Жизнь лицензии на ПО: от создания закупки до отправки на согласование

Цикл создания заявки на закупку в МЕДЕРП | узнать больше Изучите процесс создания заявки на закупку: от заполнения шапки до формирования спецификации и согласования в медицинской ERP системе.

В данной статье вы поэтапно изучите полный цикл создания заявки на закупку — от открытия нового документа до его согласования. Материал предназначен для начальников отделов МТО, специалистов по закупкам и всех, кто участвует в формировании закупочной документации в ERP-системе для медицины.

Жизнь лицензии на ПО: от создания закупки до отправки на согласованиеОткройте для себя готовый алгоритм: от создания документа закупки и его заполнения → до проверки и запуска в согласование. Практическая польза для каждого специалиста IT-отдела. Тип: ВИДЕОЗагружено: 16.04.26

Видеоинструкция последовательно освещает ключевые операции, связанные в единый рабочий процесс создания заявки на закупку в соответствии с требованиями 44-ФЗ.

• Создание карточки закупки и заполнение шапки
• Выбор позиции плана ФХД и настройка параметров закупки
• Отбор потребностей и формирование спецификации
• Прикрепление технического задания и обоснований НМЦК
• Запуск процесса согласования заявки

Особенность учёта: Для корректного отображения позиций плана ФХД необходимо предварительно настроить соответствие между профилем изделий и допустимыми кодами ОКПД2. В демонстрации  функциональных возможностей медицинской ERP системы МЕДЕРП используется план на 2026 год с кодом ОКПД2 58.29.

• Создание документа «Закупка»
• Настройка реквизитов шапки и сведений о закупке
• Отбор потребностей к закупке
• Формирование спецификации и прикрепление файлов
• Согласование заявки

Ключевые этапы формирования заявки на закупку в ERP решении для медицины

1. Создание нового документа «Закупка» и Заполнение раздела «шапка»

Работа с закупкой начинается с создания нового документа и заполнения его заголовочной части. Здесь определяются основные параметры: направление деятельности, профиль изделий и ключевые ответственные лица.

Цикл согласования закупки ПО: создание закупки и заполнение раздела «Шапка»Вы когда-нибудь задумывались, с чего начинается путь любой закупки в государственном учреждении? Первые шаги — самые важные. Именно они определяют, насколько гладко пройдет весь процесс. В новой статье разбираем самый первый этап: создание документа «Закупка» и заполнение раздела «Шапка». Тип: ВИДЕОЗагружено: 16.04.26

1.1. Создание нового документа и выбор направления деятельности (01:17–01:32)

• На рабочем столе перейдите в раздел «Закупки».
• Нажмите на кнопку «Создать» в командной панели списка.
• В открывшемся окне «Закупка (создание)» нажмите кнопку выбора у поля «Направление деятельности».

Создание нового документа «Закупка» в медицинской ERP-системе МЕДЕРП

1.2. Выбор профиля изделий и назначение ответственных лиц (01:33–02:14)

• Нажмите кнопку выбора у поля «Профиль изделий».
• В справочнике найдите строку с кодом «000000003» («Отдел информационных технологий (ОИТ)») и нажмите «Выбрать».
• Последовательно из выпадающих списков выберите:
  • «Исполнитель ЦО» — Степенко Юрий Александрович.
  • «Исполнитель КС» — Рогов Леон Рубенович.
  • «Ответственный за приемку» — Сидоров Дмитрий Алексеевич.
  • «Бухгалтер» и «Экономист» — соответствующие сотрудники.

2. Заполнение раздела «Сведения о закупке» в ERP для медицины

На этом этапе определяется нормативно-правовая основа закупки — выбирается вид позиции плана ФХД, конкретная позиция плана, а также вид и способ закупки.

Цикл согласования закупки ПО: заполнение сведений о закупкеПродолжаем разбирать создание заявки на закупку! Первый шаг (заполнение «шапки») уже позади. Теперь переходим к самому интересному — формируем юридически значимую часть документа. Тип: ВИДЕОЗагружено: 16.04.26

2.1. Выбор позиции плана ФХД и вида закупки (02:35–03:33)

• Перейдите к разделу «Сведения о закупке».
• Из выпадающего списка «Вид позиции плана ФХД» выберите «Закупка по ФЗ-44».
• Нажмите кнопку выбора у поля «Позиция плана ФХД».
• В открывшемся справочнике найдите строку с номером «44_26_00004» (предмет закупки — «Закупка услуг и работ на 2026 год»). Активизируйте поле «Предмет закупки» и нажмите «Выбрать».
• В карточке закупки из выпадающего списка выберите «Вид закупки» — «Тендер (44 ФЗ)». Подтвердите системное сообщение.

2.2. Настройка способа закупки и сроков (03:34–04:06)

• Нажмите кнопку выбора у поля «Способ закупки».
• В справочнике выберите способ с кодом «000000001» («Электронный аукцион (EA44)») и нажмите «Выбрать».
• Нажмите кнопку «Сформировать реестровый номер».
• Выберите «Период заключения контракта» — «Квартал II».
• В поле «Срок проведения закупки» укажите дату «25.06.2026».
• В поле «Предмет закупки» уточните текст: «Закупка лицензий на антивирусное ПО».

Заполнение раздела «Сведения о закупке» в ERP для медицины - МЕДЕРП

3. Отбор потребностей в разделе «Отбор»

Раздел «Отбор» предназначен для фильтрации ранее утвержденных потребностей.

Цикл согласования закупки ПО заполнение раздела «Отбор потребностей»Третья часть нашего цикла по созданию закупки — самая важная с точки зрения контроля бюджета. Как привязать к заявке уже утвержденные потребности? Разбираемся! Тип: ВИДЕОЗагружено: 16.04.26

3.1. Добавление и настройка отбора по потребности (04:24–05:03)

• Перейдите к разделу «Отбор».
• В таблице «Отбор потребности» нажмите кнопку «Добавить».
• Активизируйте поле «Отбор по потребности» и установите флаг.
• В поле «Потребность к закупке» нажмите кнопку выбора.
• В открывшемся окне найдите потребность с номером «26_000025».
• Нажмите «Выбрать» и завершите редактирование строки.
• Нажмите кнопку «Провести».

4. Заполнение раздела Участники согласования

           Чтобы закупка дошла до финального решения, Заместителя генерального директора по цифровой трансформации необходимо включить в маршрут согласования. Без этой настройки он просто не увидит задачу, и процесс застопорится.

Цикл закупки: заполнение раздела Участники согласования КБФИТ продолжает делиться практичными инструментами для эффективного управления закупками в государственных и медицинских организациях. В статье разбираем важный этап цикла закупки — заполнение раздела «Участники согласования». Особое внимание — роли Руководителя исполнителя центра ответственности и всех, кто отвечает за бесперебойное прохождение маршрутов согласования. Тип: ВИДЕОЗагружено: 25.04.26

4.1. Добавление участника согласования (05:10–06:08)

• Перейти в раздел «Участники согласования» и нажать кнопку «Добавить».
• Заполнить «Этап согласования» и «Участника».

Добавление участника согласования в ERP-системе МЕДЕРП для медицины

Итог этапа: В закупку добавлен участник согласование Заместитель генерального директора по цифровой трансформации.

5. Формирование состава закупки в медицинской ERP

Этот этап — ключевой в наполнении закупки. С помощью механизма «Заполнить спецификацию из потребности» система автоматически переносит позиции, а также позволяет прикрепить техническое задание и другие файлы.

Цикл согласования закупки ПО: формирование раздела «Состав»Пятая часть цикла — самая насыщенная. Именно здесь закупка наполняется конкретным содержанием: позициями, суммами и обязательными документами. Поехали! Тип: ВИДЕОЗагружено: 16.04.26

5.1. Автоматическое заполнение спецификации из потребности (06:18–08:15)

• Перейдите к разделу «Состав».
• Нажмите кнопку «Заполнить спецификацию из потребности».
• В окне «Подбор для закупки» активизируйте поля «Суммовой учет» и «Позиция».
• Нажмите «Подобрать» и затем «Создать позицию спецификации».
• Система предложит создать позицию. В открывшемся окне настройте параметры и нажмите «Включить».

5.2. Прикрепление технического задания и дополнительных файлов (08:16–09:23)

• В окне «Изменение позиции спецификации» нажмите кнопку выбора у поля «Техническое задание» и выберите нужный документ.
• Сохраните изменения и закройте вспомогательные окна.
• В разделе «Состав» и актуализирует технические задания.
• Нажмите на кнопку «Техзадание» и выберите «Показатели технического задания закупки».
• Нажмите кнопку «Рассчитать сумму документа автоматически».
• Откройте карточку «Присоединенные файлы» и добавьте:
  • Служебную записку.
  • Обоснование НМЦК.
  • Проект контракта (лицензионный договор).
  • Коммерческие предложения от поставщиков (АО Арабеск, ООО Ай-Тек, ООО Нова).
• После добавления всех файлов нажмите кнопку «Провести».

Прикрепление обоснования НМЦК и коммерческих предложений в медицинской ERP МЕДЕРП

6. Согласование и фиксация результата в ERP

Финальный этап — запуск процедуры согласования созданной заявки на закупку. Это обязательный шаг перед размещением закупки в ЕИС.

Цикл согласования закупки ПО: согласование и фиксация результатаФинальная часть цикла! Мы прошли долгий путь: заполнили «шапку», выбрали план ФХД, привязали потребности, сформировали состав. Остался последний рывок — отправить заявку на согласование. Тип: ВИДЕОЗагружено: 16.04.26

6.1. Запуск процесса согласования документа (09:31–11:09)

• Перейдите в раздел «Шапка» и нажмите на кнопку «Согласование».
• В открывшемся окне нажмите на кнопку «Согласовать».
• Подтвердите действие, нажав кнопку «Подписать» в окне подтверждения.