Раньше было хуже: Хроники специалиста ОМТО «Функциональный разрыв»

Рубрика «Раньше было хуже» | все выпуски Пользовательская история специалиста отдела материально-технического обеспечения в системе снабжения — МЕДЕРП (часть 2): как 17 шагов превратились в 4.

Мы оставили Нонну Геннадьевну в тот момент, когда она закрыла ноутбук и сказала: «Я хочу демонстрацию. Я готова». (перейти к части 1)

Прошло полгода после внедрения МЕДЕРП. Она снова пьёт кофе утром, но теперь — без нервного тика. В почте — не 38 непрочитанных писем, а 5. И все — по делу.

Коллеги из других клиник думают, что она нашла новое хобби. Она не отрицает: «Моё новое хобби — МЕДЕРП».

Но хватит слов. Давайте посмотрим, что именно изменилось в её работе по снабжению. По пунктам. По функциям.

Работа с техническим заданием

Как это было (из первой части). 47 позиций в одной закупке — это 47 раз открыть сервис Эконом-эксперт. Технические задания хранятся в папках — в качестве эталонных, либо ищутся в интернете заново для каждой закупки. Технические условия, КТРУ, единицы измерения — всё вручную.

Итог: 1–3 часов на одну закупку ежедневно.

Как это стало с МЕДЕРП. Система хранит технические задания каждой позиции и автоматически заполняет данные по ОКПД2, ОКЕИ, ОКВЭД2, КТРУ, коды мед. изделий. При указании позиции система сама определяет финансовую аналитику и подтягивает технические характеристики из справочника.

Нонна Геннадьевна теперь:

• Подбирает позиции — техническое задание подтягивается автоматически.
• Необходимо актуализировать — нажимает «Загрузить технические задания» и заполняет данные в определённом формате.
• Система проставляет коды и единицы измерения автоматически.
• Техническое задание закупки формируется автоматически на основе выбранных технических заданий позиций.

Итог: всего несколько минут вместо 3 часов ежедневной рутинной работы снабжения.

Расчёт НМЦК закупок

Как это было (из первой части). Прайсы поставщиков разбросаны по папкам, каждая папка — соответствует закупке. В каждой папке файлы с шаблоном НМЦК и коммерческими предложениями. Надо по почте разослать запросы и мониторить почту на предмет получения ответа от поставщика. Потом свести все в одном файле, исключить КП, которые не подходят.

Итог: 1–2 часа в день на сверку и актуализацию.

Как это стало с МЕДЕРП. Коммерческие предложения прикрепляются к закупке. Для расчёта НМЦК используется запрос ценовой информации с автоматическим расчётом начально-максимальной цены контракта. Это кардинально упрощает организацию снабжения и делает управление снабжением более прозрачным.

Нонна Геннадьевна теперь:

• Просматривает в запросе ценовой информации — кому были отправлены запросы и получены ответы.
• Получает новый прайс от поставщика — загружает его в систему.
• Актуализирует данные запроса ценовой информации — фиксирует данные из нового коммерческого предложения.
• Пересчитывает НМЦК с учётом нового КП.

Итог: один источник правды и никакой ручной актуализации.

Анализ ценообразования

Как это было (из первой части). Цены на позиции хранятся в отдельном Excel-файле. Он используется для понимания, насколько поставщики предоставили актуальные цены (не завысили их), и применяется в заявочной кампании — для обсчёта потребности отделений.

Итог: 1–2 часа в неделю на актуализацию файла. А также 1 час на каждую закупку для сверки с ценообразованием позиций.

Как это стало с МЕДЕРП. Цены фиксируются и актуализируются для каждой позиции автоматически с возможностью анализа динамики ценообразования по годам. Доступны возможности массовой актуализации цен для заявочных кампаний — от загрузки из прайс-листов до пересчёта с учётом инфляции. Это полностью меняет подход к учёту снабжения и процессам снабжения в целом.

Нонна Геннадьевна теперь:

• Используя анализ целесообразности — видит динамику изменения цен закупаемых позиций и процент изменения относительно текущей цены. Принимает обоснованные решения, ориентируясь не только на сведения, предоставленные поставщиками, но и на данные текущих контрактов.
• Для очередной заявочной кампании — пересчитывает цены не для всех позиций, а только новых.

Итог: один источник правды и никакой ручной актуализации.

Приёмка товара

Как это было (из первой части). Бежать на склад с бумажной накладной. Сверять 200 позиций вручную с товарной накладной и ЕИС. Цена не совпадает — звонок поставщику, поиск письма в спаме. Контрактники заняты — допсоглашение завтра. Хирурги звонят: «Где бинты?!». Каждая поставка — лотерея.

Итог: 1–2 часов на оформление одной поставки и так 5–10 раз в день.

Как это стало с МЕДЕРП. Система автоматически загружает данные приёмки из ЕИС, определяет соответствующий договор и формирует документ «Исполнение закупки» — ставит задачу техническому исполнителю. Все файлы, приложенные поставщиком, подгружаются автоматически — исключая необходимость ручного сканирования. Это пример того, как современная система снабжения берёт на себя рутинные операции.

Нонна Геннадьевна теперь:

• Открывает МЕДЕРП — видит, что есть задача.
• Открывает документ — осуществляет автоматизированную связку со спецификацией договора и потребностью:
  • Данные ЕИС однозначно связаны со спецификацией договора.
  • Хирурги понимают, что их бинты поступили на склад — открыв свою заявку.
• Программа автоматически сверяет данные ЕИС, приёмки и спецификации закупки: цены, ставки НДС, единицы измерения.
• Проверяет комплектность файлов.
• Цена не совпадает — система блокирует приёмку до приведения в соответствие.
• Кладовщик видит, что всё корректно, и отправляет дальше по маршруту согласования — экономистам.
• Документы подписываются ПЭП прямо в системе с логированием действий.

Итог: 5 минут вместо 1–2 часов. Ноль звонков, ноль нервов.

Рамочные договоры (неопределённый объём)

Как это было (из первой части). На каждое изменение состава необходимых позиций по рамочному договору — новое согласование состава с экономистами и контрактной службой: понадобилось 10 рулонов туалетной бумаги вместо 8 исходных — новое согласование; нужен перфоратор для стройки — согласуем заново; истёрлась колодка у Лада Ларгус — запускай согласование. 10 раз в год по одному и тому же договору. Бесконечные правки, версии согласования, хождение по кабинетам.

Итог: дни согласований в год по одному договору, где предусмотрена прайсовая поставка.

Как это стало с МЕДЕРП. В спецификации закупки реализован режим «Рамочной выборки». Он позволяет исполнять рамочный договор без перезапуска согласования, если требуется внести изменения в состав спецификации. Экономисты только задают общее финансирование без привязки к позициям — а на этапе приёмки уже детализируют его до позиций. Это принципиально меняет организацию снабжения и делает управление снабжением более гибким.

Нонна Геннадьевна теперь:

• Создала закупку на 3 млн с рамочной выборкой на поставку строительных материалов.
• Пришел перфоратор на 100 000 рублей — привязала к спецификации (цена и единица измерения сверились автоматически).
• Отправила экономистам — они сами выделят из общего финансирования.
• В итоге спецификация у нас автоматически детализировалась, а неопределенный объем сократился до 2,9 млн.
• Никаких новых согласований — все довольны.

Итог: 10 согласований в год по одному договору — в прошлом. Ноль правок.

Консолидация закупок для ЕИС

Как это было (из первой части). Сведение различных запросов подразделений в одну позицию, пересчёт единиц. Необходимо помнить, на какой аналог заменилось, чтобы подготовить ответы о статусе исполнения. Постоянные правки в Excel-файлах.

Итог: ручной пересчёт на одну сводную закупку. Потеря детализации относительно исходных запросов.

Как это стало с МЕДЕРП. Для взаимодействия с ЕИС используется специализированный режим «Спецификация (ВСУЗД)». Это «переводчик», который консолидирует схожие позиции в одну укрупнённую строку, сохраняет детализацию внутри системы и автоматически пересчитывает единицы измерения через коэффициент фасовки. Это эффективное решение обеспечивает комплексное снабжение без потери информации.

Нонна Геннадьевна теперь:

• Обрабатывает заявки от подразделений на три разные позиции (аналоги).
• При формировании закупки присваивает один номер спецификации.
• В карточке закупки переходит в режим «Спецификация (ВСУЗД)».
• Система консолидирует позиции для ЕИС автоматически.
• Детализация по исходным позициям сохраняется внутри системы.

Итог: секунды вместо ручного пересчёта. Без потери детализации.

Интеграция с ЕИС, ФРМО и 1С:БГУ

Как это было (из первой части). Данные из учётной системы не стыкуются с бухгалтерской системой, ЕИС, 1С:БГУ и ФРМО. Одна и та же информация вбивается по 3–4 раза в разные системы. Перенос данных между системами — ежедневно, 30–60 минут на документ.

Итог: 30–60 минут на документ. Ежедневно. Ошибки, противоречивые данные.

Как это стало с МЕДЕРП. МЕДЕРП выступает в роли единого интеграционного хаба, который обменивается данными с внешними системами. Это единая система снабжения, в которой учёт ведётся централизованно.

Что реализовано:

• ЕИС: загрузка сведений о контрактах (используя ВСУЗД), автоматическая фиксация характеристик из файла «Печатная форма контракта» по контрактам 44-ФЗ.
• Обработка основных средств вшивается в процесс приёмки:
  • Привязка к основным средствам бухгалтером.
  • Фиксация характеристик специалистом ОМТО с выгрузкой в карточку ОС 1С: БГУ.
  • Фиксация данных об оборудовании для выгрузки в ФРМО.
• 1С:БГУ: синхронизация основных средств, загрузка и актуализация сведений (характеристики в карточках ОС).
• ФРМО: передача сведений об оборудовании.
• Сквозная связь: от заявок подразделений до регламентированного учёта.

Нонна Геннадьевна теперь:

• Обрабатывает данные загруженные автоматически из ЕИС.
• Не думает о том, как это будет отражено в регламентированном учете — после приёмки данные передаются в 1С:БГУ бухгалтером.
• Характеристики основного средства заполняет после обработки бухгалтером. Карточки ОС в 1С: БГУ актуализирует автоматически.

Итог: никакого ручного переноса. Один ввод — и всё.

Проверки и архив

Как это было (из первой части). Росздравнадзор, Минздрав, Счётная палата — каждая проверка превращалась в нервный срыв и неделю в архиве. Поиск документов — часы и дни. Коробки в подвале. Сканирование, переименование, сбор папок вручную.

Итог: неделя в архиве, согнутая спина, нервный срыв и так 2–3 раза в год.

Как это стало с МЕДЕРП. Система обеспечивает структуризацию и хранение всей документации, сквозную прослеживаемость от потребности до закупки. Всё оцифровано, всё привязано к документам. Такая организация снабжения полностью исключает риск потери документов.

Нонна Геннадьевна теперь:

• Открывает МЕДЕРП — выбирает закупку за проверяемый период.
• Открывает закупку — видит всю документацию (от служебной записки и закупочной документации до данных приёмки).
• Переходит в связи — видит все приёмки.
• Открывает приёмку — видит все связанные файлы.

Итог: 2 минуты вместо недели. Данные предоставляются оперативно.

Учёт обслуживания и ремонта оборудования (ТОИР)

Как это было (из первой части). Услуги по ремонту теряются в бумажных журналах технического ремонта. Оперативно получить информацию о проведённых ремонтах по договорам — затруднительно. Нет привязки к оборудованию.

Итог: потерянная информация, неэффективное планирование ТО, проблемы при проверках.

Как это стало с МЕДЕРП. На этапе приёмки доступна возможность привязать услугу к основному средству. Данные фиксируются в системе с возможностью проследить всю цепочку: по какой заявке был осуществлён ремонт, в рамках какого договора и кто подтвердил принятые работы. Вся информация доступна из карточки основного средства. Это комплексное снабжение с полной прослеживаемостью.

Нонна Геннадьевна теперь:

• При заведении услуги указывает оборудование, которое требуется обслуживать.
• При приёмке система автоматически закрепляет услугу с целевым оборудованием.
• Данные фиксируются в карточке основного средства.

Итог: 2 минуты вместо полдня поиска. И никаких бумажных журналов.

Контроль ошибок и обязательных полей

Как это было (из первой части). Неактуальный ОКПД2 (КТРУ), несоответствие единиц измерения, неправильный КОСГУ — закупка возвращается на доработку. Сроки горят. Нервы на пределе.

Итог: постоянные возвраты, потеря времени, срыв сроков.

Как это стало с МЕДЕРП. Система не даёт согласовать закупку без заполненных обязательных полей. Встроенная валидация данных на всех этапах — от потребности и закупки до приёмки. Такой подход к управлению снабжением гарантирует, что ошибки не дойдут до контролирующих органов.

Нонна Геннадьевна теперь:

• Система информирует о незаполненных обязательных полях.
• Без корректной цены, ставки НДС и единиц измерения приёмку нельзя отправить на обработку по маршруту согласования.

Итог: ноль возвратов на доработку из-за забытых полей.

Сводная таблица: было vs стало

Что изменилось?

Нонна Геннадьевна больше не бегает по кабинетам с бумажками. Она не ищет письма в спаме. Она не молится, чтобы Excel не слетел. Она не боится проверок.

Она просто открывает МЕДЕРП и работает.

17 шагов с 6 системами превратились в единый конвейер одной системы снабжения — МЕДЕРП. 20 лет ада — в обычный рабочий день. 60–70% времени, которые уходили на рутину, теперь — на реальную работу по снабжению и на обеспечение снабжения центра материальными ценностями. На то, для чего она и приходила в отдел МТО в 2006 году.

Как МЕДЕРП улучшает работу по снабжению

Коллеги из других клиник думают, что она нашла новое хобби. Она не отрицает: «Моё новое хобби — МЕДЕРП». И показывает, как за три минуты обработать поставку, на которую раньше уходили часы.

Никто не смеётся, потому что все видят результаты эффективной системы снабжения — МЕДЕРП.