Раньше было хуже - хроники экономиста

Рубрика «Раньше было хуже» | все выпуски Хроники экономиста в рутине жизни без системы для автоматизации закупочной деятельности, и как это изменилось с появлением медицинской ERP-системы — МЕДЕРП.

У него нет имени. В штатном расписании он — «экономист планово-экономического отдела». В жизни — человек, который каждое утро открывает Excel и думает: «Господи, зачем я пошёл в экономисты?».

У него есть:

• запущенная очередная заявочная кампания;
• 1000 заявок отделений на закупку всего: от бинтов и папаверина — до лицензий Касперского;
• 5 срочных заявок на закупку по служебным запискам;
• 14 основных источников финансирования, а ещё 5 целевых субсидий на модернизацию центра, 6 инициативных тем, 10 научных государственных заданий. И всё со своим КПС, КОСГУ, и нужно учесть классификацию ОБАС;
• от бухгалтеров 10 запросов на превышение обязательств;
• маячит очередная декада для сдачи в Модуль сбора данных подсистемы учёта и отчётности электронного бюджета (МСД ПУиО);
• один бухгалтер, который звонит и спрашивает: «Вы тут КОСГУ указали неверно»;
• на пятничной конференции уведомляют: «Нам скоро нечем будет лечить — закупку экономисты задерживают»;
• необходимо подготовить релиз плана ФХД — и разместить его в электронном бюджете;
• 0 шансов уйти домой до восьми вечера.

Это история о нём. О том, как было раньше, о проблематике, а также о том, почему сейчас — лучше.

Excel, ручной поиск и непонимание

С почты падает сводная потребность от центра ответственности №3: 47 позиций. Каждая с формулировкой «Нужны расходники, служебную записку полгода назад написали — завтра пойдём к шефу».

Дальше — ритуал. Экономист открывает свой главный инструмент — Excel. Файл называется «Потребности_2025_финал_4версия_исправленная_ОКОНЧАТЕЛЬНАЯ.xlsx».

В этом файле:

• 12 листов;
• 8 сводных таблиц;
• 4 формулы ВПР, которые работают, только если ничего не двигать;
• 1 договорённость с другими экономистами: «не трогать столбец G», «не трогать столбец H», перед добавлением новых источников позвонить заместителю руководителя ПЭО — чтобы все формулы актуализировали.

Шаг первый. Взять потребность от центра ответственности (ЦО), проверить в листе №6 наличие 47 позиций, определить, что это касается одноразового белья, шовного материала и пары позиций из дезинфицирующих средств. Проверить целевое подразделение и то, в каких закупках оно находится (для этого идём в другие Excel-файлы):

• Текущая_закупка_2025_дез_средств_редакция_3.xls
• Текущая_закупка_2025_медикаменты_редакция_7.xls
• Текущая_закупка_2025_шовник_редакция_2.xls

Далее убедиться, что осталось в закупках 45% от потребности. При этом 15% уже в стадии подготовки — и вчера по почте прислали 4 запроса на определение финансирования очередных закупок, включая:

• 2 по одноразовому белью;
• 1 по шовнику;
• последняя — сборная солянка по 223-ФЗ (там и дезсредства, и бельё, и шовник — всё для науки и клиники).

Шаг второй. Написать гневное письмо с копией своего руководителя: «Куда вы смотрите? У вас большая часть в договорах?! Остальное только вчера получили — обрабатываем».

Далее рутина — определить, откуда брать финансирование для очередных закупок:

• Поднимаем служебную записку из архивов — смотрим, для кого и зачем планируется закупка:
  • ага, тут шовник запросили для выполнения научной темы — значит, 346;
  • а это в клинику пойдёт — значит, 341;
  • и так идём по всем закупкам.
• Далее вспоминаем, что нужно всё по видам затрат разнести — значит, начинаем дробить закупку. По 44-ФЗ всё более-менее единообразно (каждая закупка — свой вид затрат), а по 223-ФЗ начинаем доставать калькулятор, суммировать, чтобы рассчитать сумму видов затрат.
• После этого начинается актуализация Excel-файлов: в одном с детализацией закидываем финансированием по договорам, во второй заносим итоговые суммы — чтобы за план не выйти, в третий для бухгалтеров свод — чтобы поняли, как в 1С:БГУ отразить обязательства.

Шаг третий. Начинаем проверять, не вышли ли мы за план ФХД — вышли.

Он думает про себя: «Денег нет, закупку по 223-ФЗ надо блокировать. И ведь опять на планерке скажут, что мы затягиваем процесс. Ладно, сейчас быстро всех оповещу и дальше разберёмся.».

• Пишем письмо руководителю ПЭО, руководителю ФЭУ, руководителю центра ответственности, бухгалтерии и контрактной службе — чтобы блокировали закупку по 223-ФЗ.
• Отправляем заместителю руководителя письмо — выходим за план, нужно увеличивать итерацию.

Шаг четвёртый. Через две недели — к директору на ковёр.

Начинает рассуждать: «Вот это новости, отделение пожаловалось, что закупки встали. Срочно вспомнить, что именно им нужно, найти записки и письма, чтобы на ковре было что ответить.»:

• Какое отделение?
• Что за позиции?
• Какие служебные записки?
• Поднимаем записи и переписку.

После собрания за чашкой кофе:

«Собрались — вроде пронесло, хорошо, что жалоба была на те три закупки по 44-ФЗ. Ах ты ж, Степан! Подставил коллегу, теперь его шеф, наверное, устроил разнос. В следующий раз будет знать, что подразделения нужно вовремя уведомлять. Так, что дальше? МСД, бухгалтерия… Голова кругом! Но срочно надо вернуться к закупке по 223-ФЗ, хорошо, что актуализированный план уже загрузили».

Шаг пятый. Пришла товарная накладная на шовный материал — надо расписать финансирование.

• Начинаем поднимать файл «Текущая_закупка_2025_шовник_редакция_4.xls».
• Ищем закупку по договору — не находим. По контрагенту — их пять. Звоним Степану, уточняем договор — нашли в итоге.
• Определяем финансирование и вид затрат, заносим суммы (чтобы не выйти за обязательства). Вышли… «Вот незадача, снова обязательства превысили. Сейчас всё бухгалтеру отправлю — пусть правят.».
• Вроде ничего не забыли, берём штампы, ставим.

Думает про себя: «О, сегодня всего два штампа понадобились, понедельник же. А на прошлой неделе уже к среде шесть поставил, надо будет краску для штампа заказать, а то снова сядет.».

Шаг шестой. Гневно звонит заместитель главного бухгалтера:

«Что вы нам на оплату расписали? Глаза бы мои не видели! У нас через два дня выгрузка в МСД ПУиО, а у нас минус по обязательствам. Хорошо, что я вовремя заметил, а то бы всем потом влетело на проверке».

Поднимаем записи, проверяем файлики — «Ничего не понимаю, у меня в таблицах всё сошлось!». Начинаем разбираться — оказалось, ответственный бухгалтер ушёл на больничный и письмо не обработал, обязательства не поправил.

Думает про себя: «Везёт же людям: ушли вовремя, сидят на больничном, а мы тут расхлёбывай.».

Экономист закрывает глаза, открывает:

• переделывает
• пишет письма
• поднимает служебные записки
• звонит и уточняет
• вносит данные в Excel
• делает очередную редакцию
• отправляет в архив старую

Он идёт на кухню. Наливает чай. Смотрит в окно и думает: «Может, пойти тестировщиком асфальта? Или пески в пустыне пересчитывать? Вон, у нас во дворе дороги перекладывать начали, опять с парковкой будет полная беда, но это уже не мои проблемы.».

Домой он уезжает в 19:00.

Жена спрашивает: «Ты чего такой?». Он отвечает: «Да бухгалтерия с МСД замучила, данные отправить не могут, обязательства по отчетности не сходятся, а завтра уже сдавать.». Жена вздыхает: «Ну, тебе виднее».

Это жизнь без автоматизации процессов, там, где данные и подразделения не дружат друг с другом. Где большая часть времени тратится на ручные поиски, заполнение и созвоны.

Ключевая проблематика работы экономиста

Мы рассмотрели базовую модель, пусть и в шуточной манере. Давайте разберём с аналитической стороны проблематику, на которую экономист тратит своё время.

• Куча разрозненных таблиц, каждая из которых содержит дублирующую информацию с разной степенью детализации.
• Ручной контроль плана финансово-хозяйственной деятельности.
• Необходимость держать в голове, какие КОСГУ допускаются для разных видов затрат и специфики финансирования.
• Необходимость поднимать служебные записки из архива и почты.
• Необходимость предоставлять информацию центрам ответственности по их закупкам и проводить анализ за них.
• Отсутствие единого окна для согласования изменений финансирования с бухгалтерией, центрами ответственности и контрактной службой.
• Риск ошибок при ручном переносе данных между файлами и системами.
• Отсутствие встроенного документооборота и взаимодействия при обработке закупочных процессов.
• Ручной контроль и отслеживание исполнения с фиксацией в таблицах на наличие превышений.
• Ручное отражение обязательств в регламентированном учёте.
• Отсутствие автоматического контроля лимитов источников финансирования включая инициативные темы и гос. задания.
• Ручное отслеживание статусов закупок и их этапов без единой системы напоминаний.
• Отсутствие единого реестра изделий с привязкой к видам затрат и КОСГУ.

И это только вершина айсберга. Теперь посмотрим, как МЕДЕРП решает каждую из этих проблем.

Письмо-катастрофа и его решение в медицинской ERP-системе

Через неделю после начала работы в МЕДЕРП пришло письмо. То самое.

В связи с увеличением квот и утверждённой версией плана ФХД необходимо перевести следующие закупки с внебюджета на ВМП. Список — во вложении. Срок — сегодня до 13:00. После 15:00 бухгалтерия закрывает период и сдаёт отчётность в МСД.

Раньше это письмо запускало цепную реакцию:

• найти, в каких файлах находятся закупки;
• поправить финансирование с учётом того, что уже было поставлено и оплачено (их менять нельзя);
• написать письмо бухгалтерии — чтобы поправили;
• открыть файл со сводным планом — там тоже поправить;
• запросить информацию из бухгалтерии — чтобы свериться;
• обнаружить расхождение;
• переделать всё заново;
• пропустить обед;
• остаться до девяти;
• утром прийти к восьми и свериться с бухгалтером ещё раз;
• выслушать от бухгалтерии: «В следующий раз не дадим вносить изменения».

Теперь экономист делает следующие действия:

• Получает поручение в системе для автоматизации закупок МЕДЕРП.
  • Инициатор: руководитель ПЭО.
  • Исполнитель: экономист.
  • Проверяющий: заместитель главного бухгалтера.
• Изучает приложенные файлы с реестром и содержание.
• Находит закупки по реестру и обрабатывает их в медицинской ERP-системе МЕДЕРП:
  • нажимает «Изменить финансирование» — чтобы зафиксировать новую версию с актуальными источниками и запустить процесс согласования изменений;
  • выбирает финансирование, которое необходимо поменять;
  • выделяет позиции, которые ещё не были поставлены, и перебрасывает на новые источники;
  • завершает согласование;
  • нажимает «Отразить обязательства» и указывает, с какой даты действуют обязательства.
• Далее завершает обработку поручения — чтобы заместитель главного бухгалтера удостоверился в отражении обязательств в регламентированном учёте.

Всю остальную работу МЕДЕРП взяла на себя:

• Отобразила доступное финансирование в соответствии с планом ФХД.
• После переброски автоматически перенесла финансовую аналитику с ПЛТ на ВМП (КФО сменился с 2 на 4), а КОСГУ и коды ОБАС остались верными.
• Поправила финансирование для каждой позиции в закупке.
• Зафиксировала в логе, что по закупкам внесены изменения.
• Выгрузила информацию с актуальными обязательствами для автоматического отражения в 1С:БГУ.
• Поставила задачу бухгалтерии на проверку выполненных работ.

На всё — минут пятнадцать. Включая время на кофе и поиск закупок. В 11:45, после того как распределил финансирование приёмок, перешёл к этому поручению:

• открыл
• нашёл закупки
• обработал
• завершил работу с поручением
• в 12:00 собираемся на обед.

Бухгалтерия получила задачу. Не позвонила и не вернула на доработку. Потому что всё было правильно.

Экономист занялся анализом плана и расчётом рентабельности подразделений — дожидаться звонков не стал.

Закупка с неопределённым объёмом в системе замкнутого цикла МЕДЕРП

Однажды главный инженер пришёл с просьбой: «Нужно закупить расходники для текущего ремонта. Какие — неизвестно. Сколько — неизвестно. Утвердили — 2,5 миллиона».

Раньше экономист делал так: раздувал Excel-таблицу, забивая 100 позиций, из которых реально нужны были 40. Распределял, чтобы выйти на сумму. А потом каждый месяц правил файл под реальные поставки и перебрасывал финансирование, меняя файлик после каждой третьей поставки.

В МЕДЕРП он поступил иначе: сотрудник отдела закупок создал техническую потребность и закупку с неопределённым объёмом и признаком «Рамочная выборка (фиксированная)». Указал сумму контракта — 2,5 миллиона. А экономист распределил финансирование по видам затрат и каналам финансирования этой суммы без привязки к позициям.

Обработка приёмки: Пришла первая поставка — 10 упаковок цемента. Склад сверился со спецификацией, а экономист указал, из какого источника «отщипнуть» сумму.

Медицинская ERP-система МЕДЕРП сделала всё остальное сама:

• уменьшила неопределённый объём на сумму поставки;
• создала детализированную потребность по цементу;
• обновила спецификацию закупки.

Финансирование укрупненно, а по мере исполнения получаем натуральный объём с нужной детализацией. При этом происходит контроль в момент «отщипывания» — система проверяет допустимый вид затрат исходя из позиции.

• без ручных правок
• без новых согласований
• без мёртвых душ

Через месяц пришла вторая поставка — перфоратор. Экономист снова «отщипнул». ERP-система для здравоохранения снова всё сделала сама.

К концу года потребность «на 2,5 миллиона» превратилась в детальный отчёт: что купили, сколько, по какой цене, с каким видом затрат и на какой источник.

Экономист просто сформировал отчёт — ERP решение для автоматизации ресурсного планирования МЕДЕРП выдало натуральные показатели по каждой позиции. А невыбранный остаток неопределённого объёма можно отправлять на расторжение.

Подумал: «Раньше я бы поднимал каждую товарную накладную и бухгалтерию дёргал. Теперь всё за две минуты делает система для автоматизации закупок.».

Почему сейчас лучше? Шесть механизмов МЕДЕРП

В этой истории нет магии. Есть конкретные механизмы, которые превратили ад экономиста в обычный рабочий день.

Механизм первый — автоматическое определение финансовой аналитики.

Экономист выбирает позицию и источник финансирования. Медицинская ERP-система МЕДЕРП автоматически проставляет КОСГУ, КВР, вид затрат, счёт учёта, КФО и код ОБАС на основе настроек изделия, вида затрат и направления деятельности, указанного в источнике финансирования.

Экономист больше не справочник на двух ногах. Он занимается анализом и выявляет узкие места.

Механизм второй — каскадный пересчёт при смене источника финансирования.

Источник можно поменять на любом этапе: в заявке, в потребности, в закупке, в контракте, при приёмке. Система для автоматизации закупочных процессов МЕДЕРП каскадно пересчитывает всё: КВР, КОСГУ, КФО, ИФО, вид затрат, классификацию ОБАС. Без сторнирования, но с версионированием документов.

Экономист больше не перекладывает цифры — он управляет процессом.

Механизм третий — механизм «отщипывания» для закупок с неопределённым объёмом.

Когда неизвестно, что и сколько закупать (ремонт, запчасти, питание), медицинская ERP система МЕДЕРП работает по принципу «потребность рождается в момент исполнения». Изначально фиксируется сумма и её детализированное финансирование. При поставке экономист «отщипывает» часть объёма от выбранного источника. Система автоматически создаёт детализированную потребность, обновляет спецификацию и ведёт учёт.

Экономист больше не создаёт мёртвые души — он получает точные натуральные показатели без лишней работы там, где этой возможности изначально не могло быть.

Механизм четвёртый — интеграция с 1С:БГУ и ЕИС.

Сформированные потребности и закупки не остаются внутри. ERP решение для автоматизации ресурсного планирования МЕДЕРП передаёт готовые данные для отражения в 1С:БГУ, загружает из ЕИС данные о приёмках и интегрируется с системами внешнего учёта закупочной деятельности — ВСУЗД, такими как 1С:ГМЗ.

Экономист больше не перепечатывает данные из одной системы в другую. Он один раз вводит — система тиражирует.

Механизм пятый — контроль обязательств и лимитов.

Те самые 10 запросов от бухгалтеров на превышение обязательств уходят в прошлое. Решение для автоматизации закупок МЕДЕРП в реальном времени отслеживает лимиты по каждому источнику финансирования, инициативной теме, госзаданию и целевому субсидированию. Экономист видит остатки до того, как потратить, — а не после того как бухгалтер позвонил.

Бухгалтер больше не звонит. Система сама покажет превышение лимита, а если надо — заблокирует согласование.

Механизм шестой — подготовка данных для МСД ПУиО электронного бюджета.

Декада для сдачи в модуль сбора данных больше не аврал. Все данные по ОБАС, классификации, инициативным темам и госзаданиям уже структурированы в системе для закупок МЕДЕРП. Обязательства выгружаются автоматизированно в 1С:БГУ — без ручного перепечатывания из Excel.

Экономист больше не сидит ночами перед сдачей отчётности. Система всё подготовила заранее.

Эпилог. Что изменилось?

Коллеги из других федеральных центров думают, что он нашёл новое хобби. Он не отрицает: «Моё новое хобби — МЕДЕРП», — говорит он. И показывает, как за три минуты сводится потребность, на которую раньше уходил день.

Никто не смеётся. Потому что все видят результаты этой системы для управления закупочным процессом.