Жизненный цикл медикаментов: создание годовой заявки аптекой из статистики
Содержание
В данной статье вы поэтапно изучите полный цикл создания заявки подразделения исполнителем Центра ответственности — от заполнения раздела «Шапка» до отправки уведомления через сервис «Айкина» старшей медицинской сестре отделения анестезиологии-реанимации. Материал предназначен для исполнителей Центров ответственности, работающих с заявками подразделений в системе.
- Центр ответственности: исполнитель, создающий заявку подразделения
- Пользователь демо: Болин Иван Сергеевич
- Год потребности: 2026
- Направление деятельности: Клиника
Видеоинструкция последовательно освещает ключевые операции, связанные в единый рабочий процесс:
- Создание новой заявки подразделения и заполнение раздела «Шапка»
- Выбор года потребности, направления деятельности и подразделения
- Указание маршрута согласования и автора заявки
- Заполнение раздела «Состав» на основе данных статистики
- Формирование и отправка уведомления через сервис «Айкина»
Особенность учёта: заявка подразделения создаётся в рамках годовой потребности. Год потребности выбирается из выпадающего списка и определяет дальнейший жизненный цикл документа. После проведения заявки ей присваивается номер вида 26_000028, где первые две цифры — год потребности.
- Создание заявки подразделения
- Заполнение раздела «Шапка»
- Заполнение раздела «Состав»
- Формирование письма из шаблона
- Отправка уведомления получателям
Этапы создания заявки подразделения исполнителем ЦО в ERP для медицины
1. Создание заявки подразделения в МЕДЕРП
Работа начинается с создания новой заявки подразделения. На этом этапе вы заполните раздел «Шапка», выбрав год потребности, направление деятельности, подразделение и маршрут согласования. Корректное заполнение шапки обеспечивает правильную маршрутизацию документа и его дальнейшую обработку.
1.1. Создание нового документа (00:53–01:30)
Для создания нового документа необходимо:
- На рабочем столе перейдите в раздел «Заявки».
- Нажмите на кнопку«Создать» в командной панели списка.
Создание нового документа мед. ERP-системе МЕДЕРП
1.2. Заполнение ключевых реквизитов раздела "Шапки" (01:31–02:28)
В разделе «Шапка» необходимо заполнить следующие поля:
- Из выпадающего списка «Год Потребности» выберите значение «2026»
- Нажмите кнопку выбора у поля«Направление».
- В справочнике найдите строку «Клиника» и нажмите «Выбрать».
- В поле «Тип изделия» укажите нужное значение.
- Нажмите кнопку выбора у поля «Подразделение» — откроется окно «Подразделения организаций»
- В справочнике найдите строку «Отделение анестезиологии-реанимации» и нажмите «Выбрать».
- Поля «Заявитель» и «Утверждение» заполняются автоматически, но при необходимости можно их заполнить вручную.
Заполнение шапки заявки подразделения в ERP-решении МЕДЕРП
Особенность учёта: после проведения заявки ей автоматически присваивается номер, например 26_000025, где 26 — год потребности, а 000025 — порядковый номер документа. Поле «Автор» заполняется автоматически, но при необходимости редактируется через поиск по фамилии пользователя.
1.3. Назначение маршрута согласования (02:29–02:48)
Определите маршрут, по которому документ будет проходить согласование. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- Нажмите кнопку выбора у поля «Маршрут Согласования».
- В окне «Маршруты согласования» выберите подходящий маршрут и нажмите «Выбрать».
- Для сохранения введённых данных нажмите на кнопку «Провести».
Назначение маршрута согласования в медицинской ERP-системе МЕДЕРП
1.4. Корректировка автора заявки (02:49–03:13)
Скорректируйте автора заявки. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- Нажмите кнопку выбора у поля «Автор».
- В окне «Выбор пользователя» найдите пользователя и нажмите «Выбрать».
Корректировка автора заявки в ERP здравоохранения
Итог этапа: создана заявка подразделения с номером 26_000025, заполнены год потребности (2026), направление деятельности («Клиника»), подразделение, маршрут согласования и автор.
2. заполнение раздела Состав и отправка уведомления через «Айкину» в ERP системе
После завершения оформления заявки необходимо заполнить раздел «Состав» по данным статистики, а затем уведомить заинтересованных пользователей о том, что доступ к формированию заявок открыт. Для этого используется сервис «Айкина» — встроенный механизм отправки электронных писем по шаблонам.
2.1. Заполнение раздела «Состав» (03:21–04:31)
После заполнения шапки переходите к разделу «Состав». На этом этапе вы заполните состав заявки на основе данных статистики и проведёте документ.
- Перейдите в раздел «Состав»
- В меню «Заполнение» нажмите на кнопку «Заполнить по данным статистики (Исполнено)»
- Для сохранения введённых данных нажмите на кнопку «Провести».
Рекомендуется проверять заполненный состав после автоматического заполнения по данным статистики — при необходимости скорректируйте позиции вручную.
Заполнение раздела «Состав» по статистике в ERP-решении МЕДЕРП
2.2. Формирование письма из шаблона (04:32–05:24)
Для отправки уведомления нажмите кнопку «Органайзер» и выберите нужный способ информирования.
- Нажмите кнопку «Органайзер».
- Из выпадающем меню выберите «Отправить письмо».
- В открывшемся окне «Шаблоны электронных писем» перейдите к строке с представлением «Открыт доступ к формированию заявок»
- Нажмите на кнопку «Сформировать».
- Откроется окно «Исходящее письмо (создание)»
Особенность учёта: шаблон «Открыт доступ к формированию заявок» автоматически подставляет тему и тело письма. При необходимости текст можно отредактировать вручную перед отправкой.
Выбор функции отправки письма через Айкину в ERP здравоохранения
Формирование письма по шаблону в медицинской ERP-системе МЕДЕРП
2.3. Добавление получателей и отправка (05:25–06:50)
На заключительном этапе вы добавите получателей письма и отправите уведомление.
- В поле «Кому» добавьте получателя одним из способов:
- Из справочника пользователей.
- Указав ФИО и электронную почту (например, Рогов Иван Иванович <rogov_ii@fgbu-med.ru>).
- Для добавления несколько получателей воспользуйтесь кнопкой«Добавить получателя письма».
- Для отправки письма нажмите на кнопку нажмите кнопку «Отправить».
Добавление получателей письма и его отправка в медицинской ERP-системе МЕДЕРП
Итог этапа: письмо сформировано по шаблону «Открыт доступ к формированию заявок», открыто окно «Исходящее письмо (создание)». Получатели добавлены, письмо отправлено через сервис «Айкина».
Сегодня я многое понял о работе ERP-системы в части создания заявки подразделения исполнителем Центра ответственности
Полный цикл создания заявки подразделения исполнителем Центра ответственности включает заполнение шапки с выбором года потребности, направления деятельности и подразделения, назначение маршрута согласования, а также автоматическое заполнение состава по данным статистики.
Автоматическое заполнение состава на основе данных статистики значительно ускоряет формирование заявки и снижает риск ошибок при ручном вводе позиций.
Итак, мы разобрали ключевые преимущества подхода:
- Прозрачный процесс создания заявки подразделения — от заполнения шапки до проведения документа.
- Возможность выбора подразделения и автора с помощью удобного поиска.
- Автоматическое заполнение состава по данным статистики потребления.
- Полный контроль над формированием заявки через единый документ.
- Готовность документа к дальнейшей работе после проведения.
А также практические рекомендации:
- При выборе подразделения используйте поиск по части названия — это ускоряет работу.
- Убедитесь, что год потребности и направление деятельности выбраны корректно.
- Перед автоматическим заполнением состава проверьте актуальность данных статистики.
- После заполнения состава обязательно проведите документ для фиксации данных.
Такой подход исключает ошибки при создании заявок, обеспечивает прозрачность формирования потребности, даёт полный контроль над составом документа и позволяет оперативно подготовить заявку на основе фактических данных выдачи со складов.
Более подробно:
Жизненный цикл медикаментов
В материалах последовательно разбираем учет медикаментов с использованием решения для комплексной автоматизации федеральных научных медицинских центров — МЕДЕРП:
перейти к чтению
Учет потребности в ERP для заявочной компании
Детальная информация о работе с документами «Потребность к закупке» в решении для автоматизации заявочной компании, их видах и жизненном цикле:
перейти к чтению
Автоматизация мед. учреждения с использованием ERP
Если вы ищете медицинское решение класса ERP, то ознакомьтесь с программой МЕДЕРП от ООО «КБФИТ»:
перейти к экосистеме | перейти к МЕДЕРП | перейти к статьям mederp.ru
Узнайте больше о возможностях системы снабжения МЕДЕРП:
Запросить консультацию по сопровождению МЕДЕРП — sales@kbfit.ru (Связаться)
Наши специалисты расскажут о вариантах обучения и технической поддержки для вашей организации.
Смотреть видеоуроки МЕДЕРП на Rutube (Смотреть)
Короткие ролики по ключевым функциям системы.
Быть в курсе анонсов статей (Читать)
Подпишитесь на канал КБФИТ в MAX.
Присоединиться к сообществу КБФИТ (Присоединиться)
Обсуждение вопросов эксплуатации МЕДЕРП, обмен опытом.-
Комплексная автоматизация мед. учреждений (Перейти)
Полное описание МЕДЕРП, паспорт программы и условия внедрения.
