В подразделе «Основное» заполняем:

• Вид позиции ПФХД — 44-ФЗ.
• Вид закупки — Тендер 44 ФЗ (автоматически подтянет маршрут согласования).
• Позиция ПФХД — предмет закупки.
• Способ закупки — электронный аукцион.
• Реестровый номер — заполняется с помощью автоматического распределения.

Далее заполните:

• Период заключения — выбирается из списка требуемый квартал.
• Модель учета обязательств — подтягивается автоматически и зависит от вида закупки.
• Предмет закупки — краткое описание закупочной процедуры.

Для тендера характерны «Конкурентные процедуры», для единого поставщика — «Прямые договоры», а для прочего вида закупки «Фактическое исполнение». 

1.3. Условия исполнения (02:16–02:51)

Следующий блок — «Условия исполнения». Требуют заполнения поля:

• Склад — оставляем пустым (услуги).
• Режим исполнения — прямое исполнение.
• Тип документа исполнения — поступление работ и услуг.
• Источник данных исполнения — приемка из ЕИС.

1.4. Привязка к годовой потребности  (02:51–03:01)

После заполнения проводим документ и переходим в раздел «Отбор», добавляем строку и вписываем номер годовой потребности. Нажимаем «Провести». Это ключевой элемент учета снабжения, позволяющий жестко связать текущую закупку с исходной потребностью.

Пример заполнения раздела «Отбор» и привязки к потребности

1.5. Включение позиций из годовой потребности  (03:01–03:15)

• В документе годовой потребности через меню «Действия» выбираем «Включить в закупку».
• В списке «Закупок» находим созданную.
• Выбираем требуемые позиции и включаем их. 
• Возвращаемся в закупочную процедуру — раздел «Состав» будет заполнен.

2. Заполнение технического задания (03:15 — 04:52)

Теперь необходимо заполнить техническое задание для каждой позиции закупки. Это ключевой этап, так как от корректности ТЗ зависит дальнейшее проведение торгов и приемка услуг. Это особенно важно при комплексном снабжении, учитывающего все нормативные требования 44-ФЗ.

2.1. Создание или выбор техзаданий через карточку спецификации (03:15–04:23)

В разделе «Состав» закупки выбираем нужную позицию, в меню «Заполнение» кликаем «Изменить позицию» и попадаем в карточку изменения спецификации. В поле «Техническое задание» открываем список, и если подходящего задания нет, создаем новое с помощью соответствующей кнопки.

Выполняем действия:

• В открывшемся окне выбираем раздел ЕИС.
• Фиксируем ОКПД2 и ОКВЭД2.
• Тип объекта закупки — услуга.
• Единица измерения — условная единица.
• Ставим галочку «Актуальное» и сохраняем.

• Изменение позиции
• Карточка спецификации
• Создание техзадания
• Сведения ЕИС

Повторяем эти действия для всех позиций в составе закупки.

2.2. Актуализация ТЗ и расчет суммы (04:23–04:52)

После заполнения ТЗ для всех позиций необходимо актуализировать техническое задание. Нажимаем кнопку «Техзадание», затем «Показатели технического задания закупки». В открывшейся расшифровке в меню «Действие» выбираем «Заполнить показатели по техническому заданию позиций». Статус технического задания изменится — это означает, что данные корректно подтянулись.

• Показатели техзадания
• Заполнение показателей

Далее в поле «Сумма» нажимаем на автоматическое распределение — общая сумма закупки рассчитается автоматически на основе введенных позиций.

Актуализация суммы закупочной процедуры

3. Прикрепление файлов и отправка на согласование (04:52 — 05:31)

3.1. Загрузка документов (04:52–05:10)

Остается прикрепить все необходимые файлы закупочной процедуры. Переходим в меню «Файлы» — здесь уже отображаются документы, приложенные к годовой потребности. Добавляем недостающие файлы со своего компьютера: выбираем тип файла, находим его в системе и загружаем. Полноценное обеспечение снабжения документами — это гарантия быстрого прохождения всех этапов.

Прикрепление файлов в ERP здравоохранения - МЕДЕРП

3.2. Согласование закупки (05:10–05:31)

После этого закупочная процедура полностью сформирована. Чтобы отправить ее дальше, нужно согласовать документ. Возвращаемся в раздел «Шапка» и нажимаем «Согласование». Откроется окно маршрута согласования. На этапе «Формирование» ставим свою визу через кнопку «Подписать» и подтверждаем — теперь закупка уходит на рабочий стол руководителю для дальнейшего утверждения.

Маршрут согласования закупочной процедуры в ERP-системе МЕДЕРП