Подготовка файла спецификации: когда потребность заранее не известна

Методология учета | узнать больше Освойте модель отсроченной детализации потребности при неопределённом объёме закупки — подготовка файла спецификации: от исходного НМЦК до готовой загрузки в систему.

• 
  Рассмотрим подготовку файла спецификации для модели исполнения потребности с неопределённым объёмом закупки. Полный цикл работы с моделью — перейти к циклу.

После того как настроена нормативно-справочная информация (НСИ) — созданы укрупнённые группы (вариации изделий) с соответствующими видами затрат — необходимо подготовить файл спецификации. Этот файл станет связующим звеном между конкретными позициями из прейскуранта поставщика (НМЦК/КП) и обезличенными группами, созданными ранее.

Файл спецификации — это обычный Excel-документ, который позже будет загружен в систему при формировании закупки. В нём для каждой строки (конкретного товара, работы или услуги) указано, к какой укрупнённой группе она относится. Например, тысяча различных наименований электроинструментов получит одну и ту же метку — «Электроинструменты».

Методологическая основа: от конкретики к обезличиванию

Ключевое отличие модели с неопределённым объёмом — это работа с укрупнёнными «обезличенными» позициями на этапе планирования и конкретными позициями на этапе исполнения. Файл спецификации — это мост между этими двумя уровнями.

• Что находится в исходном файле НМЦК/КП: Конкретные товары, работы, услуги с детальным описанием.
  • Пример: «Дрель аккумуляторная Makita DDF484Z, 18 В».
• Что расширяет файл спецификации: Укрупнённая группа — позиция (вариация изделия из НСИ).
  • Пример: «Расходные материалы для осуществления ремонта (электроинструменты)».
• Результат: Система автоматически загрузит весь прейскурант в закупку и привяжет позицию к конкретной строке спецификации.

В модели с неопределённым объёмом мы не детализируем каждую конкретную позицию в потребности и закупке на этапе планирования. Вместо этого мы создаём «прейскурант» (файл спецификации), который загружается в закупку с количеством 0, а в момент исполнения система автоматически выбирает нужные позиции и «отщипывает» сумму от неопределённого объёма.

Пошаговая инструкция подготовки файла

Подготовка выполняется в любом табличном редакторе (Microsoft Excel, LibreOffice Calc и др.). Весь процесс состоит из 4 последовательных шагов.

Шаг 1. Открытие исходного файла НМЦК/КП/ТЗ

Исходный файл НМЦК (обоснование начальной максимальной цены контракта), КП (коммерческое предложение) или ТЗ (техническое задание) содержит полный перечень позиций, которые потенциально могут быть поставлены в рамках контракта. Это может быть несколько тысяч строк — весь ассортимент поставщика.

Цель: Подготовить исходные данные для дальнейшей группировки.

• Откройте файл НМЦК/КП/ТЗ, который содержит полный список позиций к закупке.
• Убедитесь, что в файле присутствуют обязательные столбцы: наименование позиции, ОКПД2, цена, единица измерения.

Пример файла технического задания

Если исходный файл не содержит всех необходимых столбцов, их нужно добавить вручную или запросить у поставщика/контрактной службы.

Шаг 2. Добавление столбца для укрупнённой группы

Справа от существующих данных добавляется новый столбец. В этом столбце для каждой строки будет указано, к какой укрупнённой группе (вариации изделия) относится данная позиция.

Цель: Создать место для привязки конкретных позиций к укрупнённым группам.

• Добавьте новый столбец справа от всех существующих данных.
• Присвойте столбцу заголовок, например: «Укрупнённая группа (вариация изделия)».

Заголовок столбца не влияет на загрузку в систему — он нужен только для удобства работы человека. Система при загрузке будет ориентироваться на порядок столбцов, а не на их названия.

Шаг 3. Заполнение связки «позиция → группа»

Для каждой позиции из исходного перечня указываем, к какой из созданных на Этапе 1 укрупнённых групп (вариаций изделия) она относится. Важно: одна и та же группа может соответствовать тысячам конкретных позиций.

Цель: Установить соответствие между детальными позициями и укрупнёнными группами.

Добавление позиций в столбец «Укрупнённая группа (вариация изделия)»

Примеры соответствий для строительных материалов и инструментов (на основе настроек НСИ из первой статьи цикла):

• Дрель аккумуляторная Makita DDF484Z
  • Позиция: Расходные материалы для ремонта (электроинструменты)
  • Вид затрат: 9.3.1 КОСГУ: 310
• Перфоратор Bosch GBH 2-28 F
  
  • Позиция: Расходные материалы для ремонта (электроинструменты)
  • Вид затрат: 9.3.1 КОСГУ: 310
• Набор ключей рожковых 6-22 мм, 12 предметов
  
  • Позиция: Расходные материалы для ремонта (слесарно-монтажный инструмент)
  • Вид затрат: 9.3.5 КОСГУ: 310
• Молоток слесарный 500 г
  
  • Позиция: Расходные материалы для ремонта (слесарно-монтажный инструмент)
  • Вид затрат: 9.3.5 КОСГУ: 310
• Краска акриловая белая 2,5 л
  
  • Позиция: Расходные материалы для ремонта (строй. материалы)
  • Вид затрат: 4.1 КОСГУ: 344
• Гипсокартон влагостойкий 2500×1200×12,5 мм
  
  • Позиция: Расходные материалы для ремонта (строй. материалы)
  • Вид затрат: 4.1 КОСГУ: 344
• Ветошь хлопчатобумажная, рулон 50 м
  • Позиция: Расходные материалы для ремонта (прочее)
  • Вид затрат: 6.8.10 КОСГУ: 346
• Мешки для мусора 120 л, 30 шт.
  
  • Позиция: Расходные материалы для ремонта (прочее)
  • Вид затрат: 6.8.10 КОСГУ: 346

Наименования укрупнённых групп (позиция) должны полностью совпадать с теми, что были созданы в НСИ (Этап 1). Допустима разница в регистре, но лучше использовать точное совпадение, чтобы избежать ошибок при загрузке.

Шаг 4. Проверка и сохранение файла

После заполнения всех строк необходимо проверить корректность связок и сохранить файл в формате, поддерживаемом системой.

Цель: Обеспечить корректную загрузку файла в систему при формировании закупки.

• Проверьте, что каждая строка исходного перечня получила значение в столбце «Укрупнённая группа».
• Убедитесь, что нет пустых ячеек в этом столбце (если позиция не относится ни к одной группе — возможно, нужно создать новую группу в НСИ).
• Проверьте, что наименования групп совпадают с вариациями изделий из НСИ.
• Сохраните файл в формате .xlsx или .xls (стандартные форматы Excel).

Система при загрузке будет считывать данные из первых двух столбцов: первый столбец — наименование позиции, второй — укрупнённая группа. Поэтому важно, чтобы эти столбцы находились строго первыми и вторыми в файле.

Результат подготовки файла

После успешного выполнения всех шагов у вас должен получиться Excel-файл со следующей структурой:

• Первый столбец (A) — номер позиции.
• Второй столбец (В) — наименование конкретной позиции (как в исходном НМЦК/КП/ТЗ)
• Третий столбец (C) — укрупнённая группа (вариация изделия из НСИ).
• Последующие столбцы (D, E, F…) — все остальные данные из исходного файла (ОКПД2, цена, единица измерения и т.д.).

Пример минимально необходимой структуры:

Этот файл будет загружен в систему на этапе формирования закупки. Все позиции загрузятся со статусом «количество = 0». Только после этого, при исполнении, конкретные позиции будут «активированы» через механизм отщипывания от неопределённого объёма.

Контрольные точки и ошибки

Перед загрузкой файла в закупку проверьте следующее:

• В файле заполнены все строки (нет пропусков в столбце укрупнённой группы).
• Наименования укрупнённых групп совпадают с вариациями изделий из НСИ (без лишних пробелов и опечаток).
• Первый столбец — наименование позиции, второй столбец — укрупнённая группа.
• Файл сохранён в формате .xlsx или .xls.
• ОКПД2, цены и единицы измерения присутствуют и заполнены корректно (для последующей загрузки).

Типичные ошибки и их устранение:

• Ошибка: При загрузке файла система не находит группу.
  • Причина: Наименование группы в файле не совпадает с вариацией изделия в НСИ (лишний пробел, опечатка, регистр).
  • Решение: Сверить наименования до символа. Использовать копирование из НСИ.
• Ошибка: Позиция не создалась в закупке.
  • Причина: Пустая ячейка в столбце укрупнённой группы.
  • Решение: Заполнить пропущенные значения. Если позиция не относится ни к одной группе — создать новую в НСИ.
• Ошибка: Импорт завершился с ошибкой «неверный формат».
  • Причина: Файл сохранён не в том формате или нарушена структура столбцов.
  • Решение: Проверить формат (.xlsx/.xls). Убедиться, что наименование и группа — первые два столбца.

Пример заполнения

Ниже приведён полный пример файла спецификации для фрагмента закупки строительных материалов и инструментов.

В данном примере:

• Перфоратор отнесён к группе «электроинструменты» (вид затрат 9.3.1, КОСГУ 310).
• Набор отвёрток — к группе «слесарно-монтажный инструмент» (вид затрат 9.3.5, КОСГУ 310).
• Штукатурка и грунтовка — к группе «строительные материалы» (вид затрат 4.1, КОСГУ 344).

Скачайте полученный результат:

Следующая статья цикла: «Создание годовой потребности к закупке» — в ней мы покажем, как создать рамочную потребность с количеством 1 по каждой укрупнённой группе, которая свяжет аналитику финансирования с закупкой.