Чек лист закупки, когда потребность неизвестна заранее (для ЦО и КС)
Содержание
В данном чек-листе рассмотрена модель отсроченной детализации потребности при неопределённом объёме закупки для исполнителей центров ответственности и специалистов контрактной службы. Более подробно по порядку обработки каждого из этапов вы можете ознакомиться в соответствующих статьях — есть в цикле.
Чек-лист предназначен для центров ответственности (ЦО) при работе с моделью исполнения потребности, где контракт предусматривает неопределённый объём, отсутствует детализация номенклатуры на этапе планирования, а финансирование «отщипывается» в момент поставки.
Условия применения модели: текущий ремонт, расходные материалы и инструменты для ремонта, аренда спецтехники, запасные части для автотранспорта, а также начальный этап внедрения МЕДЕРП. В рамках данной модели рассматривается сквозной процесс закупки товаров для текущего ремонта, сгруппированных по четырём категориям: строительные материалы (344 КОСГУ), электроинструменты (310 КОСГУ), слесарно-монтажный инструмент (310 КОСГУ) и прочие расходные материалы (346 КОСГУ).
Этап 1. Настройка нормативно-справочной информации (НСИ)
Прежде чем создавать потребность, необходимо сформировать в системе «скелет» — укрупнённые группы товаров (вариации изделий), к которым в дальнейшем будут привязаны конкретные позиции из прейскуранта. На этом этапе мы определяем виды затрат и коды КОСГУ для каждой группы. Без этого система не сможет корректно распределить финансирование.
Заполняем изделия и вариации для укрупнённых групп.
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| В подсистеме «Учёт изделий» → «Типы и виды изделия» находим или создаём Вид изделия с количественным учётом (например, «Расходные материалы для осуществления ремонта») | ☐ |
| Создаём Изделия по видам затрат (примеры): — «Расходные материалы для ремонта (электроинструменты)» — вид затрат 9.3.1 (310 КОСГУ) — «Расходные материалы для ремонта (Слесарно-монтажный инструмент)» — вид затрат 9.3.5 (310 КОСГУ) — «Расходные материалы для ремонта (строй. материалы)» — 4.1 (344 КОСГУ) — «Расходные материалы для ремонта (прочее)» — 6.8.10 (346 КОСГУ) |
☐ |
| Для каждого созданного изделия создаём Вариацию изделия (только одну вариацию на изделие) | ☐ |
| В настройке характеристик оставляем одну характеристику — «Наименование ТРУ» (задаётся в изделии, служит для формального разделения) | ☐ |
Итог этапа: готова база из 4 укрупнённых групп (вариаций), к которым в следующих этапах будут привязываться конкретные ТРУ.
Этап 2. Подготовка файла спецификации (Excel)
У вас есть файл НМЦК или коммерческое предложение с полным перечнем возможных к поставке товаров (например, 2000+ позиций). На этом этапе вы создаёте простую таблицу-связку: для каждой конкретной позиции указываете, к какой укрупнённой группе (вариации из Этапа 1) она относится. Этот файл позже будет загружен в систему.
Связываем каждую конкретную позицию с вариацией изделия.
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| Открываем файл НМЦК / КП (полный список позиций к закупке) | ☐ |
| Добавляем новый столбец справа | ☐ |
| В первом столбце — наименование позиции (из НМЦК). Во втором столбце — укрупнённая группа (вариация изделия из Этапа 1), к которой эта позиция относится | ☐ |
Итог этапа: Excel-файл, где каждой конкретной позиции сопоставлена группа — вариация изделия.
Этап 3. Создание годовой потребности к закупке
В системе создаётся документ «Потребность к закупке», который будет действовать в течение всего года как «финансовый контейнер» для модели с неопределённым объёмом. В этом документе мы не детализируем каждую конкретную позицию — вместо этого указываем только укрупнённые группы (вариации изделий) с символическими значениями: количество = 1, цена = 1. Это необходимо, чтобы зафиксировать аналитику финансирования (вид затрат, КОСГУ, КВР, вид расхода ОБАС). Именно эти параметры система впоследствии подтянет:
- При исполнении закупки — для автоматического создания детализированной потребности;
- При заполнении аналитики «неопределённого объёма» — для корректного распределения средств по источникам финансирования.
Фиксируем в системе укрупнённое финансирование без детализации.
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| Заполняем раздел «Шапка» потребности (основные реквизиты) | ☐ |
| В разделе «Состав» указываем все созданные вариации (минимум 4) с количеством = 1 и ценой = 1 | ☐ |
| Согласовываем потребность | ☐ |
Итог этапа: создана «рамочная» потребность, которая будет жить в течение года.
Этап 4. Формирование закупки
Это центральный этап. Мы создаём документ «Закупка» с особыми настройками: неопределённый объём, фактическое исполнение, а также один из двух режимов рамочной выборки — «с расширением» или «фиксированная». Затем загружаем в него весь прейскурант (тысячи строк) из подготовленного Excel-файла, но количество по всем позициям ставим 0. Исключение — строки по числу укрупнённых групп (минимум 4), где ставим количество 1, чтобы привязать закупку к потребности. После этого загружаем цены, распределяем финансирование и добавляем технические задания.
4.1. Заполнение шапки и основных настроек
Именно эти настройки превращают обычную закупку в модель с неопределённым объёмом. Без них механизм «отщипывания» не сработает. Особое внимание уделите выбору режима рамочной выборки — от этого зависит, можно ли будет добавлять новые позиции в процессе исполнения.
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| Заполняем разделы «Шапка», «Сведения о закупке» | ☐ |
| В разделе «Спецификация закупки» ставим галочку «Неопределённый объём» | ☐ |
| В подразделе «Основное» → модель учёта обязательства = «Фактическое исполнение» | ☐ |
| В подразделе «Условия исполнения» → режим исполнения выбираем один из двух вариантов: — «Рамочная выборка (с расширением)» — если в процессе исполнения допускается добавление новых позиций в спецификацию; — «Рамочная выборка (фиксированная)» — если можно выбирать только из уже утверждённого перечня позиций. |
☐ |
Как выбрать режим рамочной выборки?
- «Рамочная выборка (с расширением)»: подходит для долгосрочных контрактов на расходные материалы, где ассортимент может меняться в течение года (223 ФЗ).
- «Рамочная выборка (фиксированная)»: подходит для контрактов со строго утверждённым перечнем (например, по КТРУ), где важно соблюсти первоначальное обоснование НМЦК (44 ФЗ).
4.2. Загрузка спецификации из Excel
Загружаем подготовленный на Этапе 2 Excel-файл. На этом шаге система создаёт в закупке все строки спецификации (все возможные позиции поставки), но с количеством 0 — это будущий «прейскурант».
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| Заполняем раздел «Состав» закупки через загрузку из внешних данных (Excel) | ☐ |
| В загружаемой таблице заполняем столбцы: № спецификации, наименование (вариации из Этапа 1), ОКПД2, количество = 0 | ☐ |
| Только у строк по числу вариаций (минимум 4 строки) ставим количество = 1 | ☐ |
| Нажимаем «Преобразовать данные» → «Загрузить спецификацию» | ☐ |
4.3. Привязка к потребности
Строки с количеством 1 нужно «привязать» к созданной на Этапе 3 потребности. Это связка, через которую система будет знать, откуда брать аналитику финансирования. Привязанные строки подсвечиваются зелёным.
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| Отбираем строки с количеством = 1 (фиолетовый треугольник = не привязаны) | ☐ |
| Выделяем все такие строки → меню «Заполнение» → «Массовое заполнение спецификации» → «Привязать к потребности выделенные строки» | ☐ |
| Если массово не привязывается — вручную через «Заполнение» → «Привязать к потребности» → в открывшемся окне «Включить» | ☐ |
| Привязанные строки подсвечиваются зелёным | ☐ |
4.4. Загрузка цен
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| Меню «Заполнение» → «Заполнение спецификации (авт.)» → «Загрузить цены и ставки НДС» | ☐ |
| В открывшемся окне заполняем: № спецификации, цена | ☐ |
| «Преобразовать данные» → «Актуализация» → «Актуализировать цены» | ☐ |
4.5. Фиксация суммы контракта и распределение неопределённого объёма
Фиксируем общую цену контракта (например, 3 млн рублей). Система автоматически разделяет её на две части: «определённый объём» (сумма по строкам с количеством 1) и «неопределённый объём» (всё остальное). Неопределённый объём нужно вручную распределить по видам финансирования — экономисты или бухгалтеры подскажут, сколько средств направить на стройматериалы (344 КОСГУ), сколько на оборудование (310) и т.д.
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| В разделе «Состав» в поле «Сумма» вносим цену контракта (нажимаем «карандашик» → вводим сумму → «Ок») | ☐ |
| Определённый объём = строки с количеством 1 (сумма рассчитается автоматически от цены позиции) | ☐ |
| Неопределённый объём = разница между ценой контракта и суммой определённого объёма | ☐ |
| Распределяем неопределённый объём по финансированию: — нажимаем «Изменить» напротив «Неопределённого объёма» — выбираем источник финансирования → «Распределить» — в окне «Укажите сумму» видим нераспределённую сумму → «Ок» — убеждаемся, что поле «Не распределено» = 0 → «Завершить распределение» |
☐ |
4.6. Загрузка технических заданий (ТЗ)
Для каждой конкретной позиции спецификации (из прейскуранта) нужно создать техническое задание. Ключевой момент: при загрузке обязательно установить режим «Искать ТЗ по наименованию ТРУ» = «Да». Иначе система создаст всего одно ТЗ на всю вариацию, и оно будет постоянно перезаписываться.
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| Меню «Заполнение» → «Заполнение спецификации (авт.)» → «Загрузить технические задания (кроме лекарств)» | ☐ |
| В открывшейся таблице заполняем столбцы: № спец., наименование позиции ТРУ (из НМЦК), ОКПД2/КТРУ, тип объекта закупки (1 = товар), единица измерения (код 796 — шт., 876 — усл. ед.), наименование единицы измерения | ☐ |
| Устанавливаем режим «Искать ТЗ по наименованию ТРУ» = «Да» (чтобы ТЗ создавалось под каждое наименование, а не одно на всю вариацию) | ☐ |
| Нажимаем «Преобразовать данные» → выделяем все позиции → меню «Действия» → «Создать новые технические задания» | ☐ |
| После появления ТЗ (чёрным цветом) выделяем все → «Действия» → «Включить выделенные к обработке» (станут зелёными) | ☐ |
| Нажимаем «Загрузить данные технические задания» → закрываем таблицу | ☐ |
4.7. Согласование
Загружаем необходимые сопроводительные файлы (например, обоснование НМЦК) и отправляем закупку на согласование по внутреннему маршруту.
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| Загружаем необходимые файлы | ☐ |
| Отправляем закупочную процедуру на согласование | ☐ |
Итог этапа: сформирована рамочная закупка с неопределённым объёмом, строками по числу вариаций (количество 1), загруженным прейскурантом (тысячи строк с количеством 0) и распределённым финансированием.
Этап 5. Заполнение исполнения закупки
Когда поставщик привозит товар, мы создаём документ «Исполнение закупки». Это может происходить автоматически (при загрузке из ЕИС) или вручную. Самое важное происходит в разделе «Состав»: здесь мы впервые «отщипываем» сумму от неопределённого объёма. Система автоматически создаёт потребность, детализирует спецификацию и уменьшает остаток неопределённого объёма.
5.1. Создание документа «Исполнение закупки»
Выберите способ создания в зависимости от того, как поступают данные в вашу организацию.
| Способ создания | Когда использовать | Отметка |
|---|---|---|
| На основании приемки из ЕИС | Автоматическая загрузка из ЕИС → создаётся «Электронный документ ЕИС» → автоматически формируется «Исполнение закупки» | ☐ |
| На основании ФГИС МДЛП (Честный знак) | Только для лекарственных препаратов | ☐ |
| На основании ГИС МТ | Для медицинских изделий | ☐ |
| В ручном режиме | Если нет автоматической загрузки — создаём вручную | ☐ |
5.2. Заполнение шапки (при ручном режиме)
Если документ создан автоматически, шапка уже заполнена. При ручном создании нужно указать номер, дату первичного документа, ответственного за приёмку и прикрепить сканы.
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| Заполняем номер и дату первичного документа | ☐ |
| Указываем вид документа | ☐ |
| Назначаем технического исполнителя (ответственный за приемку) | ☐ |
| Прикрепляем файлы (скан-копии документов поставщика) через кнопку «Файлы» | ☐ |
5.3. Заполнение раздела «Спецификация»
В этом разделе указываем, какие именно товары поступили. Важно привязать каждую строку исполнения к соответствующей строке спецификации закупки (из Этапа 4). Система проверит соответствие по номенклатуре, цене, единицам измерения.
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| Если документ создан автоматически — спецификация уже заполнена | ☐ |
| Если ручной режим — заполняем на основании спецификации закупки | ☐ |
| Привязываем строки к спецификации закупки: — выделяем строки — меню «Действия» → «Связать со спецификацией закупки» |
☐ |
| При автоматической привязке система проверяет: номенклатуру, цену, ставку НДС, единицу измерения | ☐ |
| Если автоматически не привязалось — используем ручную привязку через «Действия» | ☐ |
5.4. Заполнение раздела «Состав» (ключевое отличие модели)
Это сердце модели. В обычных закупках раздел «Состав» нужен для привязки к уже существующей потребности. Здесь — всё наоборот: потребности ещё нет, мы её создаём прямо сейчас. Выбираем строки, указываем, из какого источника финансирования «отщипнуть» сумму, и система автоматически формирует потребность, детализирует закупку и уменьшает неопределённый объём.
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| Выбираем строки в разделе «Состав», которые хотим исполнить | ☐ |
| Указываем, из какой финансовой аналитики неопределённого объёма нужно «отщепить» средства | ☐ |
| Система автоматически: — увеличивает объём в документе «Потребность к закупке» — уменьшает показатели неопределённого объёма в закупке — детализирует спецификацию закупки и потребности |
☐ |
Именно на этом шаге происходит автоматическое наполнение потребности и закупки конкретными позициями. Всё, что было загружено с количеством 0, теперь получает количество и сумму за счёт «отщипывания».
5.5. Согласование исполнения
Проверяем корректность и отправляем документ на согласование.
| Действие | Отметка о выполнении |
|---|---|
| Проверяем корректность привязки и сумм | ☐ |
| Отправляем документ «Исполнение закупки» на согласование | ☐ |
Итог этапа: Исполнение зафиксировано, потребность автоматически детализирована, остаток неопределённого объёма уменьшен.
Контрольные точки успешного завершения
Перед тем как считать работу завершённой, пробегитесь по этому списку. Если все пункты отмечены — модель работает корректно.
| Проверка | Статус |
|---|---|
| В закупке стоит галочка «Неопределённый объём» + «Фактическое исполнение» + выбран один из режимов: «Рамочная выборка (с расширением)» или «Рамочная выборка (фиксированная)» | ☐ |
| В спецификации закупки строки по числу вариаций (минимум 4) с количеством = 1 (привязаны к потребности) и все остальные строки с количеством = 0 | ☐ |
| Неопределённый объём распределён по финансированию, остаток = 0 | ☐ |
| Технические задания загружены, режим поиска ТЗ по наименованию ТРУ = «Да» | ☐ |
| При исполнении происходит автоматическое создание потребности (а не ошибка «потребность не найдена») | ☐ |
| После исполнения остаток неопределённого объёма корректно уменьшился | ☐ |
Сегодня я многое понял
Данная модель позволяет начинать закупочную процедуру без детальной номенклатуры, фиксируя только укрупнённые позиции и предельную сумму контракта.
Детализация происходит автоматически в момент исполнения через механизм «отщипывания» от неопределённого объёма, без корректировки документов закупки и потребности.
Итак, мы разобрали ключевые преимущества:
- Снижение трудозатрат на планирование — не требуется детализировать каждую позицию на старте.
- Гибкость в рамках контракта — возможность выбора любых позиций из согласованного прейскуранта (а при выборе режима «с расширением» — и добавление новых).
- Автоматическая привязка к финансированию — аналитика подтягивается через строки с количеством 1.
- Прозрачность исполнения — каждое «отщипывание» фиксируется и детализирует потребность.
- Упрощение старта в МЕДЕРП — оптимально для начальных этапов внедрения системы.
А также практические рекомендации:
- Начинайте с настройки НСИ — создайте базовые вариации изделий с разными видами затрат (310, 344, 346 КОСГУ).
- При формировании закупки обязательно установите признаки: «Неопределённый объём», «Фактическое исполнение», а также выберите подходящий режим рамочной выборки — «с расширением» (если ассортимент может меняться) или «фиксированная» (если перечень строго утверждён).
- Загружайте технические задания с режимом «Искать ТЗ по наименованию ТРУ» = «Да» — это создаст отдельное ТЗ под каждую позицию.
- При исполнении используйте механизм «отщипывания» через раздел «Состав» — это автоматически детализирует потребность.
- Проверяйте контрольные точки: строки с количеством 1, остаток неопределённого объёма = 0, автоматическое создание потребности при исполнении.
Модель отсроченной детализации исключает ручное уточнение номенклатуры на старте закупки, обеспечивая гибкость, прозрачность исполнения и автоматическую привязку к финансированию.
Более подробно:
