Цикл одноразового белья: от Excel до согласования — формируем годовую потребность

Цикл одноразового белья | узнать больше Изучите процесс формирования годовой потребности от загрузки данных до согласования Изучите процесс формирования годовой потребности от загрузки данных до согласования

В данной статье Вы поэтапно изучите полный цикл формирования годовой потребности на одноразовое белье — от создания документа в системе на основе внешних данных до его отправки на согласование. Материал предназначен для исполнителей центров ответственности, начальников отделов МТО и других специалистов, отвечающих за закупки.

Цикл одноразового белья: от Excel до согласования — формируем годовую потребностьТеряете время на ручное оформление потребности к закупке? Узнайте, как работать с системой эффективно! Откройте для себя готовый алгоритм: от создания документа и импорта состава до его проверки и запуска в согласование. Практическая польза для каждого специалиста. Тип: ВИДЕОЗагружено: 18.12.25

Видеоинструкция последовательно освещает ключевые операции, связанные в единый рабочий процесс:

• Настройка рабочего стола.
• Создание новой годовой потребности и заполнение шапки документа.
• Массовая загрузка состава из внешнего файла Excel.
• Проверка, корректировка и настройка загруженных данных.
• Просмотр режимов отображения.
• Заполнение обязательных классификаторов и запуск согласования.

Особенность учёта: Потребность по одноразовому белью формируется централизованно — без лимитирования по подразделениям, что позволяет гибко управлять складскими остатками на начальных этапах внедрения или для позиций, не требующих жёсткого распределения.

Для полного понимания процесса рассмотрим следующие основные блоки работ:

• Создание документа «Потребность к закупке» с видом «Годовая».
• Загрузка и обработка состава из внешних данных (Excel).
• Настройка параметров состава и заполнение кодов ОКПД 2.
• Запуск процесса согласования по заданному маршруту.

Основные этапы формирования годовой потребности

1. Создание потребности к закупке

Работа начинается с создания нового документа «Потребность к закупке». На этом этапе Вы подготовите рабочее пространство, зададите ключевые атрибуты документа в разделе «Шапка» и настроите его дальнейший маршрут движения.

Цикл одноразового белья: Создание годовой потребности к закупкеВ данном видео мы покажем, как централизованное планирование по одноразовому белью повышает гибкость управления остатками. В ходе работы мы настроим фильтры под актуальный год, привяжем документ к бюджету и настроим маршрут согласования с главным врачом. Сохраните готовый к работе документ всего за несколько шагов! Тип: ВИДЕОЗагружено: 18.12.25

1.1. Настройка фильтров и создание документа (01:48–02:10)

Чтобы работать только с актуальными данными, перед созданием документа настройте фильтры в общем списке потребностей.

• На рабочем столе перейдите в раздел «Потребность».
• В поле «Год потребности» выберите значение «2026 г.».
• Измените значение переключателя «Вид Потребности» на «Годовая».
• Нажмите на кнопку «Создать» в командной панели списка.

• Вид потребности: Годовая
• Год: 2026

Настройка фильтров и создание потребности

Фильтрация по году и виду позволяет работать только с актуальными данными, исключая отображение старых или нерелевантных документов.

1.2. Выбор типа изделия и позиции плана ФХД (02:25–03:10)

После создания документа необходимо определить его содержание, выбрав тип закупаемых позиций, и привязать к бюджетному планированию, указав позицию плана ФХД.

• 02:25 → В открывшейся карточке документа нажмите кнопку выбора у поля «Тип изделия».
  • В списке типов изделия измените значение переключателя с «Часто используемые» на «Все».
  • В поле поиска введите текст «белье».
  • Выделите нужную строку и нажмите кнопку «Выбрать».
• 02:52 → Укажите позицию плана финансово-хозяйственной деятельности:
  • Нажмите кнопку выбора у поля «Позиция (ПФХД)».
  • В открывшемся списке найдите и выберите необходимое значение.
  • Нажмите на кнопку «Выбрать».

Выбор типа изделия и позиции плана ФХД

Привязка к позиции плана ФХД — обязательный шаг, который обеспечивает корректное финансирование и дальнейший учёт потребности.

1.3. Назначение исполнителя и маршрута согласования (03:11–04:06)

Заключительный шаг в оформлении «Шапки» документа — определение ответственного исполнителя и маршрута, по которому документ будет направлен на визирование.

• Из выпадающего списка «Исполнитель (ЦО)» выберите «Лобанов Степан Сергеевич».
• Нажмите кнопку выбора у поля «Маршрут».
  • В окне «Маршруты согласования» найдите «Маршрут согласования годовой потребности на закупку — с главным врачом».
  • Выделите строку и нажмите кнопку «Выбрать».
• Нажмите кнопку «Провести» для сохранения документа.

• Исполнитель (ЦО): Лобанов С.С.
• Маршрут согласования: с главным врачом

2. Загрузка и обработка состава из внешних данных

После настройки документа переходим к его основному содержанию — составу. На этом этапе вы быстро заполните список необходимых позиций путём импорта из файла Excel, после чего проверите и откорректируете загруженные данные.

Цикл одноразового белья: Загрузка и обработка состава из внешних данныхВ этом видео мы покажем, как наш функционал позволяет загружать состав закупок напрямую из Excel — это экономит время и минимизирует ручной ввод. Система автоматически обработает данные, а Вам останется только проверить и скорректировать позиции. Даже если возникнут ошибки, встроенные подсказки помогут быстро их исправить. Загрузите, проверьте и утвердите список всего за несколько кликов — ваш документ готов к дальнейшей работе! Тип: ВИДЕОЗагружено: 18.12.25

2.1. Импорт данных и привязка единиц измерения (04:47–06:52)

Функция загрузки состава из внешних данных позволяет значительно ускорить работу. Система автоматически обработает импортированную таблицу, но может запросить ваше участие для уточнения нераспознанных единиц измерения.

• 04:47 → Перейдите в раздел «Состав».
  • Раскройте меню «Редактирование».
  • В подменю«Заполнение (без заявок)».
  • Выберите пункт «Загрузить состав (без заявок)».
• 04:58→ В открывшемся окне «Загрузка состава из внешних данных (в/д)» вставьте скопированные данные из Excel в табличный документ «Данные XLS».
• 05:08 → Нажмите кнопку «Преобразовать данные».
• 05:17→ Заполните отсутствующие обязательные данные у вариации изделия, используя слово «МЕДЕРП».
• 06:00 → Нажмите ещё раз кнопку «Преобразовать данные».
• 06:04→ Привяжите неидентифицированные единицы измерения:
  • В окне «Привязка единиц измерения» выделите строку, требующую уточнения.
  • Нажмите кнопку «Выбрать», в открывшемся списке измените переключатель на «Все» и найдите нужное значение (например, «пара»).
  • Выберите его и нажмите «Выбрать».
• 06:41→ После привязки всех единиц нажмите кнопку «Завершить привязку», а затем снова «Преобразовать данные».

Загрузка состава из внешних данных и привязка единиц измерения

Корректная привязка единиц измерения гарантирует точный количественный учёт и все последующие финансовые расчёты в системе.

2.2. Проверка и корректировка позиций перед загрузкой (06:53–08:05)

После преобразования данных система выполняет их проверку. Некоторые позиции могут потребовать ручного уточнения, например, если вариация изделия не была найдена автоматически.

• 07:07→ В окне «Проверка позиций перед загрузкой» найдите строку с замечанием (например, «Шапочка-берет»).
• 07:14→ Выделите эту строку и нажмите кнопку «Расшифровать замечания» для просмотра деталей.
• 07:25→ Укажите вариацию изделия вручную:
  • Нажмите кнопку выбора в ячейке «Вариация изделия» проблемной строки.
  • Измените переключатель «Режим вывода» на «Все», введите в поиск слово «берет».
  • Выделите корректную позицию из списка и нажмите «Выбрать».
• 07:54→ После исправления нажмите кнопку «Позиции проверены».

Проверка и корректировка позиций перед загрузкой

2.3. Удаление ненужных строк и проверка состава (08:06–09:04)

Перед финальной загрузкой итоговый список можно ещё раз проверить, удалить ошибочно добавленные позиции и просмотреть детальную информацию по каждому изделию.

• 08:17→ Удаление лишних позиций:
  • В окне загрузки состава выделите ненужную строку (например, «Нестерильный хирургический фартук…»).
  • Нажмите на кнопку «Удалить».
• 08:28→ Просмотр сведений о позиции:
  • Выделите любую строку (например, «Шапочка-берет»).
  • Раскройте меню «Расшифровка» и выберите «Информация о позиции».
• 08:40→ Закройте окно с расшифровкой и для финальной загрузки нажмите кнопку «Загрузить состав».

3. Настройка состава, заполнение ОКПД 2 и завершение формирования документа потребность

На финальном этапе вы настроите отображение состава, заполните обязательные классификационные коды, после чего запустите процесс его согласования по ранее заданному маршруту.

Настройка состава, заполнение ОКПД 2 и завершение формирования документаВ данном видео мы расскажем, как настроить удобный режим отображения состава, чтобы анализировать данные с разных точек зрения — в разрезе подразделений, исполнения или детально. Затем быстро заполним обязательные классификационные коды ОКПД 2 для корректного бюджетного учёта, всё проверим и одним кликом запустим согласование по заданному маршруту с использованием электронной подписи. А когда готовый документ будет утверждён мы покажем, как отслеживать его статус в реальном времени, чтобы процесс всегда был под контролем! Тип: ВИДЕОЗагружено: 18.12.25

3.1. Настройка режимов отображения состава (09:37–10:16)

Для удобства анализа загруженных данных система предоставляет несколько режимов отображения состава, позволяющих взглянуть на информацию в разных разрезах.

• В закладке «Состав» перейдите к подразделу «Режимы отображения».
• Измените значение переключателя «Исполнение потребности», чтобы просмотреть данные:
  • В разрезе «Подразделения» — с детализацией по получателям.
  • В разрезе «Исполнение» — со сводной информацией и статусами.
  • В «Детальном» виде — с полной информацией по каждой позиции.

Переключение режимов позволяет анализировать состав с разных точек зрения, что удобно для проверки и контроля.

3.2. Заполнение кодов ОКПД 2 (10:17–11:44)

Для корректного учёта в бюджетной классификации необходимо заполнить коды ОКПД 2 (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности) для позиций состава.

• 10:30 → Выделите одну или несколько строк в составе.
  • Раскройте меню «Редактирование».
  • Перейдите в подменю«Заполнение (массовое)».
  • Нажмите на кнопку «Заполнить ОКПД 2 (для ПФХД)».
  • Измените переключатель на «Все», укажите код (например, «32.50»).
  • Нажмите кнопку «Выбрать».
• 11:11→ Повторите операцию для других групп позиций, указывая соответствующие коды (например, «14.12»).

• ОКПД 2: 32.50, 14.12 (примеры кодов для медицинского белья)

Заполнение кодов ОКПД2 в составе потребности

3.3. Запуск согласования (11:45–12:30)

После проверки и заполнения всех данных документ готов к отправке на согласование. Процесс инициируется с помощью электронной подписи.

• Перейдите в раздел «Шапка» и нажмите на кнопку «Согласование».
• В открывшемся окне нажмите на кнопку «Согласовать».
• Подтвердите действие, нажав кнопку «Подписать» в окне подтверждения.

Подписание документа запускает заданный маршрут согласования. По умолчанию используется простая электронная подпись (ПЭП).

3.4. Проверка лога согласования (12:31–12:50)

После запуска процесса Вы можете отслеживать его статус и историю движения документа в специальном логе.

• В окне согласования перейдите к закладке «Лог согласования».
• Выберите интересующую запись в истории.
• Нажмите на кнопку «Расшифровать выполненное действие» для просмотра деталей этапа.
• Закройте все окна, чтобы вернуться в список документов.

Проверка лога согласования документа