Формирование закупки: когда потребность будет детализирована постфактум

Методология учета медицинской ERP системы | узнать больше Функционал МЕДЕРП для отсроченной детализации потребности при неопределённом объёме закупки — от настроек до согласования.

• 
  В данной статье рассмотрен этап формирования закупки для модели исполнения потребности с неопределённым объёмом в современной медицинской ERP системе. Предполагается, что настройка НСИ (изделия, вариации) уже выполнена — см. предыдущие статьи цикла: перейти к циклу.

Этап формирования закупки выступает центральным звеном в модели работы с неопределённым объёмом. Именно здесь мы создаём документ «Закупка» с особыми настройками, загружаем в него полный прейскурант поставщика (иногда на тысячи позиций) с нулевым количеством, а затем для нескольких укрупнённых групп указываем количество «1». Такой подход позволяет привязать закупку к потребности и зафиксировать аналитику финансирования, не вдаваясь в точную номенклатуру поставки.

На этом этапе МЕДЕРП фиксирует предельную сумму контракта и возможный ассортимент, не конкретизируя, что именно и в каком объёме будет поставлено. Детализация произойдёт позже — в момент исполнения, когда начнётся «отщипывание» от неопределённого объёма.

Методологическая основа: ключевые настройки медицинской ERP системы

В отличие от стандартной закупки, где спецификация жёстко фиксирует перечень товаров, их количество и цену, наша модель требует иного подхода. Чтобы она заработала, необходимо изменить логику документа с помощью специальных настроек. Прежде всего, стоит разобрать два ключевых режима, которые детализируют понятие «рамочная выборка».

Без этих настроек модель отсроченной детализации работать не будет. Выбор между «с расширением» и «фиксированной» напрямую зависит от условий контракта: если ассортимент может меняться — выбирайте первый вариант, если строго регламентирован — второй.

Как выбрать режим рамочной выборки в ERP?

Правильный выбор режима на старте избавит вас от проблем на этапе исполнения. Рассмотрим типовые сценарии работы.

• «С расширением»: идеален для контрактов, где ассортимент или ценовая политика могут меняться, а также когда первичная детализация нецелесообразна. Примеры:
  • Закупка электроэнергии — в течение года цена может меняться.
  • Начальный этап внедрения МЕДЕРП — методология ещё не устоялась, нет возможности корректно заполнить закупку, но терять аналитику не хочется.
• «Фиксированная» без «неопределённого объёма»: подходит для контрактов со строгим перечнем и утверждёнными объёмами, где важно соблюсти первоначальное обоснование.
  • Охранные услуги — в договоре зафиксировано количество часов и особые условия (наличие оружия, режим), но детализировать каждую строку спецификации по источникам в натуральном объёме нецелесообразно.
  • Услуги по ремонту (текущему и капитальному) — перечень услуг и цены известны, но распределение объёмов по источникам на этапе закупки затруднительно.
  • Продукты питания для пищеблока — единый вид затрат. Постоянно перераспределять объёмы между источниками — лишняя нагрузка на экономистов.
• «Фиксированная» с «неопределённым объёмом» — для контрактов со строгим перечнем, но без указания натуральных объёмов. В этом случае объёмы будут накапливаться в момент приёмки.
  • Медицинские расходные материалы (экспандеры, гелевые протезы) — в договоре зафиксирован прейскурант, но поставка идёт под конкретного пациента, и заранее предугадать позиции невозможно.
  • Запасные части для автотранспорта — невозможно предусмотреть, какая деталь выйдет из строя.
  • Строительные материалы для текущего ремонта — закупка по мере возникновения оперативных потребностей.

Важно понимать: на этапе приёмки (исполнения закупки) в ERP системе медицинского учреждения работают в основном технические специалисты (кладовщики, провизоры), бухгалтеры и экономисты. Рамочная выборка позволяет делегировать центрам ответственности полномочия по изменению состава спецификации техническим исполнителям, освобождая специалистов для контроля, а не ручного ввода данных.

Пошаговая инструкция по формированию закупки в ERP системе здравоохранения

Формирование закупки выполняется в одноимённом документе. Весь процесс разбит на семь последовательных шагов. Для корректной работы мы исходим из того, что годовая потребность уже создана (в ней указаны вариации с количеством 1 и ценой 1).

Шаг 1. Заполнение шапки и основных настроек документа «Закупка»

На этом шаге мы заполняем стандартные реквизиты в разделах «Шапка», «Сведения о закупке» и «Спецификация закупки». Главное здесь — установить ключевые режимы, описанные выше.

Цель: Создать документ-основание и активировать специальные режимы для работы с неопределённым объёмом.

Последовательность действий:

В разделе «Шапка» укажите:

• Направление деятельности.
• Профиль изделий.
• Центр ответственности (руководитель и исполнитель).
• Технических исполнителей (ответственный за приёмку).
• Ответственных лиц профильных подразделений: юристов, бухгалтеров и экономистов.

Далее выполните следующие настройки:

• Перейдите в раздел «Сведения о закупке» → «Условия исполнения», выберите один из двух вариантов:
  • «Рамочная выборка (с расширением)» — если допускается добавление новых позиций.
  • «Рамочная выборка (фиксированная)» — если можно выбирать только из утверждённого перечня.
• Перейдите в раздел «Спецификация закупки» и установите галочку «Неопределённый объём». Это позволит натуральным показателям «наполняться» автоматически в момент приёмки.

• Подраздел «Условия исполнения»
• Раздел «Спецификация закупки»

Не пропускайте эти настройки. Если оставить значения по умолчанию, ERP-система для медицины будет работать как в обычной закупке с фиксированным объёмом, и наша модель не сработает.

Шаг 2. Загрузка спецификации из Excel в модуль закупок медицинской ERP

Теперь переходим к загрузке данных. Мы импортируем подготовленный Excel-файл, где каждая позиция из НМЦК/КП сопоставлена с укрупнённой группой (вариацией изделия). Ключевое отличие: количество по всем позициям ставим 0, кроме строк по числу вариаций — там ставим 1.

Пример подготовленного файла ТЗ для загрузки

Цель: Загрузить прейскурант поставщика в ERP систему медицинского учреждения и отметить строки для последующей привязки к потребности.

Последовательность действий:

В разделе «Состав» выполните следующие шаги:

• Раскройте меню «Заполнение».
• Перейдите в подменю «Заполнение спецификации (авт.)».
• Нажмите «Загрузить спецификацию» (формат Excel).

При загрузке таблицы заполните столбцы:

• № спецификации (порядковый номер).
• Наименование вариации изделия (из Этапа 1).
• ОКПД2 (из НМЦК/КП).
• Количество: 0 для всех позиций, кроме строк по числу вариаций — там 1.

Нажмите «Преобразовать данные» → «Загрузить спецификацию».

• Загрузка спецификации
• Загрузка из внешних данных
• Преобразованные данные

Почему количество 0? Потому что на этапе формирования закупки мы ещё не знаем точную номенклатуру. Прейскурант загружается как «возможный ассортимент» в МЕДЕРП. Единица же в строках по числу вариаций нужна исключительно для технической привязки к потребности, а не для отражения реального объёма поставки.

Шаг 3. Привязка строк с количеством 1 к потребности в системе учета закупок

Строки, загруженные с количеством 1, необходимо привязать к созданной ранее годовой потребности. Именно через эту связь медицинская ERP система «узнаёт», какую аналитику финансирования (вид затрат, КОСГУ) использовать для каждой укрупнённой группы.

В моделях с рамочной выборкой отключён контроль соответствия спецификации потребности. Это позволяет фиксировать объём по договору, а в процессе исполнения данные по потребности будут увеличиваться автоматически. В отличие от модели прямого исполнения, где закупка жёстко связана с потребностью и любое отклонение недопустимо.

Цель: Связать закупку с потребностью для автоматического подтягивания аналитики финансирования в ERP системе медицинского учреждения.

Последовательность действий:

• В разделе «Отбор» добавьте ссылку на потребность (из Этапа 2) и укажите подразделение (на него будет фиксироваться новая потребность в момент приёмки).
• В разделе «Состав» сделайте отбор по количеству = 1, чтобы видеть только нужные строки.
• Выделите все строки с количеством 1: в меню «Заполнение» → «Массовое заполнение спецификации» → «Привязать к потребности выделенные строки».
• Если массовая операция не сработала (редкий случай), выполните привязку вручную: выберите строку → «Заполнение» → «Привязать к потребности» → в открывшемся окне выберите позиции и нажмите «Включить». Привязанные строки подсветятся зелёным.

• Раздел «Отбор»
• Отбор по количеству 1
• Автоматическая привязка
• Ручная привязка

Без привязки этих строк к потребности учет закупок в ERP не сможет определить, к какой аналитике отнести суммы финансирования. Это сэкономит время: не придётся заполнять «Неопределённый объём» с чистого листа.

Шаг 4. Загрузка цен в ERP-систему для медицины

Следующий шаг — загрузка цен из того же НМЦК/КП/ТЗ. МЕДЕРП автоматически проставит цену для каждой позиции спецификации, и эти цены будут использоваться в момент исполнения («отщипывания»).

Цель: Зафиксировать цены для всех позиций спецификации.

Последовательность действий:

• Меню «Заполнение» → «Заполнение спецификации (авт.)» → «Загрузить цены и ставки НДС».
• В открывшейся таблице заполните столбцы: № спецификации, цена (из НМЦК/КП/ТЗ).
• Нажмите «Преобразовать данные» → «Актуализация» → «Актуализировать цены».
• После уведомления об успешной актуализации закройте таблицу.

• Загрузка цен
• Заполнение из внешних данных
•  Актуализация цен
• Преобразованные данные

Шаг 5. Фиксация суммы контракта и распределение неопределённого объёма

Это ключевой финансовый этап в ERP системе медицинского учреждения. Мы фиксируем общую цену контракта (например, 3 млн рублей). Система автоматически делит её на две части: определённый объём (сумма по строкам с количеством 1) и неопределённый объём (разница). Неопределённый объём нужно вручную распределить по видам финансирования — эту информацию предоставляют экономисты.

Цель: Зафиксировать сумму контракта и распределить неопределённый объём по аналитике финансирования.

Последовательность действий:

• В разделе «Состав» в поле «Сумма» нажмите значок «карандаш» → введите цену контракта → «ОК».
• Система покажет структуру: определённый объём (сумма по строкам с количеством 1) и неопределённый объём (остаток).
• Напротив «Неопределённого объёма» нажмите «Изменить» → выберите источник финансирования → «Распределить».
• В окне «Укажите сумму» и убедитесь, что нераспределённая сумма отсутствует → нажмите «ОК».
• Убедитесь, что поле «Не распределено» = 0 → нажмите «Завершить распределение».

• Фиксация цены договора
• Распределение неопределённого объёма
• Детализация
• Завершение распределения

Аналитику для распределения (вид затрат, КОСГУ) система берёт из потребности — из тех строк с количеством 1, которые мы привязали на Шаге 3. Поэтому так важно было выполнить привязку.

Допускается пустая спецификация или спецификация с нулевым количеством. Однако это создаст дополнительную нагрузку на экономистов, которым придётся фиксировать финансирование «с нуля».

Шаг 6. Загрузка технических заданий (ТЗ) в медицинскую ERP систему

Для каждой конкретной позиции спецификации (из прейскуранта) необходимо загрузить техническое задание. Важнейший нюанс настройки ERP: при загрузке нужно установить режим «Искать ТЗ по наименованию ТРУ» = «Да». Иначе система создаст всего одно ТЗ на всю вариацию, и оно будет постоянно перезаписываться.

Цель: Загрузить технические задания для всех позиций спецификации.

Последовательность действий:

• Меню «Заполнение» → «Заполнение спецификации (авт.)» → «Загрузить технические задания (кроме лекарств)».
• В открывшейся таблице заполните столбцы:
  • № спец. (номер строки спецификации).
  • Наименование позиции ТРУ (из НМЦК).
  • ОКПД2 / КТРУ.
  • Тип объекта закупки (1 = товар, 2 = работа, 3 = услуга).
  • Код единицы измерения (796 — шт., 876 — усл. ед.).
  • Наименование единицы измерения.
• Установите режим «Искать ТЗ по наименованию ТРУ» = «Да» (это критически важно!).
• Нажмите «Преобразовать данные» → выделите все позиции → меню «Действия» → «Создать новые технические задания».
• После появления ТЗ (чёрным цветом) выделите все строки → «Действия» → «Включить выделенные к обработке» (строки станут зелёными).
• Нажмите «Загрузить данные технические задания» → закройте таблицу.

• Загрузка ТЗ
• Загрузка данных ТЗ
•  Создание новых ТЗ
• Включение в обработку

Финальный этап загрузки ТЗ

Совет: если позиций очень много (например, более 2000), загружайте ТЗ частями по 500–1000 строк — это ускорит работу ERP системы для здравоохранения.

Шаг 7. Согласование закупочной процедуры

Финальный штрих — загружаем необходимые файлы (обоснование НМЦК, проект контракта и т.д.) и отправляем закупку на внутреннее согласование.

Цель: Юридически значимое подтверждение закупки.

Последовательность действий:

• Приложите требуемые файлы через соответствующий раздел.
• Отправьте закупочную процедуру на согласование (кнопка «Согласование» в разделе «Шапка»).

Отправка на согласование

Результат формирования закупки в медицинской ERP системе

После успешного выполнения всех шагов документ «Закупка» должен обладать следующими характеристиками:

• Установлены галочка «Неопределённый объём», а также один из двух режимов: «Рамочная выборка (с расширением)» или «Рамочная выборка (фиксированная)».
• Спецификация содержит полный прейскурант поставщика (тысячи позиций) с количеством 0.
• Ровно строк по числу вариаций имеют количество 1 и привязаны к потребности (подсвечены зелёным).
• По всем строкам загружены цены.
• Неопределённый объём распределён по финансированию, остаток = 0.
• По каждой позиции спецификации загружено техническое задание (режим поиска ТЗ = «Да»).

Такое состояние закупки — это «рамка», готовая к исполнению в ERP системы МЕДЕРП. В ней зафиксированы максимальная сумма, возможный ассортимент и аналитика финансирования. Детализация произойдёт на следующем этапе — в момент приёмки.

Контрольные точки и ошибки при работе с закупкой в ERP

Перед отправкой закупки на согласование (и тем более перед переходом к исполнению) проверьте следующее:

• Галочка «Неопределённый объём» стоит (если приёмка будет по прейскуранту).
• Режим исполнения = «Рамочная выборка (с расширением)» или «Рамочная выборка (фиксированная)» (нужный вариант выбран).
• В спецификации есть строки с количеством 1 и они привязаны к потребности (зелёный цвет).
• Цены загружены по всем позициям.
• Финансирование неопределённого объёма распределено, остаток = 0.
• Технические задания загружены, режим «Искать ТЗ по наименованию ТРУ» = «Да».

Типичные ошибки и их устранение при работе в ERP для здравоохранения:

Пример заполнения закупки в медицинской ERP системе

Ниже приведён фрагмент загрузки спецификации для группы «Строительные материалы».

Исходные данные (фрагмент Excel-файла):

Что загружается в спецификацию закупки ERP системы:

Аналогично заполняются остальные группы (электроинструменты, слесарно-монтажный инструмент, прочее). Строка с количеством 1 и ценой 1 — только одна на группу, остальные строки той же группы — с количеством 0 и реальной ценой из НМЦК.