Управление государственным имуществом — заполнение реестра основных средств, режимов экспорта и категорий

При интеграции с системой «Управление государственным имуществом» (УГИ) возникает необходимость выгружать не весь перечень основных средств, а только их часть. Для решения данной задачи требуется вести отдельный реестр основных средств, предназначенных для выгрузки, а также осуществлять их категоризацию в соответствии с требованиями Минздрава РФ.

Для полного понимания рекомендуем ознакомиться с предыдущими материалами:

• → Базовые функции реестра ОС для УГИ ←
• Режимы отображения реестра ОС для УГИ
• Выгружаем данные в УГИ
• Загружаем данные в УГИ
• Настраиваем уведомления от Айкины

В данной статье рассматриваются аспекты заполнения реестра, механизмы автоматического расчета режимов экспорта и категорий, а также другие функциональные возможности.

• 
  Для работы с реестром необходимо обладать правами «КБФИТ. Работа с данными УГИ». Подробнее о назначении прав можно ознакомиться в материалах: перейти к чтению

Заполнение реестра основных средств

Реестр основных средств предназначен для формирования перечня объектов, подлежащих выгрузке в систему УГИ. Для наглядного ознакомления с процессом рекомендуем посмотреть демонстрационное видео:

Для открытия реестра основных средств выполните следующие шаги:

• Авторизуйтесь под пользователем, имеющим доступ к «Дополнение КБФИТ для УГИ».
• Откройте подсистему «КБФИТ. УГИ».
• Выберите пункт «КБФИТ. УГИ. Реестр основных средств».
• В открывшейся форме укажите организацию.

Заполнение перечнем основных средств

Новые объекты имеют статус «Требуют актуализации». Актуализация может выполняться вручную или автоматически по расписанию.

Заполнение по событиям

Вы можете автоматически заполнить реестра на основании событий, произошедших с основными средствами, это может быть:

• Принятие к учету
• Ввод в эксплуатацию
• Списание
• Внутренне перемещение
• Начисление амортизации

Заполнение по текущим остаткам

Очередным источником для заполнения является фактическое наличие основных средств. Для заполнения реестра на основании текущих остатков выполните следующие действия:

• Раскройте меню «Действия».
• Нажмите кнопку «Заполнить по остаткам» в подменю «Заполнение».
• Укажите дату, на которую требуется проанализировать остатки.
• Отметьте счета учета, за которыми числятся основные средства.
• Нажмите на кнопку «Начать заполнение».

• Вызов заполнения по остаткам
• Настройка заполнения по остаткам

Анализ осуществляется по данным управленческого учета. При наличии разночтений с регламентированным учетом необходимо привести данные в соответствие.

Заполнение режима экспорта

В процессе интеграции с системой УГИ возникает необходимость селективного экспорта основных средств. Не все объекты, учтенные в системе, подлежат передаче в систему. Для этого используется режим экспорта. Вы можете заполнить режим вручную, либо рассчитать автоматически на основании заданных правил. Смотрите последовательность действий в видео формате:

Заполнение с использованием правил расчета

Для автоматического заполнения режима экспорта основных средств выполните следующие действия:

• Раскройте меню «Действия».
• Нажмите кнопку «Заполнить режим экспорта» в подменю «Заполнение».
• Укажите дату для анализа стоимости основных средств.
• Настройте правила расчета режима:
  • В столбце «Счет учета» укажите счет основного средства.
  • В столбцах «Цена (от)» и «Цена (до)» задайте интервал стоимости.
  • В столбце «Режим экспорта» выберите режим интеграции с УГИ.
• Для добавления нового правила нажмите кнопку «Добавить».
• Для копирования правила выделите строку и нажмите «Создать копию».
• Для удаления правила выделите строку и нажмите «Удалить».
• Нажмите кнопку «Начать заполнение» для применения правил.

• Вызов настройки массового заполнения режима экспорта
• Настройка правил расчета режима экспорта

Изменения режимов экспорта применяются только к объектам, уже включенным в реестр. Для новых объектов необходимо предварительно выполнить процедуру добавления в реестр одним из описанных ранее способов.

Ручное заполнение режима экспорта

Массовое заполнение режима экспорта

Для индивидуального назначения режима экспорта конкретным основным средствам выполните следующие действия:

• Выделите строки с основными средствами в реестре
• Раскройте меню «Действия»
• Выберите пункт «Установить режим экспорта» в подменю «Выделенные строки»
• В диалоговом окне выберите один из вариантов:
  • «Очистить режим экспорта» — сбрасывает текущее значение.
  • «Выгружать» — помечает объект для экспорта в УГИ.
  • «Исключить из выгрузки» — исключает объект из процесса выгрузки.
• Подтвердите выбор нажатием кнопки «Выбрать режим»

Актуализация статусов основных средств

В процессе интеграции каждое основное средство в реестре проходит несколько этапов обработки, что отражается в его статусе.  Статусы могут быть актуализированы в ручном режиме, а также автоматически с использованием фоновых заданий. Последовательность действий ручной актуализации смотрите в видео:

Основные статусы объектов в реестре:

• Требуется актуализация — указывает на необходимость обновления данных объекта в соответствии с информацией из регламентированного учета. Данный статус присваивается новым объектам при их добавлении в реестр, а также при изменении сведений о существующих объектах.
• Требуется выгрузка — означает, что объект прошел все проверки и готов к передаче в систему УГИ.
• В УГИ — подтверждает успешную загрузку объекта в систему государственного имущества.
• Исключена из выгрузки — применяется для объектов, которые по каким-либо причинам не подлежат интеграции с УГИ.
• Требуется указать режим — сигнализирует об отсутствии назначенного режима экспорта для объекта.

Иниализация статуса «Требуется актуализация»

Система автоматически присваивает статус «Требуется актуализация» при обнаружении изменений в данных основных средств. Данный механизм реализован для своевременного обновления информации в реестре УГИ и включает следующие триггеры:

• Изменение реквизитов основного средства:
  • Корректировка данных в карточке основного средства.
  • Изменение карточки инвентарного номера.
• Обработка событий с основным средством: Изменения в регистре сведений «События ОС»
• Изменение балансовой стоимости или начисленной амортизации:
  • Корректировки в регистрах накопления «Амортизация, обесценение объектов ОС, НМА, НПА»
  • Изменения в регистре «Стоимость объектов ОС, НМА, НПА»

После изменений формируются записи в регистре сведений «КБФИТ. Пакеты данных основных средств для актуализации». В каждом пакете содержится список измененных основных средств. 

Механизм обработки изменений

При обнаружении изменений система формирует записи в специализированном регистре:

• Регистр сведений — «КБФИТ. Пакеты данных основных средств для актуализации».
• Каждый пакет содержит группу измененных основных средств.
• Обеспечивается минимальное влияние на работу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

Актуализация может выполняться двумя способами:

Этапы актуализации:

• Обработка пакетов:
  • Установка статуса «Требуется актуализация» для всех ОС в пакете.
  • Исключение архивных записей из обработки.
• Обработка основных средств:
  • Обновление данных по регламентированному учету.
  • При обнаружении значимых изменений — установка статуса «Требуется выгрузка».

Ручная актуализация

Для ручной актуализации статусов выполните следующие действия:

• Откройте реестр основных средств.
• Раскройте меню «Действия».
• Нажмите кнопку «Актуализировать».

Заполнение категории для экспорта

Система «Управление государственным имуществом» требует обязательной категоризации основных средств при их выгрузке. Правильное определение категории является критически важным для корректного отражения имущества. Изменение категории может осуществляться тремя способами:

• Автоматически — на основании счета учета.
• Вручную — непосредственное редактирование в карточке записи реестра.
• Массово — заполнение для выбранных объектов.

Последовательность действий по заполнению категорий смотрите в видео:

В УГИ предусмотрены следующие категории основных средств:

• Особо ценное движимое имущество (ОЦДИ) — к данной категории относятся объекты, имеющие значительную стоимость или стратегическое значение.
• Земля — земельные участки, находящиеся в собственности организации.
• Здания и сооружения — капитальные строения и инженерные конструкции.
• Транспортные средства — автомобили, спецтехника и другие виды транспорта.

Заполнение на основании счетов учета

Категория объекта может быть определена автоматически на основании счета учета, к которому отнесено основное средство в системе управленческого учета.

Из расчета исключаются следующие записи реестра:
— У которых не установлен счет учета (требуется актуализация сведений по данным регламентированного учета).
— У которых была ранее установлена категория.

Ручное заполнение категории

Массового заполнение категорий

Для одновременного изменения категории у нескольких объектов выполните следующие шаги:

После выбора варианта «Очистить категорию» у всех выбранных объектов будет сброшена информация о категории.

Удаление записей из реестра основных средств

В процессе работы с реестром основных средств может возникнуть необходимость удаления записей. Это может быть связано с различными причинами, включая:

• Ошибочное добавление объектов, не подлежащих учету в системе УГИ.
• Изменение требований к составу выгружаемых основных средств.
• Необходимость очистки реестра от устаревших или дублирующихся записей.
• Корректировка перечня объектов после изменения учетной политики.

Удаление записей доступно только пользователям с полными правами.