Категорирование объектов оснащения при лицензировании мед. организаций

Об аспектах категорирования объектов при оснащении медицинских организаций | узнать больше 101, 105, 21 и «материальный запас» — главная зона риска при отражении в ФРМО. Если у вас есть решение для автоматизации процесса лицензирования медицинских учреждений — МЕДЕРП, то данная процедура будет проходить проще.

Введение: почему бухгалтерский учёт мешает лицензированию

В первой статье цикла мы разобрали, где искать стандарты оснащения. Во второй — как правильно назвать помещения и привязать их к подразделениям.

Теперь у вас есть:

• актуальный приказ Минздрава со стандартом оснащения;
• перечень оснащения, которое должно быть в отделении;
• правильно оформленные помещения с привязкой к зданиям и подразделениям.

Осталось, казалось бы, самое простое: внести данные в ФРМО. Но именно здесь возникает коллизия, о которой многие узнают только при обращении в бухгалтерию.

Дело в том, что объект стандарта оснащения в бухгалтерском учёте организации может числиться на трёх разных счетах:

• 101 счёт — «Основные средства» (с инвентарным номером);
• 105 счёт — «Материальные запасы» (срок службы до 12 месяцев);
• 21 счёт — «Основные средства в оперативном учёте» (без инвентарного номера).

Далее начнутся поиски, изучение материалов и возникнут сложности:

• В ФРМО есть только раздел «Оборудование», а раздела «Расходные материалы» (или «Материальные запасы») — нет.
• Для каждой пары (основное средство + ЦМО) в оперативном учёте надо заводить свою карточку.
• Название в ФРМО должно соответствовать стандарту, а одно и то же основное средство для разных профилей подразделений может соответствовать разным объектам оснащения.

Проблема в том, что ФРМО не знает этих тонкостей. А проверяющему всё равно, на каком счете учтена купленная кушетка или глюкометр. Но от категории учёта зависит, как вы сможете идентифицировать объект на балансе учреждения и сможете ли вообще.

В этом материале мы разберём каждую категорию, выявим зоны риска и дадим практические рекомендации, как не провалить лицензирование из-за бухгалтерских тонкостей.

Три категории учёта: 101, 105, 21 — в чём разница

Для начала — краткий ликбез. Все нефинансовые активы в государственных (и не только) учреждениях делятся на категории в зависимости от срока полезного использования и стоимости.

Что это значит при лицензировании:

• Основные средства на балансе (101 счёт): вносить в ФРМО проще всего — есть инвентарный номер, балансовая стоимость, карточка учёта, можно найти регистрационные удостоверения. Это самый понятный для всех вариант.
• Основные средства в оперативном учёте (21 счёт): сложнее, но можно — используйте внутренний код вместо инвентарного номера для упрощения идентификации. Также придумайте свой префикс, чтобы в момент перемещения или списания объект можно было легко найти. Код можно сформировать по шаблону (например, «000003-001-1»), где «001» — код целевого подразделения, за которым объект числится.
• Материальные запасы (105 счёт): ⚠️ зона повышенного риска — в ФРМО нет отдельного раздела для материальных запасов, единственный на момент написания статьи вариант — вносить через раздел «Оборудование».

Особенности каждой категории: как вносить в ФРМО

Рассмотрим каждую категорию подробнее. Ниже — конкретные инструкции по внесению в ФРМО для каждой из трёх групп учёта, с примерами и типичными ошибками.

Категория 1. Основные средства на балансе (счёт 101)

Это объекты со сроком полезного использования более 12 месяцев. Они стоят на балансе, имеют инвентарный номер, амортизируются, как правило, по ним есть регистрационные удостоверения — и находятся под пристальным контролем.

Примеры:

• кушетка
• шкаф
• весы с ростомером
• анализатор
• стол операционный
• холодильник
• бактерицидный облучатель

Как вносить в ФРМО: здесь понятно, к кому обращаться — к бухгалтеру, можно запросить остатки по отделению: есть инвентарный номер и карточка учёта. Наименование должно начинаться с названия из стандарта, затем в скобках — модель.

Пример: «Кушетка (Стол медицинский для осмотра и обследования модели 408)»

Категория 2. Основные средства в оперативном учёте (счёт 21)

Это объекты, которые учитываются, но не стоят на балансе. У них нет инвентарного номера, но можно присвоить внутренний код.

Примеры:

• малый хирургический набор
• негатоскоп
• стетофонендоскоп
• укладка для оказания медицинской помощи
• термометр медицинский

Запрос информации из бухгалтерии: стоимость данных объектов невелика, поэтому следует запросить остатки по 21 счёту — так бухгалтер поймёт вас быстрее.

Как вносить в ФРМО: используйте внутренний код, если инвентарный учёт по ним не ведётся. Код можно сформировать по шаблону: [Код ОС]-[Код отделения]-[Порядковый номер].

• Код ОС — это внутренний код основного средства по данным регламентированного учёта.
• Код отделения — например, последние три цифры подразделения.
• Порядковый номер — счётчик из трёх цифр для решения проблемы привязки к разным помещениям или стандартам оснащения.

Важно: отсутствие инвентарного номера не освобождает от внесения в ФРМО. В ФРМО в таких случаях можно указать (б/н), но для поиска и идентификации основных средств лучше завести единообразную логику, как было указано ранее, так как одну и ту же карточку основного средства не получится привязать к разным подразделениям либо обеспечить однозначную привязку к стандарту оснащения.

Категория 3. Материальные запасы (счёт 105)

Это объекты со сроком полезного использования до 12 месяцев (или вовсе одноразовые). Они учитываются на соответствующих счетах — 105.xx, инвентарных номеров у них нет.

Примеры:

• мешок Амбу
• контейнер
• одноразовый шпатель
• лента сантиметровая
• термометр (может не быть на 21 счёте)
• ёмкость для дезинфекции и отходов

Проблема: ФРМО не имеет отдельного раздела для материальных запасов. На момент написания статьи их можно вводить только в раздел «Оборудование».

Как правило, дополнительных контролей в случае с материальными запасами и тем более соответствия стандартам оснащения не производят. В случае с оборудованием просто так списать нельзя, а материалы старшая медицинская сестра отделения могла списать, хотя физически они ещё могут оставаться в отделении. В таких случаях нужно либо отменять списание, но если данные уже отражены в модуле сбора данных подсистемы учёта и отчётности (МСД ПУиО), то остаётся только просить сделать сторнировку списания.

Запрос информации из бухгалтерии: данные объекты находятся в ведении другого бухгалтера — того, кто отвечает за материальные запасы.

Логика заведения похожа на работу с основными средствами в оперативном учёте (21 счёт). Только вместо кода основного средства использовать код номенклатуры.

При заполнении карточки оборудования в ФРМО обязательно необходимо указать дату ввода в эксплуатацию. Наиболее подходящим в этом случае будет указать дату требования или накладной, которым был получен материальный запас.

Три пути решения проблемы с материальными запасами

Давайте разберём наиболее критичную, с нашей точки зрения, проблематику — внесение сведений о материальных запасах (МЗ). Возможны три сценария развития ситуации в зависимости от позиции проверяющего.

На текущий момент МЗ в ФРМО нужно вносить через раздел «Оборудование», а пояснительную записку готовить как подстраховку — после расширения функциональных возможностей подсистем ЕГИСЗ надо будет найти эти объекты и удалить.

Как объяснить проверяющему: готовим пояснения по МЗ

Учитывая, что ФРМО не имеет отдельного раздела для материальных запасов, и вы примете решение вносить эти сведения в раздел «Оборудование», следует заранее подготовить документы, которые объяснят проверяющему вашу логику.

Что можно подготовить для проверки:

• Акт о наличии материальных запасов — подписанный заведующим отделением и бухгалтерией, с перечнем всех МЗ-позиций из стандарта оснащения.
• Пояснительная записка — о том, что ФРМО не имеет отдельного раздела для МЗ, поэтому они внесены в раздел «Оборудование» с пометкой «материальный запас» (или не внесены — но тогда выше риск).
• Документы, подтверждающие приобретение — договоры, накладные, акты списания (для МЗ со сроком службы ≤ 12 месяцев).
• Внутренний регламент учёта МЗ — если он есть в организации, либо учётную политику.

Рекомендация: лучшая стратегия — внести все МЗ-позиции в ФРМО в раздел «Оборудование», указав в наименовании пометку «(МЗ (до 12 мес.))». Да, это технически не идеально, но это лучше, чем «Нет сведений». А пояснительную записку сохранить у себя на случай, если проверяющий задаст вопросы.

В стандартах оснащения встречается формулировка «по требованию» вместо конкретного количества. Это одна из самых частых ловушек. Многие организации ошибочно полагают, что:

• «по требованию» →
• → «опционально» →
• → «можно не вносить в ФРМО»

«По требованию» означает: объект оснащения должен быть в наличии, когда возникает клиническая необходимость. Проверяющий в момент лицензирования вправе запросить подтверждение наличия такого объекта или возможности его оперативного приобретения.

Что делать: все эти позиции должны быть либо внесены в ФРМО (лучший вариант), либо необходимо подготовиться к тому, чтобы обосновать, почему они «не требуются».

Алгоритм действий при подготовке к лицензированию

Процесс ручной подготовки к лицензированию требует системного подхода. Давайте разберём его пошагово, чтобы превратить хаос из «Нет сведений» в упорядоченный реестр.

Для начала подготовьте основной файл:

• Найдите состав стандарта оснащения и сохраните его в Excel с указанием в столбцах:
  • П/п— порядковый номер из стандарта оснащения.
  • Объект оснащения — наименование по стандарту.
  • Требуемое количество — зафиксируйте «по требованию» либо требуемое количество из стандарта.
  • Комментарий — для фиксации сведений.
  • Инвентарный номер/код — для заполнения данных.
  • Наименование в ФРМО — для фиксации данных из ФРМО.
  • Фактическое количество — укажите «Нет сведений».
• Определите, какое отделение лицензируется и за каким помещением должны числиться объекты.
• Запросите сведения у тех, кто курирует ведение структуры помещений и подразделений в ФРМО.

Для каждой позиции с пометкой «Нет сведений» выполните следующие шаги. Не пропускайте ни один — это системный процесс.

Разграничение ответственности: кто за что отвечает

Одна из главных причин появления пометки «Нет сведений» — отсутствие чёткого распределения ролей. Когда непонятно, кто собирает данные, кто вносит, кто проверяет, то — информация теряется.

Чек-лист: готовность по категориям учёта

Прежде чем подавать заявку на лицензирование, выполните все пункты этого чек-листа. Особое внимание — материальным запасам и позициям «по требованию». Отметьте каждый пункт и только после этого начинайте работу с реестром.

Актуальная версия чек-листа: