Жизнь лицензии на ПО: от создания потребности до отправки на согласование

В данной статье вы поэтапно изучите полный цикл создания документа «Потребность к закупке» в системе КБФИТ — от инициализации и заполнения основных реквизитов до формирования состава и запуска процедуры согласования. Материал предназначен для начальников отделов информационных технологий, экономистов и сотрудников, ответственных за формирование планов закупок.

Видеоинструкция последовательно освещает ключевые операции, связанные в единый рабочий процесс создания и оформления потребности к закупке на 2026 год.

• Создание нового документа «Потребность к закупке»
• Привязка к позиции плана ФХД и назначение маршрута согласования
• Формирование состава потребности с указанием количества и цены
• Заполнение классификатора ОКПД2 для позиций закупки
• Запуск процесса согласования документа

Особенность учёта: Документ «Потребность к закупке» является первичным документом планирования закупочной деятельности и требует обязательного заполнения классификаторов (ОКПД2) для корректного отражения в отчётности.

• Настройка и создание документа потребности
• Формирование состава с распределением финансирования
• Заполнение обязательных реквизитов и классификаторов
• Запуск и контроль процесса согласования

1. Создание потребности к закупке

Работа начинается с создания нового документа «Потребность к закупке». На этом этапе необходимо определить базовые параметры документа: год планирования, тип закупаемых изделий, привязку к бюджетной статье и назначить ответственных за согласование.

1.1. Настройка рабочего стола и выбор года (01:32–01:46)

Для начала работы перейдите в подсистему планирования закупок и создайте новый документ.

• На рабочем столе перейдите в раздел «Потребность».
• В поле «Год потребности» выберите значение «2026 г.».
• Нажмите на кнопку «Создать» в командной панели списка.

1.2. Выбор типа изделия и позиции плана ФХД (01:47–02:35)

После открытия формы создания укажите тип закупаемых изделий и привяжите документ к соответствующей позиции плана финансово-хозяйственной деятельности.

• Нажмите на кнопку открытия поля «Направление», затем кнопку выбора.
• В окне «Направление работы организации» нажмите «Выбрать» для подтверждения.
• Нажмите на кнопку открытия поля «Тип Изделия», затем кнопку выбора.
• В окне «Укажите тип изделия» нажмите «Выбрать» для подтверждения.
• Нажмите кнопку выбора у поля «Плана ФХД».
• В окне «Позиции плана ФХД» найдите и выберите строку с предметом закупки:
  • Дата: 01.10.2025 12:00:01
  • Номер: 44_26_00004
  • Предмет закупки: Закупка услуг и работ на 2026 год (КВР- 244)

1.3. Назначение исполнителя и маршрута согласования (02:36–02:56)

Определите ответственного исполнителя и маршрут, по которому документ будет проходить согласование.

• Из выпадающего списка «Исполнитель ЦО» выберите «Степенко Юрий Александрович».
• Нажмите кнопку выбора у поля «Маршрут Согласования».
• В окне «Маршруты согласования» выберите подходящий маршрут и нажмите «Выбрать».
• Для сохранения введённых данных нажмите на кнопку «Провести».

2. Заполнение раздела Состав

После настройки основных параметров документа переходим к формированию его состава — добавлению конкретных позиций (изделий или услуг), которые планируется закупить, с указанием количества, цены и подразделения-заказчика.

2.1. Добавление позиции из справочника изделий (03:47–04:11)

Состав формируется путём выбора позиций из общего справочника изделий системы.

• Перейдите к закладке «Состав».
• Нажмите на кнопку «Редактирование», а далее  «Заполнение (без Заявок)» и нажмите  «Добавить».
• В открывшемся окне «Выбор позиции» измените значение переключателя «Режим Вывода» на «Все».
• В строке поиска введите текст для фильтрации.
• Выберите подходящую позицию (например, антивирусное ПО) и нажмите «Выбрать».

2.2. Распределение финансирования и назначение подразделения (04:12–04:44)

Для каждой добавленной позиции необходимо указать количественные и финансовые параметры, а также определить подразделение-получатель.

• В окне «Распределение финансирования (количественный)» укажите параметры позиции:
  • В поле «Финансирование» введите «1000,00»
  • В поле «Цена» введите «1 500,00»
• Нажмите кнопку выбора у поля «Подразделение».
• В окне «Подразделения организаций» выберите строку:
  • Код: 000000005
  • Наименование: Отдел информационных технологий
• Нажмите «Выбрать», затем «Распределить» для сохранения распределения.

2.3. Изменение количества позиции (04:45–05:07)

При необходимости можно оперативно скорректировать количество уже добавленной в состав позиции.

• В основном окне документа нажмите на кнопку «Редактирование» и выберите  «Изменение объема».
• В окне «Изменение объема» нажмите «Изменить объема».
• В окне «Введите количество» укажите новое значение — «1500,00» и нажмите «Выбрать».

3. Настройка состава, заполнение ОКПД2 и завершение действия

Финальный этап включает детальную настройку отображения состава, обязательное заполнение классификационных кодов (ОКПД2) для корректного учёта и непосредственный запуск процедуры согласования созданного документа.

3.1. Переключение режимов отображения состава (05:51–06:28)

Система предоставляет несколько режимов отображения данных состава для удобства контроля и анализа.

• Перейдите к закладке «Состав»
• Последовательно измените значение переключателя «Режим отображения» для просмотра:
  • «Подразделения» — группировка по подразделениям-заказчикам
  • «Исполнение» — отображение по статьям финансирования
  • «Детальный» — подробный вид по каждой позиции (вернитесь к этому режиму)

3.2. Заполнение кодов ОКПД2 для позиций (06:29–06:45)

Заполнение общероссийского классификатора продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2) является обязательным требованием для отчётности.

• Нажмите на кнопку «ЗаполнитьОКПД2_ПФХД» в меню «Редактирование».
• В открывшемся классификаторе в строке поиска введите «анти», найдите и выберите код 58.29.
• Для каждой позиции нажмите «Выбрать»

3.3. Добавление комментариев (06:46–07:19)

Перед отправкой документа на согласование можно добавить поясняющие комментарии для согласующих лиц.

• Нажмите на кнопку «Оставить Комментарий».
• В окне «Введите текст:» введите сообщение для согласующих, например: «Прошу проверить объем».
• Нажмите «Ок» для сохранения комментария.

Запуск согласования (07:20–07:46)

После проверки и заполнения всех данных документ готов к отправке на согласование. Процесс инициируется с помощью электронной подписи.

• Перейдите в раздел «Шапка» и нажмите на кнопку «Согласование».
• В открывшемся окне нажмите на кнопку «Согласовать».
• Подтвердите действие, нажав кнопку «Подписать» в окне подтверждения.

Подписание документа запускает заданный маршрут согласования. По умолчанию используется простая электронная подпись (ПЭП).

Проверка лога согласования (07:47–08:03)

После запуска процесса Вы можете отслеживать его статус и историю движения документа в специальном логе.

• В окне согласования перейдите к закладке «Лог согласования».
• Выберите интересующую запись в истории.
• Нажмите на кнопку «Расшифровать выполненное действие» для просмотра деталей этапа.
• Закройте все окна, чтобы вернуться в список документов.