Жизненный цикл ПО: обработка закупки специалистом контрактной службы

Цикл услуг информационных технологий | узнать большеИзучите пользовательскую историю от специалиста контрактной службы по обработке и утверждении закупки в ERP-системе для государственных медицинских учреждений — МЕДЕРП

В данной истории от пользователя вы поэтапно изучите полный цикл обработки закупки исполнителем контрактной службы — от настройки списка задач до финального утверждения документа простой электронной подписью. Материал предназначен для исполнителей контрактных служб и специалистов, участвующих в согласовании закупочной документации.

Жизненный цикл ПО обработка закупки специалистом КСКБФИТ подготовил для вас новый материал, который поможет разобраться в обработке закупки на этапе работы специалиста контрактной службы. Статья адресована специалистам контрактных служб государственных и медицинских организаций, а также всем, кто отвечает за проверку и утверждение закупочной документации. В статье мы разберём полный жизненный цикл обработки закупки — от настройки задач до фиксации результата согласования. Тип: ВИДЕОЗагружено: 02.05.26

User-story последовательно освещает ключевые операции медицинской ERP-системы, связанные в единый рабочий процесс обработки закупки исполнителем контрактной службы.

• Настройка режима вывода задач на «Закупки и договора»
• Корректировка срока исполнения задачи
• Просмотр разделов документа: сведения о закупке, состав, финансирование
• Печать технического задания
• Проверка присоединённых файлов (НМЦЦ, ТЗ)
• Согласование и подписание документа простой электронной подписью (ПЭП)
• Проверка лога согласования

Особенность учёта: Обработка закупки исполнителем контрактной службы выполняется на этапе «Обработка исполнителем (КС)». После подписания простой электронной подписью запись фиксируется в логе согласования с видом «Утверждено».

• Настройка режима вывода задач
• Корректировка срока исполнения
• Проверка документа по разделам
• Печать и проверка технического задания
• Контроль присоединённых файлов
• Согласование и подписание ПЭП
• Контроль лога согласования

Основные этапы обработки закупки специалистом контрактной службы в ERP для медицины

1. Начало работы с задачами в МЕДЕРП

Работа исполнителя контрактной службы начинается с правильной настройки отображения задач. Это позволяет быстро найти именно те документы, которые требуют обработки, и при необходимости скорректировать срок их исполнения.

Обработка закупки: начало работы с задачами специалиста КСКБФИТ подготовил для вас новый материал, который поможет разобраться с первым и самым важным этапом обработки закупки — настройкой отображения задач. Статья адресована специалистам контрактных служб государственных и медицинских организаций. В статье мы покажем, как правильно организовать старт работы, чтобы ничего не упустить и соблюсти все сроки. Тип: ВИДЕОЗагружено: 02.05.26

1.1. Выбор режима вывода задач и фильтрация (01:10–01:47)

Для выбора режима вывода задач выполните следующие действия:

• Выберите режим вывода задач «Закупки и договора».
• В таблице «Мои Задачи» найдите интересующую задачу для документа.

Фильтрация задач по режиму отображения

1.2. Изменение срока исполнения задачи (01:48–02:29)

Теперь, когда нужная задача найдена, при необходимости можно изменить срок её исполнения. Это бывает удобно, если документ требует дополнительной проработки.

Выполните действия:

• Выделите нужную строку или сразу несколько строк.
• Раскройте меню «Действия».
• Нажмите на кнопку «Изменить срок исполнения».
• В открывшемся окне укажите новую дату.
• Подтвердите изменение, закрыв предупреждение системы.

Изменение срока исполнения задачи в ERP системе

2. Детальная проверка документа ERP системы

Перед принятием решения об утверждении необходимо убедиться в корректности всех данных документа. Это включает проверку сведений о закупке, состава, финансирования и присоединённых файлов.

Детальная проверка документа специалистом КСВ статье мы покажем, как ничего не упустить при проверке закупки и подготовить документ к согласованию. Тип: ВИДЕОЗагружено: 02.05.26

2.1. Просмотр разделов (02:35–03:26)

Прежде чем утвердить документ ответственный сотрудник обязательно должен произвести его проверку.

Чтобы это выполнить необходимо:

• Откройте документ «Закупка».
• Последовательно проверьте данные в разделах:
  • «Шапка» — отображается общая информация о документе.
  • «Сведения о закупке» — отображается нормативно-правовая основа закупки: вид позиции плана ФХД, конкретная позиция плана, вид и способ закупки, реестровый номер, плановые сроки проведения закупки.
  • «Состав» — отображается перечень изделий и их количество.
  • «Финансирование» — выводится распределение средств.
  • «Участники Согласования»— отображается список сотрудников, задействованных в процессе согласования документа, с указанием этапов согласования и ролей каждого участника.

Проверка документа ERP системы здравоохранения

2.2. Проверка режима ВСУЗД (03:27–03:50)

Проверка данных в режиме «Спецификация (ВСУЗД)» позволяет выявить несоответствия до отправки документа на согласование.

Выполните действия:

• В разделе «Состав» измените режим отображения на «Спецификация (ВСУЗД)».
• Проверьте данные.

Проверка режима «Внешней системы учета закупочной деятельности» (ВСУЗД)

2.3. Проверка присоединённых файлов (03:51–04:28)

На этапе проверки документа особое внимание стоит уделить комплектности присоединённых файлов — их наличие является обязательным условием для успешного согласования.

Выполните следующие действия:

• В разделе «Состав» измените режим отображения на «Спецификация (ВСУЗД)» и проверьте данные.
• Нажмите на кнопку «Присоединенные Файлы».
• В открывшейся форме проверьте на наличие всех необходимых файлов для закупки.
• Выберите файл «Обоснование начальной (максимальной) цены контракта» и нажмите на кнопку «Открыть».
• Проверьте данные из файла на соответствие режиму «Спецификация (ВСУЗД)».

2.4. Печать технического задания (04:29–05:14)

Техническое задание — один из ключевых документов закупки, поэтому перед согласованием его необходимо распечатать и убедиться в корректности данных.

Для печати технического задания выполните следующие действия:

• Нажмите на кнопку «Печать» и выберите «Печать технического задания (кроме лекарств)».
• Открылась форма Технического задания.
• Для печати нажмите на иконку с принтером.
• Для сохранения технического задания на компьютер нажмите на кнопку «Сохранить на компьютер».
• Выберите формат и нажать «Сохранить».

Печать технического задания закупки медицинской ERP

3. Принятие решения и фиксация результата в системе ERP

Финальный этап — это непосредственное утверждение документа с использованием простой электронной подписи и контроль фиксации результата в логе согласования.

Обработка закупки: принятие решения и фиксация результата специалистом КС В статье мы покажем, как правильно завершить обработку закупки и убедиться, что решение зафиксировано в системе. Тип: ВИДЕОЗагружено: 02.05.26

3.1. Согласование и подписание документа (05:21–05:50)

После того как документ проверен и укомплектован, наступает момент финального решения — утверждения документа.

• Перейдите в раздел «Шапка».
• Нажмите на кнопку «Согласовать».
• Выберите способ «Завершить обработку закупки».
• В открывшейся карточке подпишите документ нажатием на соответствующую кнопку.

3.2. Проверка лога согласования (05:51–07:00)

Когда документ утверждён, чтобы убедиться, что решение зафиксировано системой, можно перейти в раздел «Лог согласования».

Выполните действия:

• Перейдите в раздел «Лог Согласования».
• Убедитесь, что запись «Утверждено» появилась.
• При необходимости просмотрите полный текст замечаний с помощью расшифровки интересующего этапа.

Проверка лога согласования в ERP здравоохранения