Цикл охранных услуг: использование поручений в заявочной компании
Содержание
В данном видеоролике и статье мы опишем последовательность обработки поручений, которые возникают при согласовании годовой потребности к закупке. Материал предназначен для начальников отделов, исполнителей центров ответственности и всех специалистов, участвующих в процессе сбора и визирования заявок в программе для учета заявок — МЕДЕРП («Медицинское единое ресурсное планирование»).
В процессе работы мы продемонстрируем:
- Как возникает поручение и где его искать.
- Как фильтровать задачи через режимы отображения.
- Как прикреплять недостающие файлы с компьютера.
- Как обработать поручение с замечаниями и без них.
- Как поручение исчезает после выполнения.
- Центр ответственности: Отдел режима (охраны)
- Пользователь в демонстрации: Начальник отдела режима (Федорова М.М.)— именно он получает и выполняет поручение.
Ознакомиться с полной версией пользовательской истории в видео формате:
1. Возникновение поручения (00:30-00:46)
Процесс начинается в тот момент, когда руководитель финансово-экономического управления проверяет годовую потребность к закупке перед согласованием.
1.1. Кто инициирует и почему (00:30-0:37)
- Инициатор: руководитель ФЭУ.
- Причина: в ходе проверки обнаружено отсутствие необходимых файлов для расчётов.
- Действие инициатора: он направляет поручение руководителю отдела режима.
1.2. Как поручение появляется на рабочем столе (00:37-00:46)
- На рабочем столе начальника отдела режима автоматически формируется новая задача.
- Задача требует немедленного внимания, так как без неё дальнейшее согласование годовой потребности невозможно.
- Статус поручения отображается в общем списке задач.
Раздел «Мои задачи» в системе для обработки заявок — МЕДЕРП
Итог этапа: Поручение создано, доставлено исполнителю и ожидает обработки. Начальник отдела режима видит его на своём рабочем столе.
2. Поиск и анализ задачи (00:46-01:17)
Чтобы не утонуть в потоке текущих дел, важно быстро отфильтровать именно поручения, а не смешивать их с другими типами задач.
2.1. Фильтрация через режимы отображения (00:46-00:57)
- На рабочем столе перейдите к режиму отображения.
- В выпадающем списке выберите «Поручения».
- После фильтрации в списке останутся только задачи, требующие исполнения.
2.2. Изучение содержания и прикреплённых файлов (00:57-01:17)
- Найдите требуемую задачу и откройте её двойным нажатием.
- Внимательно прочитайте тему поручения и его содержание.
- Изучите прикреплённые файлы, если они уже есть.
- Обязательно обратите внимание на:
- дату исполнения — чтобы уложиться в срок;
- текущее состояние поручения — не пропустить, если оно уже обрабатывалось.
Изучение содержания поручения в системе для контроля заявок
Итог этапа: Вы нашли нужное поручение, проанализировали его содержание и выяснили, каких именно файлов не хватает для согласования.
3. Добавление недостающих материалов (01:17-01:40)
Теперь перейдём к самому важному: прикреплению недостающих бумаг, без которых руководитель ФЭУ не сможет продолжить визирование годовой потребности.
3.1. Работа с меню «Файлы» (01:17-01:20)
- В открытой карточке поручения нажмите на меню «Файлы».
- Вы увидите список уже прикреплённых материалов (если они были).
- Для добавления новых нажмите кнопку «Добавить».
3.2. Загрузка с компьютера и выбор типа добавляемого документа (01:20-01:40)
- В выпадающем списке выберите «Файл с компьютера».
- Укажите тип прикрепляемого документа (обоснование, паспорт объекта и т.д.).
- Найдите необходимый файл в вашей локальной системе.
- Аналогично добавьте все запрашиваемые материалы.
- После загрузки все файлы отобразятся в общем списке файлов годовой потребности.
Работа с меню «Файлы»
Добавление файлов
Выбор типа файла
Итог этапа: Все недостающие материалы прикреплены к поручению и доступны для просмотра руководителем ФЭУ.
4. Обработка поручения (01:40-02:15)
Когда все файлы прикреплены, поручение обязательно нужно обработать. Без вашего выполнения дальнейшее согласование годовой потребности невозможно.
4.1. Вариант «Выполнено без замечаний» (01:40-01:54; 02:03-02:15)
- Нажмите на кнопку «Действие с поручением».
- В выпадающем списке выберите «Выполнено без замечаний».
- Это означает, что вы приложили все запрашиваемые файлы и претензий к ним нет.
- После этого задача автоматически исчезает с вашего рабочего стола.
Выполнение без замечаний в системе для заявок — МЕДЕРП
Выполнение с замечаниями в решении для заявок — МЕДЕРП
4.2. Вариант «Выполнено с замечаниями» (01:54-02:03)
- Если у вас есть комментарии к приложенным файлам или самой потребности:
- Нажмите «Выполнено с замечаниями».
- В открывшемся окне для заметок зафиксируйте своё замечание.
- Это позволит инициатору увидеть проблему и скорректировать потребность.
Итог этапа: Поручение обработано. Задача снята с контроля исполнителя. Годовая потребность к закупке становится доступна для визирования руководителем ФЭУ.
СЕГОДНЯ Я МНОГОЕ ПОНЯЛ О работе с поручениями системы заявок
Работа с поручениями при согласовании годовой потребности к закупке строится на четырёх последовательных этапах: от фильтрации задач до выбора варианта выполнения.
Сквозная логика обработки поручений — от момента их появления на рабочем столе до полного снятия задачи — позволяет гарантировать своевременное согласование годовой потребности и исключает риск остановки заявочной кампании.
Итак, мы разобрали ключевые преимущества системы для заявок МЕДЕРП:
- Прозрачный пример обработки поручения: от постановки до полного закрытия.
- Быстрая фильтрация задач через режим отображения «Поручения».
- Централизованное прикрепление недостающих материалов через меню «Файлы».
- Два варианта обработки поручения — с замечаниями или без — для гибкого взаимодействия с инициатором.
А также практические рекомендации:
- Всегда начинайте работу с поручением с фильтрации — это сэкономит время и исключит пропуск важных задач.
- Внимательно изучайте дату исполнения и текущее состояние поручения, чтобы уложиться в контрольные сроки.
- При прикреплении файлов сразу указывайте корректный тип документа — это упростит проверку руководителю ФЭУ.
- Если есть замечания к потребности, фиксируйте их в окне заметок, а не в устной форме — это сохранит историю согласования.
- После обработки поручения проверяйте, исчезла ли задача с рабочего стола — это признак успешного выполнения.
Своевременная и корректная обработка поручений — это не просто снятие задачи с контроля, а гарантия того, что годовая потребность к закупке вовремя попадёт на визирование руководителю ФЭУ и заявочная кампания не остановится из-за отсутствия необходимых расчётных файлов.
Более подробно:
-
Пользовательские истории о работе в МЕДЕРП
В наших user-stories мы рассказываем про работу в системе управления медицинской организацией — МЕДЕРП от разных пользователей, которые вовлечены в жизненный цикл работы с потребностью (от заявок и закупки до конечного исполнения). Где каждая статья описывает работу конкретного целевого пользователя с подробным описанием его действий в управленческом решении — МЕДЕРП.
Перейти к жизненному циклу охранных услуг 
Документооборот в системе для заявок
Чтобы лучше изучить полный цикл заявочной кампании, визирования и работу с поручениями в других сценариях, обратитесь к материалам: перейти к документации
Управление потребностями здравоохранения
О том как оптимально выстроить работу в системе для управления — МЕДЕРП — вы можете ознакомиться в материалах с детальным разбором методологических аспектов и функциональностью документов «Потребность к закупке» и «Заявка подразделения»:
Модели работы с потребностью | Потребность к закупке | Заявки подразделений
Управление закупочным процессом
На нашем портале — mederp.ru вы найдете много материала посвященному тому, как работает система для закупок — МЕДЕРП, в частности обратите внимание на данные подборки материалов:
Работа с «Закупкой» | Расчёт НМЦК и запросов поставщикам | О специфике закупки
Автоматизация контура управления
Если вы ищете современное решение для автоматизации работы с заявками — обратите внимание на решение для медицины — МЕДЕРП, ознакомьтесь с её функциональными возможностями, статьями с новыми вызовами от МСД ПУиО (ФРМО, ГИС МТ, МДЛП) и обратите внимание на другие решения от ООО «КБФИТ»:
перейти к экосистеме | перейти к МЕДЕРП | перейти к статьям mederp.ru
