Настройка НСИ для модели закупки, когда детализация потребности избыточна
Содержание
Рассмотрим настройку справочников (НСИ) для модели исполнения потребности с неопределённым объёмом закупки.
Модель исполнения потребности с неопределённым объёмом предполагает, что на этапе планирования мы не детализируем конкретные товары, работы или услуги. Вместо этого мы оперируем укрупнёнными «обезличенными» позициями. Например, вместо тысяч конкретных наименований (дрель Makita, молоток Bosch, краска Tikkurila) мы создаём всего несколько групп: «Электроинструменты», «Слесарно-монтажный инструмент», «Строительные материалы», «Прочие расходные материалы».
Именно на уровне нормативно-справочной информации (НСИ) эти группы создаются и закрепляются за соответствующими видами затрат. Без этой настройки система не сможет:
- привязать закупку к финансированию;
- автоматически распределять неопределённый объём;
- корректно формировать потребность при исполнении.
Данная статья является первой в цикле публикаций по модели с неопределённым объёмом. Она описывает подготовительный этап, без которого все последующие шаги (формирование закупки, исполнение) невозможны. Больше материала: перейти к циклу
Методологическая основа: иерархия «Изделий»
В подсистеме «Учёт изделий» МЕДЕРП используется четырёхуровневая иерархия. Для модели с неопределённым объёмом мы задействуем все четыре уровня, но с важной особенностью: на нижнем уровне (вариация изделия) мы не детализируем конкретного производителя или торговую марку, а оставляем «обезличенную» позицию.
В модели с неопределённым объёмом мы не используем детализацию по производителям, торговым наименованиям и регистрационным удостоверениям. Это принципиальное отличие от методологий учёта лекарственных средств (унификация по торговым наименованиям, фасовкам, дозировкам).
Доступ к работе со справочником «Изделий» предоставляется пользователю, обладающему правом доступа «Администратор изделий».
| Уровень иерархии | Назначение в обычной модели | Особенность в модели с неопределённым объёмом |
|---|---|---|
| Тип изделия | Группа товаров/работ/услуг верхнего уровня | Используется для общих настроек (например, «Расходные материалы для СОД») |
| Вид изделия | Детализация внутри типа (с количественным учётом) | Фиксируем, что учёт ведётся в штуках или условных единицах |
| Изделие | Конкретная номенклатурная позиция | Создаём укрупнённые группы под разные виды затрат |
| Вариация изделия | Производитель, фасовка, РУ | Создаём только одну вариацию — это формальный разделитель, без привязки к конкретному товару |
Пошаговая инструкция настройки НСИ
Настройка выполняется в подсистеме «Учёт изделий» → раздел «Типы и виды изделия». Двигаемся сверху вниз по иерархии. Весь процесс состоит из 5 последовательных шагов.
Шаг 1. Настройка заполнения характеристик
Характеристики — это дополнительные свойства изделия, которые требуется заполнять. В нашей модели мы используем только одну настройку заполнения характеристик и только одну характеристику — «Наименование ТРУ», которая является обязательной и указывается для изделия. Она служит для формального разделения наименований товаров, работ, услуг.
Цель: Ограничить набор характеристик только необходимым минимумом.
Последовательность действий:
- Откройте подсистему «Учёт изделий».
- Выберите пункт «Настройки заполнения характеристик».
- Создайте новую карточку.
- Заполните группу, в которую будет входить новая настройка.
- Укажите наименование (например, «Общая настройка для неопределённого объёма»).
- В разделе «Характеристики» добавьте одну строку с данными параметрами:
- О. — должно быть установлено, так как характеристика обязательна для заполнения.
- П. — должно быть установлено, так как характеристика применяется в формировании наименования изделия.
- Характеристика — укажите предопределённую характеристику «Наименование ТРУ».
- И. — должно быть установлено, так как применяется для заполнения именно изделия.
- Сохраните карточку настройки заполнения характеристики.
Рекомендуется создать данную настройку один раз и сделать общедоступной, чтобы её могли применять при заполнении различных изделий. В связи с этим её лучше создавать администратором системы без права внесения изменений администраторами изделий. Выделите её в отдельную папку «Общие настройки».
Раздел «Настройка заполнения характеристик»
Создание настройки заполнения характеристик
Заполнение карточки настройки заполнения характеристик
Шаг 2. Создание или выбор Типа изделия
Тип изделия — это самый верхний уровень группировки. Он не влияет напрямую на финансирование, но помогает структурировать справочник. Для нашей модели достаточно одного типа.
Цель: Создать или выбрать тип для группировки укрупнённых позиций.
Последовательность действий:
Откройте список «Типов и видов изделий» в подсистеме «Учет изделий». Далее обратите внимание на следующее:
- В разделе «Типы и виды изделия» проверьте, есть ли подходящий тип (например, «Расходные материалы для осуществления ремонта»). Если нет — создайте новый.
Если формируете новый тип изделия, то выполните шаги:
- Нажмите на кнопку «Создать тип изделия».
- Название типа задайте произвольное, понятное центру ответственности.
- В подразделе «Характеристики» заполните:
- «Характеристики видов изделий» — укажите общую характеристику (например, Вид изделия) и проставьте галочки у параметров «О» и «П».
- «Характеристики изделий (вариаций изделий, номенклатуры)» — добавьте в список созданную на Шаге 1 настройку заполнения характеристик.
- Заполните подраздел «Вид затрат» — укажите вид затрат, который будет выводиться в виде изделия и изделии автоматически.
- Далее нажимаем на «Записать и закрыть» для сохранения созданного типа изделия.
Создание типа изделия
Выбор профиля изделия и заполнение наименования- Раздел «Характеристики видов изделий»
Раздел «Характеристики изделий»
Шаг 3. Создание Вида изделия
Вид изделия находится внутри типа. Здесь мы включаем количественный учёт — это важно, так как в модели мы оперируем количеством (хотя бы символическим — 1).
Цель: Создать вид изделия и активировать количественный учёт.
Последовательность действий:
- Внутри выбранного типа создайте вид изделия (например, «Расходные материалы для осуществления ремонта»).
- Обязательно укажите метод учета изделий — «Количественный учёт» в разделе «Свойства».
- Заполните поле «Тип объекта закупки» (в нашем случае, «Товар»).
- В разделе «Характеристики» укажите название вида изделия с помощью «Изменить», затем нажмите на «Заполнить».
- Проставьте галочку «Корректное» и нажмите на «Записать и закрыть», чтобы сохранить тип изделия.
Без количественного учёта система не сможет оперировать количеством в потребности и закупке и при дальнейшей детализации на этапе приемки.
Создание вида изделия
Заполнение раздела «Свойства»
Заполнение раздела «Характеристики»
Указание корректности типа изделия и сохранение данных
Шаг 4. Создание Изделий (укрупнённых групп)
Изделие — это ключевой уровень, где мы закрепляем за «обезличенной» позицией — вид затрат. Именно эта аналитика в дальнейшем потребуется для определения финансовой аналитики (КЭК, КВР, код ОБАС). Количество изделий определяется числом разных видов затрат, которые вы планируете использовать в контракте.
Цель: Создать укрупнённые изделия с привязкой к видам затрат.
Минимально необходимо создать 4 изделия. Ниже приведены примеры для закупки строительных материалов и инструментов:
- Изделие: Расходные материалы для осуществления ремонта (электроинструменты):
- Вид затрат: 9.3.1. Оборудование для обеспечения деятельности (Электроинструмент)
- КОСГУ: 310 КВР: 244 ОБАС: МЗиПДИ
- Изделие: Расходные материалы для осуществления ремонта (Слесарно-монтажный инструмент):
- Вид затрат: 9.3.5. Оборудование для обеспечения деятельности (Слесарно-монтажный инструмент)
- КОСГУ: 310 КВР: 244 ОБАС: МЗиПДИ
- Изделие: Расходные материалы для осуществления ремонта (строй. материалы):
- Вид затрат: 4.1. Строительные материалы
- КОСГУ: 344 КВР: 244 ОБАС: МЗиПДИ
- Изделие: Расходные материалы для осуществления ремонта (прочее):
- Вид затрат: 6.8.10. Расходные материалы для обеспечения деятельности (прочее)
- КОСГУ: 346 КВР: 244 ОБАС: МЗиПДИ
Виды затрат в вашей организации могут отличаться. Уточните их у экономистов или бухгалтерии. Приведённые цифры — это пример для медицинской организации.
Последовательность действий:
1. Создание изделия
- Перейдите в созданный тип изделия.
- Затем в раздел «Связи».
- Раскроется окно, в котором в подразделе «Изделия» нажмите на «Создать».
2. Заполнение раздела «Состав»
В карточке изделия в разделе «Свойства» укажите:
- Единицу измерения — основной единицей в которой будут храниться остатки на складах.
- Группу номенклатуры — папку справочника номенклатуры, куда будут автоматически помещаться новые карточки.
3. Заполнение раздела «Учет позиций»
В разделе «Учет позиций» заполните подраздел «Виды затрат»:
- Нажмите на кнопку «Добавить» (зеленый плюсик).
- Укажите в качестве «Вида затрат» требуемое значение.
4. Заполнение раздела «Характеристики»
Перейдите в раздел «Характеристики» и выполните действия:
- Выберите из списка созданную ранее «Настройку заполнения характеристик» — «Общая настройка для неопределенного объёма» (Шаг 1).
- Укажите наименование ТРУ позиции (нажав на «Изменить»).
5. Сохранение карточки изделия
Для завершения работы с карточкой выполните:
- Проставьте галочку «Корректное».
- Нажмите на кнопку «Записать и закрыть».
Создайте аналогичным образом все описанные ранее изделия.
Шаг 5. Создание Вариации изделия
Вариация изделия — это самый нижний уровень. В обычной модели здесь указывают производителя, фасовку, регистрационное удостоверение. В нашей модели мы не детализируем эти данные. Мы создаём только одну вариацию для каждого изделия — она позволит системе различать группы, но не привяжет вас к конкретному товару.
Цель: Создать формальную вариацию (одну на изделие) без детализации производителя.
Последовательность действий:
- Для каждого созданного Изделия (из Шага 4) перейдите в раздел «Вариации изделия» через «Связи».
- Создайте одну вариацию.
- В разделе «Свойства» в качестве наименования/кода укажите, например, «1» или «Основная».
- Поля «Производитель», «Регистрационное удостоверение», «Фасовка» не заполняйте (оставьте пустыми).
- Проставьте галочку «Корректное» и запишите созданную вариацию изделия.
В модели с неопределённым объёмом вариация не несёт смысловой нагрузки, кроме формального разделения групп. Поэтому достаточно создать только одну вариацию на изделие.
Создание вариации изделия
Заполнение карточки вариации изделия
Результат настройки НСИ
После успешного выполнения всех 5 шагов в системе фиксируются следующие изменения:
- Один Тип изделия (например, «Расходные материалы для осуществления ремонта»).
- Один Вид изделия внутри типа с включённым количественным учётом.
- Одна настройка заполнения характеристик с одной характеристикой — «Наименование ТРУ», которая задаётся в изделии.
- 4 (или более) Изделия — по числу различных видов затрат.
- 4 (или более) Вариации изделия — ровно по одной на каждое изделие, без детализации по производителям.
Это минимальная, но достаточная конфигурация для запуска модели с неопределённым объёмом. В дальнейшем, если потребуются другие виды затрат, вы можете добавить новые изделия и вариации по тому же принципу.
Контрольные точки и ошибки
Перед переходом к следующему этапу (создание годовой потребности) проверьте следующее:
- Вид изделия имеет количественный учёт (включена соответствующая опция).
- Для каждого изделия указан корректный вид затрат (согласовано с экономистами).
- В настройках характеристик присутствует только «Наименование ТРУ».
- У каждого изделия создана только одна вариация (без детализации производителя).
- Количество вариаций соответствует количеству изделий (минимум 4).
Типичные ошибки и их устранение:
- Ошибка: В документе «Потребность» не подтягивается аналитика финансирования.
- Причина: У изделия не заполнен вид затрат.
- Способ устранения: Проверить карточку изделия, заполнить недостающие реквизиты.
- Ошибка: Не удаётся выбрать вариацию при создании потребности.
- Причина:Для изделия не создана вариация.
- Способ устранения:Создать одну вариацию для каждого изделия.
- Ошибка: Не даёт указать натуральный объем после выбора позиции.
- Причина:По изделию ведётся суммовой учёт.
- Способ устранения:Включить количественный учёт у вида изделия.
- Ошибка: Не даёт указать натуральный объем после выбора позиции.
- Причина:По изделию ведётся суммовой учёт.
- Способ устранения:Включить количественный учёт у вида изделия.
Пример заполнения
Для наглядности ниже приведён пример заполнения для одной из групп — «Строительные материалы».
- Тип изделия: Расходные материалы для СОД.
- Вид изделия: Расходные материалы для осуществления ремонта.
- Количественный учёт = Да.
- Изделие: Расходные материалы для осуществления ремонта (строй. материалы).
- Вид затрат = 4.1. Строительные материалы.
- Вариация изделия: одна (без указания производителя, фасовки, РУ).
- Характеристика: Наименование ТРУ (задаётся на уровне изделия через настройку из Шага 1).
Аналогично заполняются остальные группы (электроинструменты, слесарно-монтажный инструмент, прочее) — меняется только наименование изделия и соответствующий ему вид затрат.
Сегодня я многое понял
Настройка нормативно-справочной информации (НСИ) — это фундамент модели исполнения потребности с неопределённым объёмом.
Именно на этом этапе создаются укрупнённые «обезличенные» позиции (вариации изделий), за которыми закрепляются виды затрат. Без корректной настройки НСИ последующие шаги — формирование потребности, закупки и исполнения — будут невозможны или приведут к ошибкам финансирования.
Ключевые результаты корректной настройки НСИ:
- Создана иерархия «Изделий» (тип → вид → изделие → вариация) с количественным учётом.
- В настройках характеристик присутствует только один реквизит — «Наименование ТРУ».
- Сформированы 4 (или более) изделия — по числу используемых видов затрат.
- Для каждого изделия создана только одна вариация (без детализации по производителям, фасовкам и РУ).
- Виды затрат зафиксирован на уровне изделий и готова к использованию в потребности.
Практические рекомендации:
- Перед созданием изделий согласуйте виды затрат с экономистами или бухгалтерией — приведённые в статье примеры (310, 344, 346) носят иллюстративный характер.
- Не создавайте лишние характеристики — модель с неопределённым объёмом не требует анализа ценообразования и динамики потребления по каждой позиции.
- Используйте минимальное количество вариаций (одну на изделие) на старте. При необходимости вы всегда можете добавить новые изделия и вариации по тому же принципу.
- Проверьте себя по контрольным точкам из статьи: количественный учёт включён, у каждого изделия есть ровно одна вариация, характеристика только одна.
- После завершения настройки НСИ переходите к следующему этапу — созданию годовой потребности (об этом — в следующей статье цикла).
