Отсроченная потребность - когда объём неизвестен, а закупить надо

Когда объём неизвестен, а закупить надо | узнать больше Освойте модель отсроченной детализации потребности при неопределённом объёме закупки — от настройки НСИ до исполнения.

В деятельности медицинских организаций регулярно возникают ситуации, когда заранее невозможно определить, какие именно товары, работы или услуги потребуются в течение года. Более того, в ряде случаев трудозатраты на приведение потребности к факту нецелесообразно, так как проще ориентироваться на суммовые показатели. Рассмотрим подробнее. К таким закупкам можно отнести:

• услуги текущего ремонта
• закупка запасных частей для автотехники
• аренда спецтехники
• закупка продуктов для пищеблока или столовой
• закупка строительных материалов 

Приведены классические примеры, где детальное планирование каждой позиции либо невозможно, либо экономически нецелесообразно. Как правило, медицинские организации решают данную проблему одним из двух способов, однако каждый из них имеет существенные недостатки. Посмотрим внимательнее:

• Создавать детальную потребность «на вырост» — вовлекать её в закупки и постоянно перезапускать с корректировкой по мере необходимости;
• Проводить множество мелких закупок по факту возникновения потребности — с многократным прохождением согласовательных процедур и ограничениям в соответствии с федеральными законами.

Оба подхода при прямом исполнении, когда потребность строго соответствует закупке, ведут к росту трудозатрат, увеличению сроков закрытия потребности и снижению прозрачности исполнения. В противовес им модель с отложенной детализацией потребности предлагает иной путь: создается пустая «техническая потребность к закупке» → связывается с закупкой с неопределенным объемом → детализация происходит автоматически в момент поставки (оказания услуг).

Проблематика: почему не всегда возможно детальное планирование

В идеальной модели закупочного процесса потребность рассчитывается заранее в натуральных показателях, утверждается в бюджете и ложится в основу спецификации контракта. Однако реальность медицинской организации часто далека от идеала. В чём это выражается?

Типичные ситуации, где детальное планирование не работает, выглядят так:

• Текущий ремонт: невозможно заранее предсказать, какие именно материалы, инструменты или работы потребуются в процессе ремонта. Вскрытие стены может выявить необходимость в дополнительных материалах, не предусмотренных сметой.
• Эксплуатационные расходы: запасные части для автотранспорта, расходные материалы для оборудования — потребность возникает спонтанно по факту поломки или износа.
• Начальный этап внедрения МЕДЕРП: процессы работы и обработки данных ещё не отлажены, а требование к детализации создаёт избыточную нагрузку на центры ответственности.

При попытке «зашить» такие потребности в детализированную потребность возникает эффект «мёртвых душ» — позиции, по которым никогда не будет поставки, но которые требуют согласования, хранения в системе и отвлекают внимание экономистов. Альтернатива — множество мелких закупок — ведёт к многократному прохождению процедур, что противоречит принципу эффективного контрактования. Либо организации рискуют перейти в Excel, что в условиях перехода на МСД ПУиО ГИИС ЭБ весьма опасно (более подробно о проблематике и новых вызовах).

Методология решения в МЕДЕРП

МЕДЕРП предлагает разные методологии ведения потребности, однако в данной статье рассматривается та, которая переворачивает традиционную логику: потребность создаётся не до закупки, а в процессе исполнения. Финансирование изначально закрепляется за укрупнёнными «обезличенными» позициями, финансирование закупки фиксируется в неопределенном объеме, а детализация по конкретным ТРУ происходит автоматически в момент поступления товаров или оказания услуг. Поясним ключевой принцип:

1. Сначала фиксируем предельную сумму и укрупнённые группы.
2. Затем финансирование закупки фиксируем в неопределенном объеме.
3. В завершении детализируем по факту поставки.

Это исключает необходимость многократных корректировок закупки и потребности, но самое главное — позволяет не терять детализацию: в итоге вы всё равно получите данные до натурального объема, но с меньшими трудозатратами.

Признаки модели: что отличает её от других подходов

Рассматриваемая модель исполнения потребности характеризуется тремя обязательными признаками, которые в совокупности отличают её от иных способов работы с потребностью. Давайте их перечислим.

• Закупка предусматривает неопределённый объём — в спецификации закупки фиксируется не точное количество товаров, а предельная сумма контракта, в рамках которой поставщик обязуется поставлять любые позиции из согласованного перечня;
• Отсутствует расчёт потребности в натуральном выражении — нет целесообразности или технической возможности определить, сколько именно единиц каждого наименования потребуется в течение года;
• Не производится анализ цен и динамики потребления — задача анализа отнесена на уровень укрупнённых групп; позиционная динамика не отслеживается, так как номенклатура формируется в момент исполнения.

Данная модель не является универсальным шаблоном для всех закупок с неопределённым объёмом. Она представляет собой строго фиксированный способ, реализованный в МЕДЕРП, предназначенный для определённых групп товаров, работ и услуг.

Для ряда закупок с признаком «неопределенный объём» (например, шприцы, одноразовое белье) потребность заранее известна и привязана к спецификации — и в таких случаях мы используем другую методологию «Прямое исполнение потребности», но оставляем для себя «люфт» для оперативных перебросок объемов в рамках утвержденной годовой потребности.

Сценарии применения: когда модель работает

Модель может применяться в следующих ситуациях, которые имеют свои особенности:

• Оказание услуг по текущему ремонту — когда детализация каждой строки спецификации с привязкой к подразделению и источникам финансирования нецелесообразна;
• Поставка расходных материалов и инструментов для текущего ремонта — заранее неизвестно, какие именно инструменты и строительные материалы потребуются в процессе ремонта зданий и помещений;
• Аренда автотранспортных средств и специальной техники — невозможно запланировать, какая техника и на какой срок потребуется в течение года;
• Поставка запасных частей для автотранспортных средств — отсутствуют сведения о том, какие расходные материалы или запасные части потребуются для обслуживания;
• Прочая потребность, где расчёт и контроль нецелесообразны — а также начальный этап внедрения МЕДЕРП в организации, когда процесс работы и обработки данных должен быть максимально упрощён;
• Закупка продуктов питания: как правило, это один вид затрат на конкретную сумму. В этом случае попозиционный расчёт каждой позиции становится просто формальностью, которую необходимо соблюдать для единого подхода. Однако процесс заполнения и распределения финансирования в натуральном объеме отнимает время как у исполнителей центров ответственности, так и экономистов.

Ключевой принцип: «отщипывание» от неопределённого объёма

Центральный механизм модели — это последовательное уменьшение неопределённого объёма финансирования по мере исполнения контракта. В методологии МЕДЕРП этот процесс получил образное название «отщипывание». Поясним, как это работает на практике.

• Формируется техническая «потребность к закупке» — может быть пустышкой, но рекомендуем с несколькими позициями, которые точно будут закупать, и ценой 1 рубль.
• На этапе формирования закупки фиксируется предельная сумма контракта (например, 3 млн рублей).
• Эта сумма делится на две части:
  • определённый объём — символические строки (по одной на каждую укрупнённую группу) с количеством 1, необходимые для привязки финансовой аналитики. Этого можно не делать — только в части упрощения распределения неопределенного объема;
  • неопределённый объём — остаток суммы, который распределяется по аналитике финансирования (КОСГУ, виды затрат, КВР, каналы финансирования), но без детализации по конкретным позициям;
• В момент исполнения (поступления товаров или оказания услуг) бухгалтер или технический исполнитель указывает, из какого детализированного источника финансирования «отщипнуть» сумму.
  • система автоматически уменьшает неопределённый объём на указанную сумму;
  • автоматически создаёт детализированную потребность в МЕДЕРП;
  • автоматически обновляет спецификацию закупки, проставляя конкретное количество по выбранной позиции;

В результате при каждой поставке мы «отщипываем» часть от общего объёма финансирования, одновременно детализируя учёт. Потребность, закупка и бухгалтерский учёт остаются согласованными в любой момент времени без дополнительных ручных операций.

В процессе отщипывания итоговое финансирование закупки не меняется, что значительно сокращает время экономистов на согласование изменений закупки.

Специальные настройки закупки: четыре обязательных признака

Для корректной работы модели в документе «Закупка» должны быть установлены специальные признаки. Без них механизм «отщипывания» не активируется. Особого внимания заслуживают два режима, детализирующие понятие «рамочная выборка». Рассмотрим каждый признак по порядку.

Признак 1: «Неопределённый объём».

Устанавливается в разделе «Спецификация закупки». Этот признак сигнализирует системе, что по данной закупке не фиксируется точное количество товаров, работ или услуг. Вместо этого фиксируется предельная сумма контракта, а спецификация загружается с количеством 0 по всем позициям (кроме базовых строк).

Признак 2: «Рамочная выборка (фиксированная)»

Устанавливается в подразделе «Условия исполнения» раздела «Сведения о закупке» (режим исполнения). Этот признак разрешает выбирать любые позиции из утверждённой спецификации контракта в пределах общей суммы, но запрещает добавление новых позиций в спецификацию. Исполнение возможно только по тем позициям, которые были загружены на этапе формирования закупки.

Признак 3: «Рамочная выборка (с расширением)»

Устанавливается в подразделе «Условия исполнения» раздела «Сведения о закупке» (режим исполнения). Этот признак разрешает выбирать любые позиции из спецификации контракта в пределах общей суммы, а также добавлять новые позиции в процессе исполнения. Такой подход подходит для долгосрочных контрактов, где ассортимент может меняться (например, расходные материалы для ремонта).

 Как выбрать режим?

Роли участников: центры ответственности, экономисты, бухгалтеры

Данная модель предполагает чёткое разграничение зон ответственности между участниками процесса. Это позволяет исключить участие «нецелевых» специалистов и сократить время на обработку операций. Распределение ролей выглядит следующим образом.

Центры ответственности (ЦО):

• формируют годовую потребность с укрупнёнными позициями (вариациями изделий);
• инициируют создание закупки с признаками «Неопределённый объём», а также одним из режимов рамочной выборки — «Рамочная выборка (фиксированная)» или «Рамочная выборка (с расширением)»;
• в процессе исполнения не участвуют (если не требуется подтверждение объёма и качества).

Технические исполнители:

• фиксируют в МЕДЕРП документ «Исполнение закупки» — вводят данные о поступлении ТРУ, подтверждают объём и фиксируют скан-копии документов;
• освобождают бухгалтеров от ручного ввода первичных данных.

Экономисты:

• участвуют на этапе формирования закупки — распределяют неопределённый объём по видам финансирования (КОСГУ, виды затрат, КВР, ИФО);
• освобождаются от необходимости создавать версии закупок под каждую разовую поставку и постоянно корректировать финансирование из-за того, что новая позиция имеет другой вид затрат либо выбран не тот источник;
• в процессе исполнения могут не участвовать, только если потребуется отредактировать финансирование закупки.

Бухгалтеры:

• обрабатывают документы «Исполнение закупки»;
• при ручном режиме заполняют шапку, спецификацию и состав, осуществляют «отщипывание» от неопределённого объёма;
• обеспечивают передачу данных в 1С: БГУ.

Такое разграничение исключает избыточную бюрократизацию процессов там, где она не нужна, и позволяет каждому участнику заниматься своей компетенцией. Экономисты не тратят время на согласование каждой разовой поставки, бухгалтеры получают инструмент для быстрого отражения фактов хозяйственной жизни, а центры ответственности — прозрачный механизм закрытия потребности с сокращением времени на постоянное изменение состава потребности.

Требования к нормативно-справочной информации

Для корректной работы модели необходимо особым образом настроить справочник «Изделия» в подсистеме «Учёт изделий». Ключевое отличие от других моделей — использование укрупнённых «обезличенных» позиций вместо детализированной номенклатуры. Вот основные требования к такой настройке.

Требования к настройке:

• Вид изделия должен создаваться с количественным учётом (например, «Расходные материалы для осуществления ремонта»).
• Изделия создаются в зависимости от назначения и в соответствии со своим видом затрат и кодом КОСГУ. Примеры:
  • «Расходные материалы для ремонта (электроинструменты)» — вид затрат 9.3.1 (310 КОСГУ);
  • «Расходные материалы для ремонта (Слесарно-монтажный инструмент)» — вид затрат 9.3.5 (310 КОСГУ);
  • «Расходные материалы для ремонта (строй. материалы)» — 4.1 (344 КОСГУ);
  • «Расходные материалы для ремонта (прочее)» — 6.8.10 (346 КОСГУ);
• Вариация изделия для каждого созданного изделия создаётся только одна (без детализации по производителям).
• Настройка характеристик применяется только одна характеристика — «Наименование ТРУ», которая задаётся в изделии и используется для формального разделения изделий.

При работе с данной группой позиций не ставится задача анализа позиционного ценообразования и динамики потребления, так как она используется для обеспечения текущего ремонта по потребности медицинской организации. Укрупнение на уровне НСИ — осознанное методологическое решение, а не техническое ограничение.