МЕДЕРП — система для организации снабжения в медицинских организациях

Возможности медицинской ERP системы МЕДЕРП | перейти к продукту Автоматизация управления ресурсами медицинского учреждения ERP система для управления полным замкнутым циклом ресурсного планирования в медицинских организациях: автоматизация снабжения, закупок, учета потребности и интеграции с ЕИС, МДЛП, 1С:БГУ и ФРМО.

Управление ресурсами в медицинской организации — это сложный многоуровневый процесс. На одном полюсе — сотни ежедневных заявок от отделений, на другом — жесткие требования 44-ФЗ, на третьем — необходимость удерживаться в рамках плана ФХД и соответствовать лицензионным нормативам. Проблема в том, что в большинстве учреждений эти реальности существуют параллельно, в разных системах и с разными людьми, которые не видят общей картины.

Именно здесь на сцену выходит МЕДЕРП (Медицинское единое ресурсное планирование) — флагманский программный продукт компании КБФИТ, предназначенный для автоматизации процессов материального снабжения и организации снабжения в медицинских организациях. Система охватывает полный цикл: от сбора заявок подразделений до закупочной деятельности, приемки и контроля соответствия стандартам оснащения.

Для кого этот материал: Руководители НМИЦ, ФНКЦ, ФМБЦ, ФЦВМТ, ФГБУ, ФГАУ, ФГБУЗ, а также специалисты по закупкам, экономисты, бухгалтеры и ответственные за лицензирование, которые хотят системно подойти к управлению снабжением и избавиться от Excel-хаоса.

Что такое МЕДЕРП? Какие задачи решает система снабжения?

МЕДЕРП — это специализированная ERP-система для государственного сектора здравоохранения, разработанная на платформе «1С: Предприятие 8.3». В отличие от Excel, где данные живут в разрозненных файлах, МЕДЕРП представляет собой единую базу данных, где все процессы организации снабжения связаны между собой. Система включена в Реестр отечественного ПО и рассматривает учреждение как ресурсоемкое медицинское производство.

Ключевые функции МЕДЕРП для управления снабжением:

• Учет детализированного ПФХД с многоканальным финансированием (ВМП, ОМС, субсидии, гранты, целевые средства, соглашения Минздрава).
• Автоматизация сбора заявок от подразделений и консолидация потребностей.
• Учет запасов лекарственных средств, медицинских изделий и специализированных продуктов лечебного питания.
• Сквозная прослеживаемость документов от регистрации потребности до исполнения договора.
• Автоматическое определение финансовой аналитики (КВР, КОСГУ, КФО, вид затрат, код ОБАС) при выборе позиции.
• Интеграция с ЕИС, МДЛП, 1С:БГУ, ГИС МТ и ФРМО — исключение двойного ввода данных.
• Применение технологий искусственного интеллекта — на текущем этапе отрабатывается использование ИИ для автоматического заполнения и актуализации характеристик основных средств. В перспективе — поддержка локально развертываемых ИИ-моделей для закрытых контуров.
• Использование low-code методологии — возможность самостоятельно настраивать контроли в процессе согласования документов и выстраивания бизнес-процессов без привлечения разработчиков.

Ключевые подсистемы и механизмы управления снабжением

МЕДЕРП включает несколько логических подсистем, которые вместе образуют единый контур процессов снабжения. Рассмотрим основные из них.

1. Учет нормативно-справочной информации (НСИ)

В основе любой системы снабжения лежит качественная нормативно-справочная база. МЕДЕРП хранит и автоматически заполняет данные по:

• ОКПД2, ОКЕИ, ОКВЭД2, КТРУ — для корректного формирования технического задания.
• КВР, КОСГУ, КФО — для автоматического определения финансовой аналитики.
• Регистрационные удостоверения — для лекарственных средств и медицинских изделий.
• Стандарты оснащения (актуальные приказы Минздрава) — для контроля соответствия и подготовки к лицензированию.
• Страны мира, производители, представители — для полного учета поставщиков.
• Соглашения и темы государственных заданий — для формирования детализированных отчетов.

Преимущество: Одна позиция — одно название. Никаких «перчатки/перчатки смотровые/Gloves». Система знает, что это одно и то же.

2. Учет потребности и заявочная кампания

Эта подсистема автоматизирует работу снабжения на этапе сбора заявок от подразделений, превращая разрозненные запросы в структурированный процесс. Вместо хаотичных писем и звонков — единая база потребностей, которая ложится в основу всего цикла снабжения.

• Автоматизированный сбор заявок — заведующие отделений формируют потребности в системе, а не отправляют письма на почту
• Контроль лимитов — если задан суммовой лимит, система блокирует заявку при его превышении
• Консолидация потребности — заявки подразделений автоматически собираются в единую потребность к закупке
• Автоматическая проверка остатков — при обработке сводной потребности система показывает, что уже есть на складе, и рассчитывает реальную потребность на основании динамики потребления

Как это работает на практике: Заведующий отделением видит свое потребление и лимиты. Он формирует заявку, а дальше она «едет» по этапам: консолидация → закупка → договор → приёмка. Без потери данных и ручного перебивания.

3. Учет основных средств и контроль соответствия стандартам

Эта подсистема связывает процессы снабжения с бухгалтерским учетом и требованиями Федерального реестра медицинских организаций (ФРМО). МЕДЕРП обеспечивает:

• Автоматическую загрузку данных об ОС из 1С:БГУ (в том числе с счетов 101 и 21) — бухгалтер продолжает работать в привычной логике, а данные для ФРМО актуализируются автоматически. Если учреждение не использует 1С:БГУ, МЕДЕРП позволяет вести полный цикл учета ОС самостоятельно.
• Привязку оборудования к конкретным помещениям согласно иерархии ФРМО (здание → этаж → помещение) — проверяющий Росздравнадзора без труда идентифицирует объект лицензирования.
• Интеллектуальный контроль соответствия стандартам оснащения — система автоматически сверяет вашу базу с актуальными приказами Минздрава и сигнализирует о нехватке или несоответствии.
• Визуальный мониторинг статусов — каждая единица оборудования имеет четкий индикатор состояния: «В ФРМО», «Требуется выгрузка», «Наличие ошибок».
• Управление жизненным циклом ОС — полная прослеживаемость актива от заявки подразделения до списания, с архивацией устаревшего оборудования без потери истории для аудита.

Результат для организации: Оборудование, закупленное в рамках снабжения, автоматически становится частью управленческого и бухгалтерского учета, а затем — и частью ФРМО. Исключена «слепая зона» между ОМТО, бухгалтерией и ответственными за лицензирование. Подготовка к проверкам перестает быть ручным адом.

4. Учет закупочной деятельности

Эта подсистема полностью автоматизирует процесс подготовки и проведения закупок, от формирования технического задания до утверждения документа «Закупка». Она объединяет все этапы в единый цифровой конвейер, исключая ручные операции и обеспечивая полный контроль.

• Автоматическое формирование технического задания на основе выбранных позиций
• Расчет НМЦК с возможностью автоматического пересчета при изменении коммерческих предложений
• Маршрутизация согласования — настраиваемые маршруты и этапы согласования документа «Закупка» (реализовано с использованием low-code методологии)
• Электронное согласование с ПЭП и УКЭП — подписание с использованием простой электронной или квалифицированной подписью прямо в системе
• Логирование всех действий — каждое изменение фиксируется, известно, кто, когда и что правил
• Автоматическое распределение финансирования — система обеспечивает точное и контролируемое распределение финансовых средств по потребностям в соответствии с установленными правилами.

Преимущество для организации: Прозрачный, контролируемый процесс закупок с полным аудитом каждого шага. Сокращение времени на подготовку документации и согласования в разы, исключение ошибок и возвратов.

5. Учет исполнения и приёмка

Эта подсистема автоматизирует завершающий этап снабжения — приемку товаров и услуг, фиксируя исполнение потребностей подразделений и замыкая контур управления.

• Автоматическая загрузка данных приемки из ЕИС — система сама подгружает документы, приложенные поставщиком
• Валидация сведений — автоматическая сверка цен, ставок НДС и единиц измерения со спецификацией договора
• Блокировка приёмки при несоответствии — система не даёт провести приёмку, пока данные не приведены в соответствие
• Формирование документа «Исполнение закупки» — универсальный документ, объединяющий всё: от приемки услуг и товаров до оплаты штрафов и компенсаций

Итог: Никакого ручного сканирования, никакой беготни с бумажками. Проверка занимает минуты вместо часов.

6. Отражение обязательств в регламентированном учете

Для гибкой интеграции с бухгалтерской системой МЕДЕРП предлагает три режима отражения обязательств в 1С:БГУ, позволяя выбрать оптимальный вариант в зависимости от внутренних регламентов учреждения:

• Автоматическое отражение — система автоматически передает данные об обязательствах в бухгалтерскую программу (при интеграции с 1С:БГУ)
• Отражение с фиксацией документа — требуется вручную указывать номер и дату бухгалтерского документа (для строгого документооборота)
• Отражение без фиксации документа — для внутреннего учета и оперативного планирования

Преимущество: Гибкость в настройке взаимодействия с бухгалтерией позволяет соблюсти любой уровень контроля и автоматизации, исключая при этом двойной ввод данных.

7. Калькуляция услуг (операций)

МЕДЕРП предоставляет функциональность для формализованного описания, планирования и расчета себестоимости услуг, что особенно важно для экономического планирования и тарификации.

• Централизованное управление нормативами — единая система утвержденных экономических показателей
• Детальный учет ресурсов — полный охват всех видов затрат: трудовых, материальных и эксплуатационных
• Нормативная база — установление ставок ФОТ по типам персонала, процентов накладных расходов, страховых взносов и рентабельности
• Технологическое планирование — детализация ресурсов в технологических картах, учет времени работы персонала и оборудования

Преимущество: Достоверная калькуляция себестоимости на основе актуальных данных из системы снабжения и учета ОС. Прозрачность экономики для планирования и отчетности.

8. Применение ИИ для автоматизации снабжения: работа с характеристиками ОС

В рамках развития системы МЕДЕРП мы поэтапно внедряем технологии искусственного интеллекта для повышения эффективности процессов снабжения. На текущем этапе в качестве пилотного сценария отрабатывается автоматическое заполнение и актуализация характеристик основных средств.

Для бухгалтерии и ОМТО это означает переход от ручного, трудоемкого и подверженного ошибкам процесса к автоматизированному. Вместо того чтобы вручную вводить и искать характеристики в интернете по каждому объекту, система с использованием ИИ выполняет эту работу. Это критически важно для корректного ведения карточек основных средств в регламентированном учете.

Как это работает и что дает уже сейчас:

• Автоматическая актуализация карточек ОС из открытых источников — система анализирует данные по оборудованию из открытых источников и предлагает заполнить недостающие или устаревшие характеристики.
• Автоматическая актуализация карточек ОС из контракта — система анализирует спецификацию электронного документа в рамках контрактов по 44-ФЗ и загружает характеристики из самого контракта. Это особенно важно для случаев, когда применение поиска и ИИ не целесообразно, а данные должны быть строго в соответствии с контрактом.
• Снижение нагрузки на сотрудников — бухгалтер и специалист ОМТО тратят время не на рутинный ввод, а на контроль и анализ.
• Повышение качества данных — исключаются опечатки и разночтения, что напрямую влияет на достоверность состава инвентарных карточек.
• Бесшовная интеграция с 1С:БГУ — актуализированные карточки ОС автоматически синхронизируются с бухгалтерской системой, что гарантирует единую картину учета.

Стратегия развития: внешние сервисы → локальный ИИ

На текущем этапе для отработки технологии и сбора обратной связи мы используем внешние ИИ-сервисы. Это позволяет нам быстро тестировать гипотезы, совершенствовать алгоритмы и накапливать экспертизу без необходимости разворачивать тяжелую инфраструктуру на стороне заказчика.

Однако мы понимаем, что для многих медицинских организаций, особенно работающих с критическими данными и в закрытых контурах, использование внешних сервисов недопустимо. Поэтому в наших планах — обеспечение возможности подключения к локально развертываемым ИИ-моделям. Это позволит учреждениям, для которых критична безопасность и полный контроль над обработкой данных, использовать все преимущества ИИ-автоматизации, не передавая информацию за пределы своего контура.

Интеграция с ЕИС, МДЛП, 1С:БГУ, ГИС МТ и ФРМО

Главная боль любой организации снабжения — разрозненные системы, в которые одни и те же данные вводятся по 3-4 раза. МЕДЕРП выступает в роли единого интеграционного хаба, который автоматически обменивается данными с внешними системами.

Реализованная интеграция:

Главная ценность: Исполнитель центра ответственности, экономист, бухгалтер, специалист контрактной службы, технический исполнитель, руководитель направления, главный врач, заведующий и старшая медицинская сестра работают в одном окне, а интеграции делают всё за них.

Планы развития интеграционных возможностей:

• С ГИС МТ — загрузка сведений из государственной информационной системы мониторинга оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке
• С 1С:ДГУ — интеграция с системой внешнего электронного документооборота
• С 1С:ЗГКУ — интеграция с зарплатной системой
• С МИС — загрузка прейскурантов и перечня оказываемых услуг

Модели работы с потребностью: гибкость организации снабжения

Одна из сильных сторон МЕДЕРП — вариативность подходов к организации снабжения. Система предлагает различные модели работы с потребностью, что невозможно в Excel-шаблонах.

Модель 1. Детализированная потребность

Классическая модель для закупок с известной номенклатурой. Заявки подразделений собираются, формируется спецификация с конкретными позициями, и система автоматически проверяет лимиты и остатки.

Модель 2. Неопределённый объём (рамочная выборка)

Идеально для закупок, где на этапе планирования невозможно предугадать, что именно потребуется: инструменты, запчасти, расходные материалы для ремонта. Вместо тысяч конкретных позиций создаются укрупненные группы, а детализация происходит по факту.

На практике: Экономисты задают общее финансирование без привязки к позициям. На этапе приёмки происходит детализация до конкретных позиций. Никаких новых согласований — система автоматически проверяет, что закупка обеспечена лимитами.

Модель 3. Спецификация (ВСУЗД) — консолидация для ЕИС

Для взаимодействия с ЕИС используется режим «Спецификация (ВСУЗД)». Это «переводчик», который:

• Консолидирует несколько схожих позиций в одну укрупненную строку для ЕИС
• Сохраняет детализацию внутри системы — для учета и контроля исполнения
• Пересчитывает единицы измерения через коэффициент фасовки — чтобы литры, штуки и упаковки были согласованы на всех этапах

Реализована автоматическая синхронизация закупок по данным ВСУЗД, которая обеспечивает автоматическую актуализацию данных о закупках на основе информации из внешней системы учета закупочной деятельности (таких как 1С: ГМЗ).

Какие результаты дает внедрение МЕДЕРП для управления снабжением

Внедрение МЕДЕРП как единой системы снабжения позволяет перейти от разрозненных процессов к сквозному управлению. Вот ключевые результаты, которые получают организации:

Главный результат: Специалист ОМТО перестаёт быть курьером, архивариусом и оператором ЭВМ в одном лице. Он начинает заниматься реальной работой снабжения — аналитикой, контролем, управлением — а не рутиной. Учреждение проходит проверки без предписаний и получает лицензии в срок.

Как получить доступ и начать работу

Доступ к МЕДЕРП предоставляется в рамках подписки «КБФИТ: ИТС» через партнеров КБФИТ, которые занимаются внедрением продуктов и адаптацией под конкретные нужды учреждения.

В состав сервисного продукта входят:

• Дистрибутив программы МЕДЕРП со всеми обновлениями
• Сопроводительная и методологическая документация в электронном виде
• Доступ к порталу mederp.ru с методическими материалами и инструкциями
• Доступ к Сервису ЕРП для получения нормативно-справочной информации
• Техническая поддержка по электронной почте its-support@kbfit.ru

Где изучить работу с МЕДЕРП:

• Портал mederp.ru — статьи, инструкции, разборы
• Rutube-канал rutube.ru/u/mederp — более 2000 видеоуроков
• YouTube-канал youtube.com/@kbfit_ru