Стоп необоснованным закупкам: Анализируем целесообразность в процессе согласования

Закупочный процесс, основанный исключительно на интуиции, может нести в себе значительные скрытые риски для бюджета и операционной деятельности. Это нередко приводит к заморозке капитала в излишних запасах, переплатам из-за недостаточного контроля ценообразования и возникновению хаоса на этапе согласования, когда дублируются уже размещенные закупки.

Для предотвращения подобных ситуаций требуется инструмент, который позволяет перевести принятие решений в плоскость взвешенного и экономически обоснованного подхода.

Таким инструментом выступает специальный отчет, функциональность которого направлена на комплексную проверку закупочной деятельности — начиная от глубокого анализа складских запасов, ценообразования и заканчивая прогнозированием будущей потребности.

Вы можете ознакомиться со всеми действиями в формате видео:

Анализ целесообразности

Теперь перейдем к практическому применению функциональности. Для этого потребуется открыть закупку, перейти в режим анализа целесообразности. Рассмотрим процесс более подробно:

• Откройте список документов «Закупка» одним из способов:
  • Откройте подсистему «Учёт закупочной деятельности» и выберите «Закупки».
  • Откройте рабочий стол, перейдите в раздел «Закупки».
• Перейдите в раздел «Состав».
• Раскройте меню «Расшифровка» (1).
• Нажмите на кнопку «Анализ целесообразности закупки» (2).
• Отчет сформируется автоматически.

• Переход в режим анализа целесообразности
• Состав формы отчета

Функциональные возможности отчета

Отчет обеспечивает комплексный анализ данных для принятия взвешенных решений о приобретении товаров, работ и услуг. Его функциональность универсальна и позволяет эффективно оценивать как материальные активы (товары), так и нематериальные (работы, услуги).

Аналитика и показатели разбиты по блокам:

• Анализ складских запасов и потребления — Выявляет позиции с избыточным уровнем запаса, медленной оборачиваемостью и неликвиды. Анализ динамики потребления позволяет определить оптимальные объемы закупки, избегая дефицита или переизбытка.

  • Решаемая задача: Оптимизировать складские запасы и спрогнозировать реальную потребность.
  • Используемые показатели: «Остаток на складе», «Статистика — выдано».

• Контроль ценовой динамики — Сравнивает текущие закупочные цены с историческими данными, визуализирует динамику, выявляет аномальные отклонения и рассчитывает дельту изменения цены.

  • Решаемая задача: Оценить обоснованность текущей стоимости и минимизировать риски завышения цен.
  • Используемые показатели: «Ценообразование».

• Мониторинг закупочного процесса — Сопоставляет ключевые этапы цикла: заявленную, утвержденную и уже размещенную в закупках потребность, обеспечивая сквозную видимость и контроль.

  • Решаемая задача: Исключить дублирование заказов и обеспечить соответствие закупок утвержденным планам.
  • Используемые показатели: «Потребность».

• Гибкое масштабирование и детализация — Детализирует информацию в ключевых разрезах: позиция спецификации, унифицированная позиция (вариации изделия), номенклатура, подразделение, фасовка и единица измерения. Это позволяет проводить анализ на любом уровне детализации.

• Анализ складских запасов и потребления
• Контроль ценовой динамики
• Мониторинг закупочного процесса

Отчет детализирует информацию в ключевых разрезах: позиция спецификации, унифицированная позиция (вариации изделия), номенклатура, подразделение, фасовка и единица измерения. Это позволяет проводить анализ на любом уровне детализации.

Режимы отображения и отборов

Отчет предоставляет возможность настраивать режимы отображения и управлять быстрыми отборами, они размещены в разделе «Параметры». Вы можете комбинировать различные настройки для получения требуемого результата.

• Режим приведения — доступно приведение показателей к одному из двух знаменателей.
  • Кратно фасовке закупки — Все показатели пересчитываются относительно стандартной упаковки/фасовки, указанной в документе.
  • В учетных единицах измерения — Данные приведены к базовым единицам измерения, используемым в системе для отчетности.
• Режим отбора — определяет на каких данных будет осуществляться анализ ценообразования, потребления и потребности.
  • По позициям — Отображает информацию, отфильтрованную строго по закупаемым позициям.
  • По изделиям — Отображает информацию, отфильтрованную по изделиям связанным с закупаемыми позициями.

Если пользователь ранее настроил дополнительные отборы и сохранил их в пользовательских настройках, они также будут отображаться в разделе «Параметры».