Порядок формирования технологической карты учебного часа в МЕДЕРП
Содержание
В данной статье рассмотрен этап методологии калькуляции учебного часа — формирование технологической карты учебного часа.
Технологическая карта учебного часа — это ключевой документ методологии калькуляции учебного часа, в котором фиксируется нормативная себестоимость одного академического часа образовательной услуги. Именно здесь указывается, какие материалы расходуются, какие должности преподавателей задействованы и какое оборудование используется в учебном процессе.
Основная задача этого документа — зафиксировать состав затрат (материальные, трудовые, эксплуатационные) для дальнейшего расчёта полной себестоимости, рентабельности и итоговой стоимости одного академического часа образовательной услуги.
Технологическая карта учебного часа создаётся один раз на определённый тип услуги (например, «Обучение по программе «Сестринское дело»», группа от 10 человек). В дальнейшем на её основе рассчитывается стоимость конкретных образовательных программ, а также производится актуализация цен в новых расчётных периодах.
Методологическая основа: структура затрат
В отличие от простых медицинских услуг (которые загружаются из МИС), услуги для учебного часа создаются вручную. Раздел «Состав затрат» технологической карты учебного часа включает четыре подраздела затрат:
| Подраздел затрат | Что включает | Особенности для учебного часа |
|---|---|---|
| Материальные затраты | Расходные материалы, используемые при проведении занятия | Канцтовары, раздаточные материалы, реактивы (для практических занятий), учебные пособия |
| Трудовые затраты | Оплата труда преподавателей и учебно-вспомогательного персонала | Указываются должности (лектор, ассистент, лаборант) и норма времени в минутах |
| Эксплуатационные затраты | Амортизация учебного оборудования и использование аудиторий | Учебное оборудование (проекторы, компьютеры, тренажёры), аудитории (с указанием инвентарных номеров) |
| Прочие и накладные расходы | Рассчитываются автоматически на основе показателей из документа «Показатели для расчёта ТК» | Рассчитываются экономистом на этапе «Расчёт ПЭО», в технологической карте не заполняются вручную |
Ключевое отличие методологии учебного часа — указание нормы времени в академических часах (в шапке документа) и количества слушателей в группе. Именно эти параметры определяют итоговую стоимость одного часа занятий в медицинской ERP-системе МЕДЕРП.
Пошаговая инструкция формирования технологической карты
Технологическая карта создаётся в подсистеме «Бизнес-аналитика» → «Калькуляция услуг (операций)» → «Технологические карты услуг (операций)».
Переход к созданию технологической карты в ERP-системе для медицины
Процесс создания новой технологической карты учебного часа состоит из 6 последовательных шагов.
Основные этапы создания технологической карты учебного часа в медицинском ERP-решении МЕДЕРП
Шаг 1. Заполнение раздела «Шапка» в МЕДЕРП
В разделе «Шапка» документа указываются основные параметры, которые идентифицируют технологическую карту и определяют базовые характеристики услуги.
Цель: Зафиксировать вид услуги, норму времени и количество слушателей
Последовательность действий:
- Нажмите на кнопку «Создать» в списке технологических карт.
Создание новой технологической карты в медицинской ERP-системе
- Заполните следующие данные:
- В поле «Вид прейскуранта» выберите соответствующий вид (например, «Основной прейскурант на учебный час»).
- В поле «Вид услуги» выберите «Учебный час».
- В поле «Услуга (операция)» выберите созданную ранее услугу (например, «Обучение по программе «Сестринское дело»»).
- В поле «Норма времени, часы» укажите количество академических часов (например, 1 — если карта на 1 час).
- В поле «Количество» укажите количество слушателей в группе (например, 10).
- В полях «Утверждает» и «Должность» укажите ответственное лицо (себя или руководителя подразделения).
- Нажмите на кнопку «Провести».
Заполнение раздела «Шапка» в ERP-решении для медицины
Норма времени указывается в академических часах (не в минутах!). Количество слушателей — это базовый параметр: если группа больше или меньше, стоимость часа будет пересчитана пропорционально.
Шаг 2. Заполнение подраздела «Материальные затраты»
В этом подразделе указываются расходные материалы, которые используются при проведении занятия: канцтовары, раздаточные материалы, реактивы для практических занятий и т.д.
Цель: Зафиксировать перечень и количество расходных материалов на одну группу слушателей.
Последовательность действий:
- В разделе «Состав затраты» перейдите в подраздел «Материальные затраты».
- Нажмите на кнопку «Добавить».
- В открывшемся окне в поле «Вариация изделия» раскройте список доступных значений.
Заполнение подраздела «Материальные затраты» в медицинской ERP-системе
- В появившейся форме система автоматически показывает позиции, участвующие в закупке.
- Если среди них нужная позиция отсутствует, то в поле «Привязка позиции» переключите режим отображения на «По подразделению» или «Все».
- Найдите требуемую вариацию изделия, выделите её и нажмите на кнопку «Выбрать».
Выбор позиции в медицинской ERP-системе МЕДЕРП
- Затем укажите количество, единицу измерения и нажмите на кнопку «Сохранить изменения».
Заполнение данных о количестве и единице измерения в МЕДЕРП
- По аналогии добавьте все остальные расходные материалы, которые используются в занятии.
Совет: если состав материальных затрат совпадает с другой технологической картой, то его можно скопировать используя меню «Действия» → «Заполнить состав из другой тех. карты» → в появившемся списке найти интересующую технологическую карту и выбрать её.
Заполнение подраздела «Материальные затраты» на основании данных другой тех. карты
При выборе вариации изделия система автоматически показывает позиции, участвующие в закупке. Если нужной позиции нет в списке, то в поле «Привязка позиции» переключите режим отображения на «По подразделению» или «Все». Однако, если и в этом случае позиция не найдена, то необходимо обратиться к администратору НСИ для её добавления.
Шаг 3. Заполнение подраздела «Трудовые затраты»
В этом подразделе указываются должности преподавателей и учебно-вспомогательного персонала, которые задействованы в проведении занятия.
Цель: Зафиксировать должности и норму времени сотрудников на проведение занятия.
Последовательность действий:
- В разделе «Состав затраты» перейдите в подраздел «Трудовые затраты».
- Нажмите на кнопку «Добавить».
Заполнение подраздела «Трудовые затраты» в МЕДЕРП
- В появившейся строке укажите следующую информацию:
- В поле «Должность» выберите должность из справочника (например, «Лектор», «Ассистент», «Лаборант»).
- В столбце «Норма времени» укажите время в минутах, которое сотрудник тратит на проведение занятия.
Заполнение обязательных данных в ERP-системе для медицины
- По аналогии добавьте должности всех сотрудников, которые участвуют в учебном процессе.
Совет: если состав трудовых затрат совпадает с другой технологической картой, то его можно скопировать используя меню «Действия» → «Заполнить состав из другой тех. карты» → в появившемся списке найти интересующую технологическую карту и выбрать её.
Заполнение подраздела «Трудовые затраты» на основании данных другой тех. карты
Внимание: в разделе «Трудовые затраты» норма времени указывается в минутах, а в шапке документа — в академических часах (1 академический час = 45 или 60 минут в зависимости от локального акта). Это разные величины, и путать их нельзя.
Шаг 4. Заполнение подраздела «Эксплуатационные затраты»
В этом подразделе указывается оборудование (основные средства), которое используется при проведении занятия: учебные тренажёры, проекторы, компьютеры, аудитории и т.д.
Цель: Зафиксировать оборудование и параметры его использования.
Последовательность действий:
- В разделе «Состав затраты» перейдите в подраздел «Эксплуатационные затраты».
- Нажмите на кнопку «Добавить».
Заполнение подраздела «Эксплуатационные затраты»
- В появившемся списке основных средств найдите нужное оборудование (рекомендуется использовать поиск по инвентарному номеру) и нажмите на кнопку «Выбрать».
Заполнение подраздела «Эксплуатационные затраты»
- Однако, если у основного средства не указан график эксплуатации, то сперва следует это исправить:
- Выделите строку с оборудованием.
- Раскройте меню «Действие» и нажмите на кнопку «Установить график эксплуатации».
- В открывшемся списке найдите требуемое значение и выберите его.
Переход к заполнению графика эксплуатации ОС в МЕДЕРП
- Когда основное средство добавлено в подраздел «Эксплуатационные затраты» необходимо заполнить данные в столбцах (для активации поля дважды щёлкните по нему «мышкой»):
- Норма времени (в минутах) — указывается как долго используется оборудование.
- Среднее кол-во услуг на норму — фиксируется сколько занятий может обслужить оборудование одновременно.
- Кол-во единиц — рассчитывается по формуле: 1 / количество одинаковых ОС.
- По аналогии добавьте все необходимые основные средства, которые используются в учебном процессе.
Совет: если вы используете оборудование, которого нет в списке, необходимо предварительно закрепить его за подразделением в документе «Основные средства для расчёта ТК» (см. предыдущую статью цикла).
Шаг 5. Заполнение раздела «Сведения»
Раздел «Сведения» заполняется только в том случае, если оборудование, используемое для проведения занятия, закреплено за другим подразделением.
Цель: Указать подразделение-владельца оборудования.
Последовательность действий:
- В разделе «Сведения» нажмите на кнопку «Добавить».
- В появившейся строке раскройте список подразделений и выберите то, за которым закреплено оборудование.
Переход к созданию технологической карты в МЕДЕРП
Если всё оборудование закреплено за вашим подразделением, раздел «Сведения» можно оставить пустым.
Шаг 6. Отправка на согласование
После того как все подразделы затрат заполнены, необходимо отправить технологическую карту на согласование по внутреннему маршруту.
Цель: Передать карту руководителю учебного подразделения для первичного контроля.
Последовательность действий:
- Перейдите в раздел «Шапка» документа и нажмите на кнопку «Согласование».
Переход к согласованию документа в ERP-решении для медицины
- В появившейся форме, если нет замечаний нажмите на кнопку «Согласовать».
- Откроется карточка согласования, в которой требуется подписать документ нажатием на одноимённую кнопку.
Согласование документа в ERP-решении для медицины
После отправки на согласование статус технологической карты изменится на «Утверждение руководителем подразделения». Дальнейшую работу с документом продолжит руководитель учебного подразделения, а затем — экономист и руководители ПЭО/ФЭО.
Результат формирования технологической карты в МЕДЕРП
После успешного выполнения всех шагов вы имеете:
- Один документ «Технологическая карта услуги (операции)» со статусом «Утверждение руководителем подразделения» (отправлен на согласование).
- Заполнены все обязательные поля раздела «Шапка»: вид прейскуранта, вид услуги (Учебный час), услуга (операция), норма времени в часах, количество слушателей.
- Заполненный подраздел «Материальные затраты» содержит все расходные материалы, используемые в занятии.
- Заполненный подраздел «Трудовые затраты» содержит все должности преподавателей и вспомогательного персонала с нормой времени в минутах.
- Заполненный подраздел «Эксплуатационные затраты» содержит всё оборудование и аудитории с указанием инвентарных номеров, графиков эксплуатации и расчётных параметров.
- Документ проведён и отправлен на согласование.
Это состояние технологической карты — «база», готовая к расчёту себестоимости экономистом. На следующем этапе руководитель учебного подразделения проверит состав технологической карты, а затем экономист рассчитает накладные расходы, полную себестоимость и рентабельность услуги.
Контрольные точки и ошибки
Перед отправкой технологической карты на согласование проверьте следующее:
- Вид услуги = «Учебный час».
- Норма времени (часы) заполнена и соответствует реальной длительности занятия.
- Количество слушателей указано корректно.
- Все материальные затраты выбраны из справочника (не введены текстом).
- В трудовых затратах норма времени указана в минутах (не в часах!).
- Для оборудования в эксплуатационных затратах установлен график эксплуатации.
- Документ проведён (не просто записан).
Типичные ошибки и их устранение:
| Ошибка | Причина | Способ устранения |
|---|---|---|
| Вид услуги = «Простая медицинская услуга» | Выбран не тот вид услуги | Измените вид услуги на «Учебный час». При необходимости создайте новый вид прейскуранта |
| В трудовых затратах норма времени указана в часах | Неправильное понимание единиц измерения | Переведите часы в минуты (1 час = 60 минут). Жёстко следуйте правилу: в трудовых затратах — минуты |
| Для оборудования не установлен график эксплуатации | Пропущен шаг установки графика | Выделите строку → меню «Действие» → «Установить график эксплуатации» → выбрать график |
| Нужная вариация изделия не найдена в списке | Неправильная привязка позиций или отсутствие в НСИ | Переключите «Привязку позиций» на «По подразделению» или «Все». Если не появилась — обратитесь к администратору НСИ |
| Документ не отправляется на согласование | Документ не проведён | Нажмите «Провести» в шапке документа, затем повторите попытку «Согласовать» |
Пример заполнения
Для наглядности приведём пример заполнения технологической карты для учебного часа по программе «Сестринское дело» (группа 10 человек).
Исходные данные:
- Вид прейскуранта: «Учебный час (образовательные услуги)».
- Услуга (операция): «Обучение по программе «Сестринское дело» (группа от 10 чел.)».
- Норма времени: 1 академический час.
- Количество слушателей: 10 человек.
Заполненный раздел «Материальные затраты»:
| Вариация изделия | Количество | Единица измерения |
|---|---|---|
| Тетрадь | 10 | шт. |
| Ручка шариковая | 10 | шт. |
| Бахилы | 10 | шт. |
| Маска | 10 | шт. |
| Шапочка | 10 | шт. |
Заполненный раздел «Трудовые затраты»:
| Должность | Норма времени (минуты) |
|---|---|
| Лектор | 60 |
| Ассистент | 60 |
Заполненный раздел «Эксплуатационные затраты»:
| Оборудование (инв. номер) | Норма времени (мин.) | Среднее кол-во услуг на норму | Кол-во единиц |
|---|---|---|---|
| Проектор (инв. № 12345) | 60 | 1 | 1 |
Общая сумма технологической карты на этом этапе не рассчитана — это произойдёт на этапе «Расчёт ПЭО», когда экономист нажмёт кнопки «Рассчитать накладные расходы» и «Рассчитать полную себестоимость».
Сегодня я многое понял о работе ERP для медицины
Формирование технологической карты учебного часа — это первый и ключевой этап методологии калькуляции учебного часа.
Именно здесь закладывается корректная структура затрат, которая в дальнейшем будет использована для расчёта себестоимости и рентабельности образовательной услуги.
Ключевые результаты корректно сформированной технологической карты:
- Заполнены все подразделы затрат: материальные, трудовые, эксплуатационные.
- Указана норма времени в академических часах (шапка) и норма времени в минутах (трудовые и эксплуатационные затраты).
- Указано количество слушателей в группе.
- Документ проведён и отправлен на согласование.
Практические рекомендации:
- Не путайте единицы измерения времени. В шапке — академические часы, в трудовых и эксплуатационных затратах — минуты. Это частая ошибка, которая приводит к некорректному расчёту себестоимости.
- Используйте копирование состава из другой карты. Если у вас есть типовой набор материалов или оборудования — это сэкономит время и снизит риск ошибок.
- Проверяйте наличие оборудования в справочнике. Если оборудование не найдено — обратитесь к администратору НСИ для закрепления ОС за подразделением.
- Всегда нажимайте «Провести», а не «Записать». Проведённый документ корректно сохраняет все внесённые данные и позволяет продолжить работу.
- Перед отправкой на согласование пройдитесь по контрольным точкам из статьи. Это сэкономит время на доработках.
Автоматизация медицинской деятельности
Если вы ищете ERP-систему здравоохранения, то ознакомьтесь с решением МЕДЕРП от ООО «КБФИТ»:
перейти к экосистеме | перейти к МЕДЕРП | перейти к статьям mederp.ru
