Когда ручной расчет неэффективен: массовое распределение финансирования в закупках по базе

В процессе управления закупками одним из наиболее ответственных этапов является распределение финансовых средств. Традиционный ручной подход к этой задаче не только требует значительных временных затрат, но и создает риски ошибок, которые могут привести к серьезным последствиям — от несоответствия бюджетным лимитам до нарушения аналитик и необходимости сложных ручных корректировок впоследствии.

В этой статье мы подробно рассмотрим, как эффективно использовать функциональность автоматического распределения финансирования, которая позволяет быстро и точно распределить требуемые суммы, используя в качестве основы остаток плана финансово-хозяйственной деятельности или заданную вручную базу распределения.

Вы можете ознакомиться со всеми действиями в формате видео:

Массовое распределение финансирования в закупках по базеСегодня мы разберем один из самых ответственных этапов в работе с закупками — распределение финансовых средств. Ведь в процессе управления закупками распределение финансовых средств — это всегда особенно ответственный этап. И здесь традиционный ручной подход часто создаёт немало сложностей: он не только требует значительного времени, но и повышает риски ошибок, которые могут повлечь за собой серьёзные последствия. Тип: ВИДЕОЗагружено: 29.10.25

Подготовка к распределению финансирования

Прежде чем приступить к работе с распределением финансирования, важно убедиться в наличии всех необходимых условий для успешного выполнения операции. Подготовительный этап включает проверку прав доступа и настройку параметров системы. Корректная настройка прав доступа является фундаментом для работы с распределением финансирования. 

Доступность функциональности зависит от нескольких факторов:

• Маршрута согласования, указанного в документе.
• Этапа, на котором находится закупка.
• Текущих полномочий пользователя в системе.

• 
  Более детально ознакомиться с назначением прав доступа и функциональности согласования:
  прочитать о зонировании | прочитать о маршрутах согласования

Ключевым условием для доступности массового распределения финансирования является настройка прав для соответствующей группы ответственных лиц. Для этапа, на котором находится закупка в маршруте согласования, необходимо установить галочку — Доступно изменение раздела «Финансирования».

Настройка доступности назначения исполнителей в маршруте согласования

Переход в режим распределения финансирования по базе

После успешной подготовки системы и проверки прав доступа можно переходить к непосредственной работе с распределением финансирования. Вы можете ознакомиться со всеми действиями в формате видео:

Переход в режим распределения финансирования по базеКомпания КБФИТ представляет пошаговое руководство по переходу в режим распределения финансирования! Узнайте, как быстро и правильно начать работу с финансовыми показателями закупок. Тип: ВИДЕОЗагружено: 29.10.25

Для перехода к распределению финансирования с использованием базы выполните следующую последовательность действий:

• Авторизуйтесь в системе под учетной записью с соответствующими правами доступа
• Откройте список документов «Закупка» одним из удобных способов:
  • Через подсистему «Учёт закупочной деятельности» → раздел «Закупки».
  • Через рабочий стол → раздел «Закупки».
• Перейдите в раздел «Финансирование» выбранной закупки.
• Выделите финансовые показатели (1), которые необходимо изменить.
• Раскройте меню «Редактирование» (2).
• Нажмите на кнопку «Изменить финансирование» (3).
• В открывшейся форме выделите строки с детализациями потребности для изменения (4).
• Раскройте меню «Редактирование» (5).
• Нажмите на кнопку «Распределить по базе» (6).

• Переход к изменению финансирования
• Переход к распределению по базе

Система осуществляет строгий контроль при распределении: автоматически проверяется соответствие аналитик и не допускается переброска средств между строками с отличными показателями видов затрат, КЭК, КВР и года финансирования.

Функциональные возможности формы распределения финансирования

После перехода в режим распределения открывается специализированная форма, которая предоставляет комплексный инструментарий для работы с финансированием. Вы можете ознакомиться с функциональными возможностями в формате видео:

Интерфейс формы интуитивно понятен и разделен на логические блоки — разделы, которые работают в тесной взаимосвязи:

• Раздел со справочной информацией — служит управляющим центром процесса распределения.
• Раздел с составом базы для распределения — содержит детализированную таблицу с аналитическими показателями.

Состав формы распределения финансирования по базе

Раздел со справочной информацией

Раздел включает:

• Команда «Завершить распределение» — финализирует процесс и сохраняет все внесенные изменения
• Информационные поля с ключевыми показателями: КЭК, КВР, вид затрат и общая сумма для распределения
• Поле «Вид базы» — определяет источник данных для распределения:
  • Ручная база — предоставляет полный контроль над вводом данных
  • По плану ФХД — обеспечивает автоматическое заполнение на основе актуальных плановых данных
• Командная панель управления — позволяет редактировать состав базы через меню «Действия с базой» и переходить к непосредственному распределению

Система интеллектуально подходит к заполнению данных: по умолчанию используется план ФХД, а источники финансирования, участвующие в распределении, визуально выделяются зеленым цветом для удобства идентификации.

Раздел с составом базы для распределения

Таблица включает следующую информацию:

• Источник финансирования — идентифицирует канал поступления средств.
• Распределить — позволяет задать целевые суммовые показатели с контролем лимитов.
• База — определяет процентное соотношение для автоматического расчета распределения.
• Распределено — отображает текущий статус распределенных сумм.
• Сумма плана — показывает утвержденные плановые показатели ФХД.
• К закупке (всего) — отражает общую утвержденную потребность.
• Остаток — индикатор доступных для распределения средств.

Обработка распределения финансирования по базе

Когда база распределения настроена и заполнена необходимыми данными, наступает этап непосредственного распределения средств. Этот процесс сочетает в себе автоматизированные расчеты системы и контроль со стороны пользователя, обеспечивая точность и соответствие установленным правилам.

Для запуска процесса распределения выполните следующие шаги:

• Нажмите на кнопку «Перейти к распределению» в командной панели
• В открывшейся форме распределения раскройте меню «Действия»
• Выберите команду «Распределить автоматически по базе»

Система формирует наглядный отчет о распределении, который разделен на две функциональные части для удобства работы и контроля:

• Статичный раздел (закреплен в левой части экрана) содержит базовую информацию:
  • Реквизиты исходного источника финансирования
  • Детальные данные по позиции: номенклатура, фасовка, цена, единица измерения
  • Информацию о подразделении и детализированной потребности
• Динамичный раздел (расположен справа) отображает результаты распределения:
  • Количественно-суммовые показатели в разрезе целевых источников финансирования
  • Визуализацию пропорционального распределения средств
  • Возможность ручной корректировки автоматически рассчитанных значений

Состав распределения финансирования

После проверки корректности распределения и при необходимости внесения ручных корректировок, для сохранения результатов раскройте меню «Действия» и нажмите на кнопку «Завершить распределение».

Завершение распределения финансирования по базе

После выполнения всех действий по распределению вы можете детально ознакомиться с результатами в разделе «Состав базы для распределения». Обратите внимание на столбец «Распределено» (1) — он отражает новые значения, рассчитанные системой на основе заданных параметров.

Для окончательного подтверждения и записи всех изменений в систему необходимо нажать на кнопку «Завершить распределение» (2) в основном окне формы. После этого система зафиксирует новое распределение финансовых средств, и внесенные изменения станут доступны для всех участников процесса согласования.

Завершение распределения финансирования по базе