От реестра к архиву: поддерживаем актуальность основных средств

В процессе ведения учета основных средств возникает необходимость в архивировании записей с целью актуализации данных. Архивированию подлежат записи, имеющие исторический характер, в то время как актуальные данные остаются в открытом доступе. Для решения данной задачи в системе МЕДЕРП предусмотрена возможность массового архивирования записей на основании предварительно подготовленного реестра.

Массовое архивирование позволяет оптимизировать работу с данными, обеспечивая своевременное скрытие неактуальной информации и сокращение объема используемых данных в оперативном доступе.

• 
  Для выполнения операций архивирования основных средств необходимо обладать правами администратора НСИ. Подробная информация о назначении прав доступа изложена в материалах: перейти к чтению

Вы можете ознакомиться с действиями в формате видео:

От реестра к архиву: поддерживаем актуальность основных средствСегодня мы расскажем о том, как эффективно организовать работу с архивными данными в системе МЕДЕРП и провести массовое архивирование основных средств по реестру. В процессе ведения учета основных средств периодически возникает необходимость в архивировании записей. Эта процедура помогает поддерживать данные в актуальном состоянии, оставляя в открытом доступе только текущую информацию, в то время как устаревшие или исторические сведения перемещаются в архив. Тип: ВИДЕОЗагружено: 18.09.25

Подготовка к архивированию

Для инициации процесса массового архивирования основных средств по реестру требуется выполнить следующую последовательность действий:

• Выполнить авторизацию в системе под учетной записью, обладающей правами администратора НСИ.
• Осуществить переход в подсистему «Учет оборудования».
• В разделе «НСИ» выбрать пункт «Основные средства».
• В открывшемся списке основных средств раскрыть меню «Еще» (1).
• Нажать на кнопку «Архивирование по реестру» (2).

 

Открытие формы «Архивирование по реестру»

Интерфейс формы архивирования состоит из двух последовательных разделов:

• Внешние данные — предназначен для загрузки данных из подготовленного табличного документа.
• Преобразованные данные — предоставляет функционал для помещения идентифицированных основных средств в архив или их возврата из архива.

Загрузка реестра для архивирования

Для загрузки данных вам потребуется подготовить файл в формате табличного документа — проще говоря, в виде электронной таблицы Excel. В этом файле должен присутствовать всего один столбец, который будет использоваться для идентификации основного средства. Именно по этому столбцу система сможет распознать и обработать информацию.

Рекомендуем заранее убедиться, что данные в столбце заполнены корректно и не содержат ошибок — это поможет избежать проблем при загрузке.

Для загрузки реестра необходимо:

• В табличное поле, расположенное в интерфейсе, вставить данные из подготовленного реестра. Вставка производится в первую ячейку второй строки (1).
• Нажать на кнопку «Преобразовать» для запуска процесса обработки и идентификации данных (2).

Идентификация основных средств осуществляется по значению «Инвентарный номер (код)». При подготовке реестра необходимо указать инвентарный номер для основного средства, по которому ведется индивидуальный учет, или код основного средства — при групповом учете.

Обработка преобразованных данных

После успешного преобразования данных становится доступным раздел «Преобразованные данные». В данном разделе предоставляется возможность:

• Помещение объектов в архив
• Возврат объектов из архива

Перед выполнением операций архивирования осуществляется контроль полноты идентификации основных средств. Все записи в реестре должны быть успешно идентифицированы.

Функциональные возможности раздела «Преобразованные данные»:

• 
  Для возврата к разделу «Внешние данные» следует нажать на кнопку «Внешние данные».
• 
  Для помещения основных средств в архив нажмите на кнопку «Поместить в архив» в меню «Действия».
• 
  Для возврата основных средств из архива используйте кнопку «Извлечь из архива» в меню «Действия».
• 
  Для добавления нового основного средства раскройте меню «Действия» и нажмите на кнопку «Добавить».
• 
  Для добавления основного средства копированием выделите строку и нажмите на кнопку «Скопировать» в меню «Действия»
• 
  Для удаления лишних записей необходимо выделить строки, раскрыть меню «Действия» и нажать на кнопку «Удалить».

 

Доступные действия с преобразованными данными

После успешного выполнения операций архивирования или возврата из архива система автоматически формирует соответствующее уведомление, информирующее о результате операции. Это означает, что процесс завершён корректно, и никаких дополнительных действий с вашей стороны не требуется.