Отчёты в 1С: Всё о настройках прав доступа

В этой статье мы подробно рассмотрим, как настроить обязательные права доступа для работы с отчетами в системе МЕДЕРП на платформе 1С: Предприятие, а также разберем отличия функциональности отчетов в зависимости от предоставленных прав доступа.

Правильная настройка прав доступа позволяет не только обеспечить безопасность данных, но и оптимизировать рабочий процесс, предоставляя пользователям именно те инструменты, которые необходимы для выполнения их задач.

Комплексный подход к настройке прав доступа находит практическое применение в нескольких типовых сценариях:

• Базовая настройка прав для всех пользователей системы.
• Расширение функциональности для экономистов и аналитиков.
• Администрирование отчетности для руководителей и администраторов.

Полное видео-руководство по настройке прав доступа:

Основные категории прав доступа к отчетам

Для обеспечения эффективной работы с отчётами необходимо правильно настроить права доступа. Это позволит гарантировать безопасность настроенных отчётов и избежать проблем, связанных с некорректным доступом, таких как ошибки в отображении данных или нарушение целостности информации.

Можно выделить три основные категории прав доступа:

• Обязательные права — Эти права необходимы для базовой работы с отчётами. Они предоставляют доступ к основным функциям и возможностям, которые требуются для выполнения стандартных задач. Без этих прав работа с отчётами будет ограничена или невозможна.
• Права для работы с личными вариантами отчётов —  Эта категория прав позволяет пользователям создавать, редактировать и управлять своими собственными вариантами отчётов. Это важно для персонализации работы и адаптации отчётов под индивидуальные потребности.
• Права для работы с чужими и общими вариантами отчётов — Эти права предоставляют возможность просматривать и анализировать варианты отчётов, созданные для общего использования, а также другими пользователями. Это способствует обмену информацией и совместной работе над проектами.

Для предоставления прав доступа к системе необходимо наличие прав администратора системы.

Система «1С» предлагает широкий спектр опций для управления правами доступа. Однако мы настоятельно рекомендуем использовать комплексный подход, основанный на применении трёх взаимосвязанных элементов: «Профили групп доступа», «Группы доступа» и «Группы пользователей». Этот метод позволяет более структурировано и системно организовать процесс управления доступом. Он значительно упрощает работу администраторов системы, обеспечивая эффективное распределение прав и обязанностей среди пользователей.

Настройка обязательных прав

Для обеспечения корректной работы с отчётами необходимо назначить пользователю роль «Чтение вариантов отчётов». В противном случае могут возникнуть проблемы при работе с отчётами, в частности со сложностями столкнётся пользователь при доступе к общим отчётам, настроенным для всех участников системы.

Ознакомьтесь с последовательностью действий в видео формате:

Для выполнения данных действий:

• Авторизуйтесь в программе под «Администратором системы».
• Перейдите в подсистему «Администрирование, настройка, сервисные функции».
• Нажмите «Настройки пользователей и прав».
• Раскройте пункт «Профили групп доступа» в разделе «Группы доступа».
• В появившемся справочнике найдите нужный профиль и раскройте его.
• В списке доступных ролей выберите интересующую роль.
• Проставьте галочку.
• Нажмите на кнопку «Записать и закрыть».

Мы рекомендуем добавлять данную роль в профиль группы доступа, который будет применяться ко всем пользователям. Этот профиль можно охарактеризовать как набор «Базовых прав».

Настройка прав для работы с личными вариантами отчетов

В случае если предполагается, что пользователь может создавать персональные варианты отчётов, необходимо предоставить ему соответствующие права доступа. Для этого рекомендуется:

• Создать профиль групп доступа и добавить в него роль «Добавление и изменение личных вариантов отчётов».
• Создать группу доступа и указать в ней ссылку на созданный ранее профиль групп доступа.
• Создать группу пользователей и назначить для неё соответствующую группу доступа.
• Включить в группу тех пользователи, которым будет предоставлена возможность создавать индивидуальные варианты отчётов.

Ознакомьтесь с последовательностью действий в видео формате:

Для более системного учета «Профилей групп доступа», «Групп доступа» и «Групп пользователей» рекомендуется создать служебные папки под названием «Расширение прав доступа». В эти папки следует поместить те элементы, которые предназначены для расширения типовых прав пользователей.

Для выполнения данных действий сделайте следующее:

• Авторизуйтесь в программе под «Администратором системы»;
• Откройте подсистему «Администрирование, настройка и сервисные функции»;
• Выберите пункт «Настройка пользователей и прав»;
• Для создания профиля групп доступа:
  • Выберите пункт «Профили групп доступа».
  • В открывшемся справочнике раскройте/создайте («Создать новую группу») интересующую папку.
  • Добавьте в папку нужный профиль группы — нажмите на кнопку «Создать».
  • В поле «Наименование» зафиксируйте название профиля.
  • В справочнике формы найдите интересующее значение и выберите его, проставив галочку.
  • Нажмите на кнопку «Записать и закрыть».
  • Закройте список профилей групп доступа.
• Для создания группы доступа:
  • Выберите пункт «Группы доступа».
  • Раскройте/создайте интересующую папку. 
  • Добавьте в папку необходимые группы доступа.
  • Нажмите на кнопку «Создать».
  • В появившейся форме заполните поле «Наименование».
  • Укажите данные в поле  «Профиль».
  • Нажмите на кнопку «Записать и закрыть».
  • Закройте список групп доступа.
• Для создания группы пользователей:
  • Выберите пункт «Пользователи».
  • В открывшемся справочнике выделите группу верхнего уровня, в которую будет входить создаваемая группа.
  • Нажмите на кнопку «Создать».
  • В появившейся форме добавьте название группы в поле «Наименование».
  • Нажмите на кнопку «Записать».
  • Перейдите в раздел «Права доступа».
  • Включите создаваемую группу пользователей в группу доступа, нажав на кнопку «Включить в группу» и выбрав нужное значение из появившегося списка.
  • Закройте список пользователей.
• Для включения пользователей в группу:
  • Выберите пункт «Пользователи».
  • Найдите интересующего пользователя и выделите его.
  • Раскройте меню «Ещё» и нажмите «Назначить группу».
  • В открывшемся списке найдите нужную группу и выберите её, проставив галочку.
  • Нажмите на кнопку «Записать и закрыть».
  • Закройте список пользователей.

Настройка прав для работы с чужими и общими вариантами отчетов

Если предполагается, что пользователь может создавать общие варианты отчётов, а также вносить изменения в существующие, то необходимо предоставить ему соответствующие права доступа. Для этого рекомендуется:

• Создать профиль групп доступа и добавить в него роль «Добавление и изменение вариантов отчетов».
• Создать группу доступа и указать в ней ссылку на созданный ранее профиль групп доступа.
• Создать группу пользователей и назначить для неё соответствующую группу доступа.
• Включить в группу тех пользователи, которым будет предоставлена возможность создавать общие варианты отчётов, а также изменять чужие.

Ознакомьтесь с последовательностью действий в видео формате:

Для более системного учета «Профилей групп доступа», «Групп доступа» и «Групп пользователей» рекомендуется создать служебные папки под названием «Расширение прав доступа».
Поместите в эти папки элементы, которые предназначены для расширения типовых прав пользователей.

Выполните данные действия в программе:

• Авторизуйтесь в программе под «Администратором системы».
• Откройте подсистему «Администрирование, настройка и сервисные функции».
• Выберите пункт «Настройка пользователей и прав».
• Раскройте раздел «Группы доступа» в открывшейся форме.
• Для создания профиля групп доступа:
  • Выберите пункт «Профили групп доступа»
  • Раскройте ранее созданную папку «Расширение прав доступа».
  • Добавьте новый профиль группы доступа нажав кнопку «Создать».
  • В появившейся форме зафиксируйте название профиля в поле «Наименование».
  • В списке формы найдите интересующее значение и выберите его, поставив галочку.
  • Нажмите на кнопку «Записать и закрыть».
  • Закройте список профилей групп доступа.
• Для создания группы доступа:
  • Выберите пункт «Группы доступа».
  • Раскройте нужную папку и нажмите на кнопку «Создать» в появившемся списке.
  • В открывшейся форме укажите наименование группы.
  • Заполните поле «Профиль» значением из списка имеющихся профилей групп доступа.
  • Нажмите на кнопку «Записать и закрыть».
  • Закройте список групп доступа.
• Для создания группы пользователей:
  • Выберите пункт «Пользователи».
  • Выделите группу верхнего уровня в появившемся справочнике.
  • Нажмите на кнопку «Создать группу пользователей».
  • Заполните поле «Наименование».
  • Проверьте данные в поле «Входит в группу» (при необходимости скорректируйте её).
  • Нажмите на кнопку «Записать».
  • Перейдите в раздел «Права доступа».
  • Нажмите на кнопку «Включить в группу».
  • Выберите нужное значение из появившегося списка.
  • Закройте список пользователей.
• Для включения пользователей в группу:
  • Выберите пункт «Пользователи».
  • Найдите интересующего пользователя и выделите его в открывшейся форме.
  • Вызовите контекстное меню, нажав правую кнопку мыши, и выберите «Назначить группу».
  • В открывшемся списке найдите нужную группу и выберите её, проставив галочку.
  • Нажмите на кнопку «Записать и закрыть».
  • Закройте список пользователей.
• Закройте форму настройки пользователей и прав.

Отличия функциональности отчетов от предоставленных прав