Управление государственным имуществом: привязка объектов УГИ и БГУ

Завершаем цикл статей по работе с данными из системы «Управление государственным имуществом» Минздрава России (УГИ). В этой заключительной части разберем ключевой этап интеграции — как привязать объекты из УГИ к соответствующим объектам в 1С:БГУ. 

Для полного понимания рекомендуем ознакомиться с предыдущими материалами:

• Загрузка земли
• Загрузка транспортных средств
• Загрузка ОЦИ
• Загрузка зданий и сооружений
• Базовые функции реестра из УГИ
• Расшифровка записи реестра
• → Привязка объектов УГИ и БГУ ←

После успешной привязки мы перейдем к этапу актуализации реестра основных средств.

Давайте сосредоточимся на главном: все загруженные данные временно хранятся в реестре УГИ, и его инструменты позволяют провести сверку и пакетную обработку. Основа этого процесса — корректная связь между объектами двух систем.

Если вы предпочитаете наглядный формат, сразу переходите к нашему видео по процессу привязки:

Открытие реестра данных из УГИ

Процесс привязки осуществляется в форме реестра данных из УГИ.

• 
  Отсутствует в БГУ
  Не привязанные объекты имеют определенный статус и выделяются иконкой.

Более подробно о составе столбцов и других статусах мы разбирали в статье посвященной базовым функциям реестра из УГИ (прочитать статью).

Методологические аспекты

Прежде чем перейти к практике, кратко разберём причины, следствия и принципы, лежащие в основе корректной связки объектов между системами.

К чему происходит привязка?

Объекты из системы «Управления государственным имуществом» привязываются к записям в регистре сведений «Реестр основных средств» 1С: Бухгалтерии государственного учреждения. Именно этот реестр является источником данных для выгрузки в систему Минздрава и точкой назначения для загрузки данных обратно.

Подробнее о структуре и работе «Реестра основных средств» мы рассказывали в цикле статей, начать можно со статьи «Заполнение реестра основных средств, режимов экспорта и категорий».

Как работает привязка объектов

Процесс привязки объектов из УГИ к данным в 1С:БГУ происходит в два этапа:

• Автоматическая привязка — Система пытается автоматически идентифицировать совпадения по ведомственному или инвентарному номеру.

• Ручная привязка — Если по номеру находится больше одного объекта в 1С: БГУ, система не может однозначно определить соответствие. В этом случае требуется ручная привязка пользователем либо формирование новых записей в «Реестре основных средств».

Подходящие объекты для привязки не найдены

Бывает и обратная ситуация — когда система не находит в «Реестре основных средств» подходящих объектов для привязки. Это происходит по двум основным причинам:

• Первичная настройка синхронизации. Вы только начали работать с интеграцией, и ваш «Реестр основных средств» в 1С: БГУ еще не полностью заполнен. Данные из системы Минздрава просто не находят себе пары, так как их аналоги еще не созданы в вашей системе.

• Расхождение реестров или устаревшие данные в УГИ. В системе «Управление государственным имуществом» присутствуют ошибочные или избыточные сведения. Либо имущество уже списано в регламентированном учете (в 1С:БГУ), но эта информация не актуализирована в системе Минздрава.

Как решить проблему?

Для первого случая необходимо создать недостающие объекты основных средств в вашей системе, а для второго случая решение чаще всего лежит в плоскости системы Минздрава:

• Рекомендуемый путь: Вручную удалить проблемные записи в системе «Управления государственным имуществом» и выполнить повторную выгрузку.

• Альтернатива: Загрузить в систему Минздрава сведения, подтверждающие списание этого имущества, чтобы система автоматически актуализировала статус объектов.

От теории — к практике

Итак, с теоретическими аспектами мы разобрались. Теперь перейдем к практической части. Для начала нам необходимо определить объекты, требующие привязки, и открыть специальную форму.

После нажатия кнопки откроется форма, внимательно ознакомьтесь с данными в таблице:

• Ведомственный номер — уникальный идентификатор объекта, присвоенный в системе Минздрава (УГИ).
• Наименование — название основного средства.
• Инвентарный номер (код) — инвентарный номер или код основного средства (актуально при групповом учёте).
• Основное средство — содержит ссылку на основное средство в 1С:БГУ (если привязка выполнена).
• Инвентарный номер — отображает ссылку на инвентарный номер в учётной системе.
• Идентификатор записи (БГУ) — внутренний идентификатор соответствующей записи в «Реестре основных средств» 1С:БГУ.
• Идентификатор записи (УГИ) — внутренний идентификатор соответствующей записи в «Реестре данных из УГИ».

— Если в колонке «Идентификатор записи (БГУ)» указано значение — это означает, что объект УГИ уже привязан к записи в 1С:БГУ.
— Такие (уже привязанные) записи подсвечиваются серым цветом и не доступны для формирования новых записей.

Привязка записи вручную

В некоторых случаях требуется выполнить ручную привязку к записи «Реестра основных средств». Это может потребоваться, если:

• Некорректная автоматическая привязка: если система ранее связала объект с неправильной записью реестра.
• Дублирующиеся номера: если в системе присутствуют одинаковые инвентарные номера, что мешает корректной автоматической обработке.

Далее вы увидите форму, она разбита на два раздела:

• Шапка
• Реестр основных средств

В разделе «Шапка» отображаются сведения об объекте УГИ и включают:

• Название (1);
• Ведомственный номер (2);
• Текстовое значение инвентарного номера либо кода основного средства (3).

Раздел «Реестр основных средств» содержит командную панель и список со столбцами:

• Идентификатор — внутренний уникальный идентификатор записи в «Реестре основных средств» 1С:БГУ;
• Инвентарный номер (код) — инвентарный номер или код ОС (актуально при групповом учёте);
• Основное средство — содержит ссылку на основное средство в 1С: БГУ (если привязка выполнена);
• Инвентарный номер — отображает ссылку на инвентарный номер в учётной системе;
• Состояние — статус привязки записи к объекту системы «Управления государственным имуществом». 
• Архив — признак того, что запись помещена в архив.

Цвет строки помогает быстро идентифицировать состояние:

Для завершения привязки:

• Выделите строку (4) с основным средством;
• Нажмите на кнопку «Привязать» (5).

Если запись уже привязана к другому объекту, система выдаст предупреждение. После подтверждения связь будет переустановлена.

Нормализация данных

Перед автоматическим формированием записей в «Реестре основных средств» необходимо заполнить обязательные столбцы: «Инвентарный номер» и «Основное средство».

Строки с отсутствующей информацией в этих полях выделяются красным цветом и не могут быть обработаны.

В открывшейся форме выделите инвентарный номер (или основное средство) и нажмите «Выбрать».

Расшифровка данных формы

Для корректной привязки объектов может потребоваться детальный анализ данных, полученных из УГИ, или просмотр карточки основного средства. Для этого выполните следующие действия:

• Выделите строку, данные по которой необходимо проанализировать (1).
• Раскройте меню «Расшифровка» (2).
• Выберите необходимое действие:
  • Просмотр карточки основного средства (3) — нажмите «Основное средство».
  • Просмотр карточки инвентарного номера (4) — нажмите «Инвентарный номер».
  • Просмотр записи реестра данных из УГИ (5) — нажмите «Запись реестра данных из УГИ».
  • Просмотр записи реестра основных средств (6) — нажмите «Запись реестра основных средств».

Перед выполнением привязки рекомендуется использовать функцию расшифровки для проверки корректности и полноты данных, что поможет избежать ошибок связывания объектов.

Автоматическое формирование новых записей

При формировании новых записей в реестре основных средств обращайте внимание на цветовое кодирование строк:

• Чёрный цвет — записи доступны для обработки и будут включены в формирование.
• Серый цвет — записи ранее уже были привязаны и исключаются из обработки.
• Красный цвет — записи требуют нормализации данных (не заполнены обязательные поля).