Раньше было хуже: Хроники бухгалтера-материалиста «Ад в деталях»

Рубрика «Раньше было хуже» | все user-stories МЕДЕРП Часть 1. Предыстория проблематики комплексного снабжения в медицине: как Вероника Романова 10 лет была живым справочником и ходячим архивом.

Вероника Романова стала бухгалтером не по призванию, а по семейной традиции. Её мать 30 лет проработала главбухом в районной поликлинике и в детстве часто брала Веронику на работу. Тогда, в конце 90-х, поликлиника жила в мире бумажных карточек и толстых журналов-ордеров.

«Я помню, как мама заполняла приходные ордера от руки, — вспоминает Вероника. — Они сидели с коллегами на кухне в обеденный перерыв и пересчитывали накладные. Говорили: «Пока не сойдётся — не уйдём». Это было похоже на секту».

После института Вероника попала в крупный федеральный центр. Там был уже 1С:БГУ, но процессы остались теми же — только с другого угла.

«Мама пересчитывала бумажки, я пересчитывала Excel-таблицы. Но суть не изменилась: ты сидишь и сверяешь, пока не сойдётся. И ты не можешь ошибиться — иначе тебе позвонят и скажут: «У вас 105-й счёт разъехался». Я думала: «Ну и зачем я пошла в бухгалтеры, если это тот же ад, только цифровой?»».

Через год работы её начали называть «человеком-справочником». Потому что она единственная помнила, что у шовного материала КОСГУ 341, а у дезинфицирующих средств — 346. Она единственная знала, в какой коробке лежат сканы накладных за 3-й квартал 2024 года. Она единственная могла за 5 минут сказать, есть ли в наличии поставка по договору №423.

«Я стала живым архивом и живым справочником КОСГУ одновременно. Это было почётно — ровно до того момента, пока я не ушла в отпуск. Через три дня мне позвонила замглавбуха: «Вероника, мы тут без вас ничего не можем найти. Вернитесь, пожалуйста». Я вернулась. И поняла: что-то здесь не так. В современной клинике не должно быть так, чтобы без одного человека всё останавливалось».

От ада к порядку: история одной трансформации системы регламентированного учета в МЕДЕРП

Утро, которое начинается с красной подсветки

Каждое утро Вероники начиналось одинаково. Она открывала систему учёта и видела красные строки.

• Несоответствие количества — по накладной 100 упаковок шприцов, а склад оприходовал 98.
• Расхождение единиц измерения — в спецификации договора — штуки, в накладной — упаковки, из складской программы загрузились флаконы.
• Цена не совпадает — в накладной одна цена, в спецификации договора — другая.
• Ставки НДС отличаются — в накладной 7%, в договоре — 5%, допник на изменение ставок ещё не подвесили в ЕИС.

И каждый раз это означало одно: ручная работа.

Вероника доставала телефон. Звонила кладовщику: «Алло, у нас расхождение по шприцам. Ты что принимал?». Кладовщик клялся, что всё пересчитал. Вероника открывала договор со спецификацией, открывала накладную в ЕИС, сверяла построчно. Звонила поставщику: «У вас в накладной цена 450, а в спецификации 420. Откуда разница?». Было доп. соглашение — через три часа получили уточнение от контрактной службы. Вероника перепроверяла.

На один такой случай уходило от 40 минут до часа. А таких расхождений было по 5–10 в день.

«Я ненавидела утро, — признаётся Вероника. — Потому что оно начиналось не с кофе, а с переписок, хождению между отделами и звонков. Я чувствовала себя детективом, который расследует преступление, где все врут».

Справочник на двух ногах: ад с кодами и аналитикой

До системы снабжения МЕДЕРП Вероника была ходячим справочником КОСГУ, КВР и счетов учёта.

Каждая новая поставка означала:

• вспомнить, что шовный материал идёт на КОСГУ 341, а хоз. товары — на 346;
• учесть, что КОСГУ зависит от канала финансирования и для науки закинуть на 346 вместо 341;
• проверить, какой КВР соответствует позиции (в основном 244, но не забыть про 247);
• убедиться, что новая поставка соответствует обязательствам и нет превышения;
• понять, на какой счёт учёта это ложится: 105.31, 105.36, или же на 105.35.

Вероника открывала Excel-таблицу с кодами, которую вела ещё её предшественница. Там было 8 листов, 4 справочника и ни одного комментария. И каждый раз она сверялась с нормативными документами — а это время.

Ошибки были неизбежны.

• Однажды она перепутала КОСГУ на поставке медикаментов — 341 вместо 346. Перед сдачей отчетности обнаружили пересорт в обязательствах. Пришлось оставаться до вечера и вносить правки.
• В другой раз она указала не тот КВР — закупку вернули на доработку, поставка задержалась — почти просрочка по оплате, пришлось подключать главного бухгалтера.
• В третий раз она забыла поменять КФО при смене источника финансирования — экономисты обнаружили через месяц, пришлось сторнировать документы.

«Мне казалось, что я играю в русскую рулетку, — признаётся Вероника. — Каждый раз, когда я заполняла аналитику, я думала: «А вдруг ошиблась?» И я ошибалась. Не потому что я плохой бухгалтер. А потому что это невозможно помнить всё, когда у тебя 80 поставок в день».

Приёмка: эпоха ручных сверок

До автоматизации снабжения приёмка была лоскутная автоматизация, где учёт происходил в нескольких системах (Аптека вела учёт в 1С: Больничная аптека, склад в УНФ, а бухгалтерия в 1С: БГУ). Для Вероники этот период был самым нервным этапом, процесс выглядел так:

1. Поставщик привозит товар и передаёт на склад комплект документов.
2. Далее происходила обработка документов в учётных управленческих программах:
   1. Аптека загружала данные из МДЛП и отражала приёмку в 1С БА.
   2. Склад формировал данные в ручном режиме в УНФ.
   3. Создавали в процессе новые номенклатуры, проверяли в ручном режиме соответствие спецификации, а иногда только на «глаз».
   4. Выгружали данные в 1С: БГУ.
3. Далее документ попадал в 1С: БГУ и Вероника начинала её обрабатывать.
4. Дальше начинается ручная сверка — проверяла поступившую накладную со спецификацией договора — но данные в 1С:БГУ загрузились без учёта дополнительных соглашений, поэтому начиналась ручная сверка:
   • открывает ЕИС — проверяет реквизиты договора;
   • открывает файл со спецификацией (Excel);
   • открывает скан накладной — если он вообще есть в почте;
   • построчно сверяет цену, единицу измерения, количество, ставку НДС, КПП поставщика.
5. Далее корректировка финансовой аналитики:
   1. Надо проверить, не превышает ли обязательства.
   2. Актуализировать счета учёта, КОСГУ и КВР.
6. Далее отправка информации в планово-экономический отдел, чтобы учли поставку с детализацией по каналам финансирования.

Она вспоминает историю, которая произошла год назад. Поставка шовного материала — 47 позиций. Она сверяла их час. Нашла пять ошибок в единицах измерения, две ошибки в ценах и одну ошибку в КПП поставщика. И ещё два часа ушло на то, чтобы поправили данные в УНФ и перевыгрузили корректную информацию.

«Я отправила на доработку. Поставщик переделал накладные. Через неделю пришли новые — с новыми ошибками. Так мы ходили по кругу две недели. А отделение ждало шовный материал. Хирурги звонили мне каждый день: «Где наш шовный?» А я не могла ничего сделать, потому что документы не сходились».

Таких поставок в месяц было от 30 до 50. И каждая — это часы ручной работы, нервов и звонков.

Архивный ад: когда проверка становится кошмаром

Это отдельная история. Самая страшная для Вероники. Когда приходил запрос от контролирующего органа, начинался квест:

• Узнать, по какой закупке нужны документы.
• Открыть список закупок в Excel — найти номер.
• Выяснить, в какой папке лежат сканы. А папок — 20.
• Пойти в архивную комнату. Найти коробку. Открыть. А там 30 папок, подписанных от руки.
• Достать скан-копии. Бумага пожелтела, часть документов не читается.
• Оцифровать заново.
• Отправить проверяющим.

На один запрос — полдня работы.

«Однажды пришёл запрос на 5 закупок за прошлый год. Я провела в архиве три дня. У меня была аллергия на пыль, я чихала и кашляла. Когда я вышла из архива, я сказала своей начальнице: «Если это повторится, я уволюсь». Я была серьёзна».

Вероника знала, что в любой момент может прийти проверка. И каждый раз это означало одно: неделя в архиве, пыль, потерянные сканы и нервный срыв. Потому что бумаги теряются, сканы нечитаемые, а времени на поиск — катастрофически мало.

Письмо-катастрофа: история про пятницу, 16:45

Это была пятница, 16:45. Вероника уже собиралась домой.

В связи с корректировкой плана ФХД необходимо перенести следующие позиции с источника «ОМС: дневной стационар» на «Внебюджет: клиника». Список — 23 позиции из 3 разных поставок. Срок — сегодня до 18:00, бухгалтерия закрывает месяц.

Вероника открыла Excel. Начала искать 23 позиции в таблицах. Потом поняла, что часть позиций уже оплачена, часть — нет. Начала пересчитывать. Позвонила экономисту: уточнить, по какому КПС и КФО теперь проводить. Позвонила бухгалтерам по банковским расчетам: попросила проверить оплату поставок. После у главного бухгалтера обсуждали что часть уже оплатили — трогать нельзя так как лицевики разные. Нужно чтобы экономисты правили обязательства - и исключали часть позиций.

В 18:00 она поняла, что забыла про ещё одну поставку. Начала заново. В 19:30 отправила всё экономисту. В 20:00 главный бухгалтер позвонил: «Мы уже отчитались, надо сторнировать данные». Вероника поняла, что останется до вечера:

• Надо писать поставщику письмо - возращать деньги.
• Надо писать бухгалтерам по банку - чтобы готовились делать переброски.
• Надо сторнировать поставку.
• Надо сторнировать требования и списания.
• Надо отражать все документы по новой.

Домой она уехала в 21:30.

«Я сидела в машине и плакала. Не потому что я устала. А потому что поняла: завтра будет новое письмо. И всё повторится. И так — бесконечно».

Ключевая проблематика: цена ручного труда

Мы рассмотрели типовую неделю Вероники. Давайте разберём с аналитической стороны проблематику, на которую бухгалтер-материалист тратит своё время. Это не просто «боль» — это системная неэффективность, которая съедает ресурсы организации.

• Ручной подбор аналитики — КОСГУ, КВР, счёт учёта, КФО, КПС — всё вводится вручную. Ошибки неизбежны.
• Лоскутная автоматизация — данные вводятся в несколько программ с разной аналитикой и необходимостью ручной проверки данных.
• Архив как образ жизни — поиск документов занимает часы, а иногда и дни. Пыль, потерянные сканы, нервный срыв.
• Нет детализации исполнения — ручной поиск информации по исполнению договоров и контроля возможности изменений.
• Нет единой базы — данные живут в 1С:БГУ, 1С: Больничная аптека, ЕИС, УНФ, ГИС МТ, МДЛП, Excel, почта. Одна и та же информация вбивается по 3-4 раза.
• Потеря времени на коммуникацию — 20 звонков в день, хождение по кабинетам, поиск «того самого» документа у коллеги.
• Страх проверок — Росздравнадзор, Минздрав, Счётная палата — каждый раз нервный срыв и неделя в архиве.
• Нет сквозной прослеживаемости — невозможно в одном месте увидеть всю историю: от заявки до приёмки и отражения в бухгалтерии. Информация размазана по разным системам и людям.

И это только вершина айсберга.

Эпилог. Точка кипения

Вероника сидела в своём кабинете. На столе — стопка накладных, на компьютере — 15 открытых окон, в почте — 47 непрочитанных писем. Она вспомнила свою «хронику выживания»: маму, которая пересчитывала бумажки, свой первый год, когда она перепутала КОСГУ, проверку, которая нашла ошибку через полгода, отпуск, когда ей звонили каждые два часа.

Она подумала: «Я что, действительно буду так жить ещё 30 лет?»

На следующий день она написала заявку на демонстрацию МЕДЕРП. Не потому что ей кто-то приказал. А потому что она поняла: ещё одна проверка, ещё одно письмо-катастрофа — и она уйдёт в декрет и больше не вернётся.

Она посмотрела презентацию. Увидела, как система автоматически определяет КОСГУ при выборе позиции. Как красная подсветка показывает расхождения. Как интеграция с 1С:БГУ и ФРМО исключает тройной ввод. Как архив становится папкой на сервере.

И она сказала: «Где же ты была, МЕДЕРП, все эти годы?»